Avantages en nature sur fiche de paie : comment ça marche ?

Avantages en nature sur fiche de paie : définition et exemples

Pour bien gérer les avantages en nature d’une entreprise, c’est utile de comprendre le concept. Si vous cherchez des idées pour compléter le salaire classique, référez-vous à la liste des exemples recensés ci-après.

Qu’est-ce qu’un avantage en nature dans une entreprise ?

Dès que le gérant d’une société ou un salarié accède à un service ou un bien mis à sa disposition gratuitement, il bénéficie d’un avantage. En effet, il réalise une économie, par rapport à un achat qu’il payerait lui-même. Cette faveur accordée par l’entreprise constitue un avantage en nature.

En revanche, les frais professionnels sont des dépenses payées par un salarié, dans le cadre de son travail. L’employé établit ensuite une note de frais pour en obtenir le remboursement. Ces charges sont engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Par opposition, l’avantage en nature correspond à un bénéfice personnel dont jouit le salarié, sans rapport direct avec son emploi. D’ailleurs, l’avantage se traduit par l’utilisation d’un service ou d’un bien, sans devoir débourser d’argent.

Pourquoi l’avantage en nature figure-t-il sur le bulletin de salaire ?

L’avantage en nature ne constitue pas un salaire à proprement parler. Pour autant, il est soumis à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu, sauf dans certaines limites fixées par la loi. Pour ces deux raisons, il doit obligatoirement figurer sur chaque bulletin de salaire. En effet, la fiche de paie comporte toutes les données qui servent au calcul des charges sociales, du revenu net imposable et du prélèvement à la source (PAS). 

Quels sont les avantages en nature pour un salarié ?

En fonction des entreprises, des postes occupés et de la politique RH, la palette d’avantages en nature varie. Voici les différentes catégories possibles :

• avantage en nature pour les repas et plus généralement la nourriture (fourniture gratuite de repas, participation financière du salarié au coût des repas dans certains cas et titre-restaurant) ;
• avantage en nature pour le logement ;
• avantage en nature pour un véhicule (voiture professionnelle utilisée à des fins privées, recharge électrique à une borne d’entreprise, flotte de vélos fournie par l’employeur) ;
• avantage en nature en cas de carte carburant du salarié utilisée à des fins privées ;
• avantage en nature pour des outils NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication) comme les téléphones et ordinateurs ;
• accès à une pratique sportive dans l’entreprise (salle de sport, cours, etc.) ;
• remise supérieure à 30 % sur le tarif public des produits vendus par l’entreprise ;
• cadeaux, bons d’achat ou voyages.

Conséquences des avantages en nature sur les charges sociales et l’impôt

Pour bien traiter les avantages en nature sur la fiche de paie, intéressez-vous aussi à leurs conséquences fiscales et sociales. Vous évitez ainsi des redressements par l’administration en cas de contrôle.

Quelles cotisations pour les avantages en nature ?

Le Code de la sécurité sociale est clair (article L.136-1-1) : les cotisations de sécurité sociale, ainsi que la CSG et la CRDS s’appliquent sur les avantages en nature.

Le principe général : la taxation

Sur ce plan, l’avantage en nature correspond à un élément de rémunération, tout comme le salaire. L'employeur a donc l’obligation d’intégrer ces sommes au calcul des cotisations et de les faire apparaître sur la fiche de paie.

Les cas d’exonération

Toutefois, certains avantages en nature sont exonérés de cotisations, dans la limite de montants fixés par le Code général des impôts.

Voici quelques exemples :

• les chèques restaurant, dans la limite unitaire prévue (7, 18 euros pour 2024) et à condition que la participation de l’entreprise représente entre 50 % et 60 % du coût du titre.
• Un cadeau modique reçu lors d’une naissance ou d’un mariage, s’il reste inférieur à 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale (PASS), soit 193 euros pour 2024. De façon exceptionnelle, ce plafond s’applique par enfant et/ou par salarié, pour les cadeaux de Noël et pour la rentrée scolaire.

Quel est l'impact des avantages en nature sur le salaire imposable ?

