Avantages en nature NTIC : ce que vous devez savoir

Qu’est-ce qu’un avantage en nature NTIC ?

Pour comprendre cette notion, découvrez la définition d‘un avantage en nature ainsi que celle des NTIC.

Définition de l’avantage en nature en entreprise

Bénéficier d’un avantage en nature équivaut à profiter d’un bien ou d’un service mis à disposition gratuitement par l’entreprise. Ainsi, si pour jouir d’une faveur équivalente à titre personnel, vous deviez dépenser de l’argent, c’est le signe que vous percevez un tel avantage. Pour l’administration fiscale comme pour l’Urssaf, ce processus équivaut à un complément de rémunération. Ces dispositifs concernent potentiellement les salariés, les travailleurs assimilés ainsi que les dirigeants travailleurs non-salariés (TNS).

Quels sont les outils des NTIC fournis par un employeur à un salarié ?

Les NTIC correspondent aux nouvelles technologies de l’information et de la communication. Cet acronyme NTIC recouvre donc tous les outils ou techniques en matière d’informatique et de télécommunication qui servent à gérer et à transmettre les informations sur un mode numérique.

Les NTIC englobent pour les avantages en nature, l’usage à titre privé d’équipements comme :

• les ordinateurs du type PC (personal computer), les ordinateurs de bureau (desktop) ou les portables (laptop) ;
• les tablettes ;
• la téléphonie mobile avec notamment les smartphones ;
• les logiciels ;
• un modem ou accès Internet, etc.

Quels sont les avantages en nature autres que les NTIC ?

Dans les entreprises, de nombreuses autres rémunérations accessoires de ce type peuvent exister :

• avantages en nature sur un logement procuré par l’employeur ;
• avantages en nature sur les repas, quel que soit le mode de fourniture de la nourriture (y compris le dispositif de titre-restaurant) ;
• avantages en nature sur un véhicule, sans oublier le cas de la carte carburant du salarié ;
• utilisation d’installations sportives dans le cadre de l’entreprise ;
• perception de cadeaux, bons d’achat ou de remises de plus de 30 % sur le tarif public des produits ou services commercialisés par la société.

Comment calculer l'avantage en nature sur un téléphone ou un équipement informatique ?

Dans la mesure où le droit et la réglementation encadrent les avantages en nature, tant pour l’Urssaf que pour les impôts, vous devez systématiquement les évaluer. En tant qu’employeur, vous autorisez un salarié à se servir à titre personnel de l’équipement fourni pour son travail ? Alors, vous devez déterminer la valeur de cette utilisation privée.

Peu importe que les matériels appartiennent à l’entreprise, soient en location ou sous forme d’abonnements. L’employeur peut choisir entre deux modes d’évaluation. L’option peut être revue en fin d’exercice pour toute l’année écoulée.

Évaluation de l’avantage NTIC selon la méthode forfaitaire

Le premier mode de calcul est le forfait. Il correspond à 10 % du coût d’achat public, toutes taxes comprises. Pour un équipement NTIC sous forme d’abonnement, le montant annuel de l'avantage en nature s’élève à 10 % du coût TTC de l’abonnement. C’est le cas par exemple pour les smartphones. Lorsque le contrat de l'appareil ou du service ne sépare pas la partie achat et la partie abonnement, retenez 10 % du coût TTC global. 

Toutefois, dans certains cas, cette méthode d’évaluation est interdite :

• lorsque le matériel ou service informatique est mis à disposition du salarié exclusivement pour un usage privé ;
• lorsque le salarié quitte l’entreprise en conservant l’usage de NTIC, car c’est une cession définitive qui entraîne la taxation de 100 % de l’avantage en nature ;
• tous les avantages en nature des TNS sont systématiquement exclus de l’évaluation au forfait.

Évaluation de l’avantage en nature NTIC en fonction des dépenses engagées par l’entreprise

L’employeur peut aussi opter pour le calcul selon les frais réels. L’entreprise doit alors être en capacité de produire les justificatifs ainsi que les temps d’utilisation lors d’un contrôle. En l’absence de preuve, il convient de choisir la méthode forfaitaire (sauf quand elle est interdite).