L’avantage en nature constitue une source d’impôt, en tant que complément de rémunération. Toutefois, pour les frais de repas et les cadeaux, des exonérations s’appliquent. Vérifiez bien chaque cas sur le plan de l’imposition. En dehors de ces exceptions, le montant de l’avantage en nature, réel ou forfaitaire, entre donc dans l’assiette de calcul de l’impôt, soit le revenu imposable. Envie d’en savoir plus ? Un article spécifique traite des avantages en nature et de l’impôt.

Est-ce que les avantages en nature sont déductibles des impôts ?

Déduire quelque chose du revenu imposable suppose qu’une dépense existe. Or, l’avantage en nature correspond au contraire à un bénéfice pour celui qui le perçoit. C’est en effet l’utilisation d’un service ou d’un bien, sans devoir le payer. Donc, l’avantage en nature n’est pas déductible des impôts. Il vient plutôt s’ajouter au revenu imposable.

Les risques en cas de non-taxation d’avantages en nature

La réglementation fiscale comme sociale peut sembler complexe. À chaque fois qu’une entreprise ne respecte pas la loi, des sanctions existent. L’employeur qui omet les avantages en nature sur le bulletin de salaire peut faire l’objet d’un redressement. L’Urssaf comme l’administration fiscale font la chasse à de telles pratiques qui minorent leurs recettes.

En outre, omettre de déclarer ces avantages comporte d’autres impacts négatifs. Comme expliqué dans l’article sur les avantages en nature et la retraite, ces sommes entrent dans le calcul des futurs droits à une pension de retraite. Ce serait dommage de passer à côté. 

Restez vigilant. En cas de doute, notamment pour les avantages en nature du dirigeant, interrogez votre expert-comptable. Vous évitez ainsi les pénalités lors d’un contrôle.

Comment l’employeur traite-t-il les avantages en nature sur la fiche de paie ?

Concrètement, comment préparer les bulletins de salaire pour la partie avantage en nature et pour quels bénéficiaires ? C’est essentiel de maîtriser le processus de double mention sur la fiche de paie ainsi que l’évaluation de chaque montant. Ce processus impacte aussi la correcte comptabilisation des avantages en nature.

Connaître les fiches de paie concernées par les avantages en nature

Les personnes suivantes peuvent bénéficier d’avantages en nature sur leur bulletin de salaire :

• les travailleurs salariés ;
• les fonctionnaires et les agents contractuels ;
• les travailleurs assimilés à des salariés et affiliés au régime général de la Sécurité sociale.

Entrent dans cette catégorie de travailleurs assimilés :

• le gérant minoritaire ou égalitaire de SARL ou de SELARL ;
• le président ou le dirigeant de SAS ;
• le PDG et le DG de SA et aussi de SELAFA (société d'exercice libéral à forme anonyme).

Notez que les dirigeants au statut de TNS (travailleur non salarié) peuvent bénéficier également d’avantages en nature. Toutefois, ce statut n’implique pas l’émission de bulletin de salaire. Pour tout savoir sur ce sujet, consultez notre article sur les avantages en nature des TNS. 

Comprendre pourquoi les avantages en nature sont ajoutés au salaire brut et soustraits du salaire net

Le principe de l’avantage en nature consiste à le soumettre aux charges sociales et à l’impôt sur le revenu, alors que le salarié ou mandataire social n’a pas perçu la somme. Du moins, il ne reçoit pas de versement financier en plus de son salaire.

Donc, le processus de taxation comporte deux opérations qui s’annulent pour le salarié :

• en haut du bulletin, ajout de l’avantage en nature au salaire brut afin de calculer les charges sociales et l’impôt sur le revenu ;
• en bas du bulletin, déduction de l’avantage du salaire net à payer, car ce montant n’est pas versé au bénéficiaire.

Savoir évaluer le montant de l’avantage en nature

Deux modes d’évaluation existent : au réel ou au forfait. Vous devez distinguer les possibilités et options en fonction des bénéficiaires, salariés ou dirigeants.

Avantage en nature forfaitaire

La notion de forfait existe pour les avantages du type nourriture, véhicule, logement et outils de communication (NTIC). Ces montants font l’objet de barèmes régulièrement mis à jour. La convention collective, tout comme le contrat de travail, peut prévoir une valeur supérieure au forfait, qui constitue un minimum.

Avantage en nature selon la valeur réelle

Pour tous les autres types d’avantages en nature, c’est la valeur réelle qui doit s’appliquer. Dans ce cas (par exemple un bon cadeau), l’entreprise doit estimer l’économie que réalise le bénéficiaire de l’avantage en nature.

Le cas des salariés

L’évaluation peut s’effectuer au forfait pour les repas, les véhicules, les NTIC et le logement. Les autres avantages comme les cadeaux et bons d’achat fonctionnent obligatoirement au réel.

Le cas des dirigeants

Tout dépend de leur situation :

• Les dirigeants assimilés salariés : l’évaluation des avantages s’effectue obligatoirement au réel, sauf pour l’usage privé du véhicule et pour les outils de communication NTIC.
• Les dirigeants TNS, soit des travailleurs non salariés : les textes interdisent la méthode forfaitaire. Le mode des frais réels est donc obligatoire.

Consulter les barèmes à jour pour l’évaluation forfaitaire des avantages en nature

Les barèmes forfaitaires sont prévus à l’article L3262-1 du Code du travail ainsi que par l’arrêté du 10 décembre 2022. Pour les repas, ils distinguent le cas général et les activités d’hôtellerie, cafés restaurants et bars. Pour les logements, le montant forfaitaire dépend de la rémunération brute mensuelle du bénéficiaire.

Voici comment disposer de barèmes d’avantages en nature toujours actualisés :

• utiliser les informations du site de l’Urssaf en matière de taux ou de barèmes, pour les catégories repas, titre-restaurant et logement ;
• ou confier l’établissement de la paie en ligne à un expert-comptable comme Dougs, la garantie d’un respect de chaque montant forfaitaire prévu en France.

Calculer le montant réel des avantages en nature pour les cas sans évaluation forfaitaire ou sur option

La manipulation des frais réels en matière d’avantage en nature demande de la rigueur. Vous devez conserver les justificatifs et les calculs établis. Vous pouvez confier cette tâche à un spécialiste comme votre expert-comptable, pour éviter les erreurs. Voici deux exemples concrets d’évaluation selon la méthode du coût réel.

Mise à disposition d’un véhicule de fonction au personnel de l’entreprise

Vous devez distinguer plusieurs situations. Soit l’entreprise loue la voiture, soit elle l’a achetée. Dans ce second cas, la règle de l’avantage en nature dépend aussi de l’ancienneté du véhicule.

Commencez par calculer la quote-part du coût d’achat du véhicule ou retenez le prix de la location. Ajoutez le coût de l’assurance et les frais d’entretien. Un rapport entre les kilomètres réalisés pour les besoins personnels et le total parcouru sert ensuite à déterminer la part des coûts affectée à l’avantage en nature. Reste à prendre aussi en compte les dépenses réelles de carburant payées par l’employeur pour un usage privé par le salarié. Pour en savoir plus, consultez notre article sur les avantages en nature pour un véhicule.

Mise à disposition d‘un logement par un employeur à son employé conformément au contrat de travail

En cas d’option pour l’évaluation au réel, vous devez établir le calcul ainsi :

• valeur locative cadastrale selon les dispositions du Code général des impôts (articles 1518 et 1518 bis) ;
• ajout du montant réel des frais accessoires du logement (énergies et garage).

La gestion des rémunérations comporte de nombreux écueils pour les non-spécialistes du droit du travail. Il en va de même pour les avantages en nature sur la fiche de paie. En tant qu’entrepreneur, votre efficacité se situe ailleurs. Afin de réduire votre charge mentale et d’éviter des erreurs dommageables sur le plan social ou fiscal, confiez cette tâche à un expert-comptable. Dougs vous garantit un service de fiches de paie en ligne conforme à chaque disposition réglementaire. Vous saisissez juste les variables de paie et les professionnels du cabinet s’occupent de tout. Envie de tester ? Inscrivez-vous pour un essai gratuit.