L’avantage est alors déterminé en réalisant le prorata suivant :

dépense totale engagée x (temps d’utilisation à titre privé/temps d’utilisation total).

Les cas cités précédemment pour le forfait conduisent à considérer l’intégralité de la dépense comme un avantage en nature :

• usage intégralement privé des NTIC ;
• mise à disposition permanente qui revient à une cession (non-restitution des outils NTIC lors du départ de la société).

Les avantages en nature négligeables

Le bulletin officiel de la Sécurité sociale autorise toutefois à négliger l’avantage en nature dans certains cas :

• courts appels téléphoniques ou consultations de sites web usuels pour des “besoins ordinaires de la vie professionnelle et personnelle“ ;
• existence d’un écrit qui spécifie que les équipements, abonnements, logiciels et temps de connexion “consentis par l’employeur sont destinés à l’usage professionnel” ;
• lorsque les matériels et logiciels utilisés sont indispensables pour des situations d’astreinte.

En fait, si l’employeur dispose d’un écrit qui spécifie que les NTIC sont exclusivement réservées aux tâches professionnelles, aucun avantage n’est calculé.

Avantage en nature NTIC : traitement social, fiscal et comptable dans l’entreprise

Une fois calculé le montant de l’avantage NTIC, vous devez utiliser cette information à plusieurs endroits, en paie et en comptabilité.

Avantage en nature NTIC et charges sociales

Quel que soit le montant de cet avantage en nature, il entre dans le calcul des cotisations Urssaf, de la CRDS et de la CSG. Pour les salariés, la paie conduit à intégrer chaque mois la somme dans la DSN, au même titre que la rémunération brute. Ainsi, l’avantage en nature compte pour la retraite, vu que des cotisations se calculent sur ces montants.

Pour les avantages en nature des dirigeants, en cas de statut TNS et donc en l’absence de bulletin de salaire, les sommes sont aussi à déclarer à la Sécurité sociale.

Avantage en nature NTIC et impôt pour le bénéficiaire

En tant que rémunération accessoire, le montant de l’avantage NTIC entre dans le revenu imposable de la personne physique. Lors de l’établissement de la paie, la somme est ajoutée au revenu imposable du bénéficiaire. Pour la déclaration annuelle de revenus, c’est inclus aux salaires et traitements déclarés par l’employeur. D’ailleurs, ces avantages entrent chaque mois dans le calcul du prélèvement à la source de l’impôt (PAS).

Pour les travailleurs non salariés, les avantages en nature sont aussi soumis à l’impôt. Il convient de les déclarer annuellement dans la catégorie des “traitements et salaires”.

Comment traiter l’avantage en nature sur la fiche de paie du salarié ?

Les bénéficiaires d’avantages en nature qui sont salariés voient apparaître les sommes à deux endroits sur leur fiche de paie chaque mois. D’abord, l’avantage en nature NTIC s’ajoute à la rémunération brute. L’objectif est de le taxer doublement (cotisations sociales et impôt sur le revenu). Ensuite, le montant est déduit du salaire net à payer, en fin du bulletin. En effet, il ne doit pas entrer dans le montant versé à l’employé.

En résumé, l’avantage en nature NTIC sur la fiche de paie est :

• inclus dans le salaire net imposable ;
• exclu du salaire net à payer.

Comment comptabiliser les avantages en nature pour du matériel informatique ?

La comptabilisation de l’avantage en nature se fait logiquement avec l’ensemble des autres montants de la paie.

Les sommes apparaissent donc deux fois en comptabilité. Elles s’annulent entre-elles :

• dans les rémunérations versées (au débit) ;
• en moins d’un autre compte (au crédit), ce qui correspond à la déduction opérée sur le salaire net.

La gestion de la paie, des rémunérations et des contrats de travail comporte des chausse-trappes. Les avantages en nature NTIC peuvent en faire partie, si l'employeur maîtrise mal la réglementation. Pour éviter les erreurs et donc les redressements, confiez vos bulletins de paie à un expert-comptable. Le cabinet en ligne Dougs vous propose une gestion sociale précise, dans les temps et sans effort. Déléguez cette tâche à des experts pour vous concentrer sur le cœur de votre métier.