Avantages en nature repas : guide complet sur le fonctionnement

Qu’est-ce que les avantages en nature repas ?

La notion d’avantage en nature mérite de s’y attarder afin de comprendre les principes qui la régissent, notamment au regard de l’Urssaf et des impôts.

Avantages en nature : définition

Retenez une image simple : si une personne bénéficie d’un service ou d’un produit gratuit pour son usage privé, c’est un avantage dont elle dispose. En effet, à titre personnel, si elle souhaite accéder aux mêmes biens ou prestations, elle devrait débourser de l’argent. Elle réalise donc une économie. 

Pour le Code du travail, ces avantages en nature sont assimilés à de la rémunération accessoire. Ces sommes entrent dans le champ des cotisations de la Sécurité sociale, même s’il existe des exceptions.

Les avantages en nature pour la nourriture : le champ des possibles

Divers moyens d’accorder un avantage en nature existent sur le plan de la restauration dans le cadre du travail. Voici la liste des cas de figure envisageables et qui sont détaillés dans la suite de l’article : 

• fourniture gratuite de repas, en général, mais aussi le cas spécifique de l'avantage en nature HCR (hôtel, café et restaurant) ;
• les avantages en nature en cas de participation financière du salarié aux repas, pris dans les locaux de la société, une cantine, un restaurant de l'entreprise ou interentreprise ;
• le cas particulier du titre-restaurant. 

Les autres avantages en nature pour un employeur

En plus de ces situations liées aux avantages en nature en restauration, les employeurs peuvent mettre en place d’autres systèmes de rémunération accessoire :

• avantages en nature sur le logement ;
• avantages en nature sur un véhicule, ainsi que le cas des cartes carburant fournies aux salariés ;
• avantages en nature sur les NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication) ;
• cadeaux ou bons d’achat ;
• obtention d’une remise de plus de 30 % sur le prix public des produits ou services que l’entreprise commercialise ;
• accès à des installations sportives au sein de la société.

Qui a droit aux avantages en nature pour les repas ?

L’accès aux avantages en nature est réglementé par les textes, et parfois selon leur type, les montants ou modalités d’évaluation dépendent aussi du statut du bénéficiaire (salarié, assimilé salarié ou TNS).

Qui a droit aux avantages en nature pour la restauration dans le cadre du travail ?

Le fait de distribuer de la nourriture gratuitement (totalement ou partiellement) revient à un avantage en nature. Peuvent en bénéficier :

• les salariés du privé comme du public ;
• les travailleurs assimilés salariés et affiliés au régime de la Sécurité sociale ;
• les dirigeants TNS (travailleurs non salariés).

Notez que depuis l’arrêté du 23 décembre 2019, les dirigeants d’entreprise assimilés à des salariés peuvent bénéficier de l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature repas pris pour des raisons professionnelles. Donc, depuis début janvier 2020, ils n’ont plus à procéder à un calcul selon les frais réels. Cette mesure concerne :

• les gérants minoritaires et égalitaires de SARL ;
• les présidents du conseil d’administration, les directeurs généraux et directeurs généraux délégués de SA ;
• les dirigeants de SAS.

Pour compléter vos connaissances sur la réglementation pour les dirigeants, consultez aussi les articles relatifs aux :

• avantages en nature des dirigeants, assimilés salariés ou TNS ;
• avantages en nature des TNS.

Quelles sont les obligations de l'employeur en matière de restauration ?

La loi impose aux employeurs de mettre en place un espace dans l’entreprise pour que les employés puissent y prendre leur pause repas. Le niveau d’obligation dépend de la taille de la société :

• Pour moins de 50 salariés, un emplacement pour pouvoir déjeuner est requis, sans autre obligation en matière de mobilier, de frigo, four à micro-ondes ou eau.
• Pour 50 salariés ou plus, l’entreprise doit s’équiper d’un local restauration. Il doit permettre de conserver les aliments et boissons. Il doit disposer d’eau, d’un système de réchauffage des plats et de mobilier.

C’est la seule obligation, sauf en cas de déplacement professionnel ou de nécessité de service. Notez toutefois que des solutions existent pour se substituer à ce type de locaux. C’est même historiquement ce qui a conduit à créer le titre-restaurant. L’autre mesure possible est la cantine, soit au sein de l’entreprise, soit en mode interentreprise.

Comment fonctionne l’avantage en nature du repas fourni gratuitement ?

L’employeur procure des repas gratuitement aux salariés. Il faut bien faire la distinction avec les allocations forfaitaires de frais. Dans ce dernier cas, le salarié engage ces indemnités pour s'alimenter, mais uniquement lors de déplacements professionnels. C’est une disposition compensatrice de dépenses et qui ne constitue pas un avantage en nature.

Quel est le montant forfaitaire de l'avantage en nature repas 2024 ?

C’est un arrêté du 10 décembre 2002 qui fixe de façon forfaitaire cet avantage en nature. Son montant fait l’objet d‘une revalorisation annuelle chaque premier janvier. Pour l’année 2024, le montant de l’avantage s’élève à 5, 35 euros pour un seul repas, ou 10, 70 euros pour une journée.

Avantages en nature repas HCR ou HCBR : des forfaits spécifiques

Le terme HCBR signifie hôtels, cafés, restaurants et bars. Lorsque des salariés du secteur HCBR bénéficient de repas gratuits, la réglementation prévoit des forfaits spécifiques. En 2024, pour un repas par jour, la valeur s’élève à 5,35 euros. Pour 2 repas par jour, le montant est de 10,70 euros.

Repas dans le cadre d’une obligation de service : hors champ de l’avantage en nature

Des cas de figure exonérèrent l’employeur de décompter cela comme un avantage en nature. Ainsi, le repas lié à une obligation professionnelle ou une astreinte ne constitue pas un avantage en nature. Ces situations doivent être prévues dans le contrat de travail ou la convention collective. Elles ne sont pas à intégrer au calcul des cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu.

C’est le cas pour les repas pris, par obligation professionnelle, avec des personnes, dont le salarié à la charge sur le plan éducatif, social ou psychologique. Toutefois, ceci ne concerne pas le personnel des cantines ou de service.

Les autres avantages en nature pour la nourriture hors titre-restaurant

Comme évoqué, l’employeur peut répondre à ses obligations en matière de restauration, en recourant à une cantine, un restaurant d’entreprise ou en mode interentreprise. Dans ces cas de figure, le salarié participe au paiement des repas. Alors, l’entreprise prélève une somme sur la fiche de paie. Voici comment fonctionne ce type d’avantage en nature pour la restauration.

Participation financière du salarié aux coûts des repas pris dans les locaux de la société

C’est le premier cas possible. L’entreprise fournit le repas dans ses murs. Si la participation financière du salarié est inférieure au forfait, la différence correspond à l’avantage en nature. C’est donc ce montant qui est soumis aux cotisations sociales.

Voici un exemple : le salarié paie pour chaque repas 2 euros. L’avantage en nature 2024 s’élève à (5, 35 euros - 2 euros) = 3, 35 euros. 

Participation financière du salarié aux repas pris en cantine ou restaurant d’entreprise

C’est l’autre possibilité : organiser la prise de repas avec participation financière du salarié, hors de la structure. Le local peut être une cantine, un restaurant d’entreprise ou un restaurant interentreprise. Dans ce cas, le montant par repas payé par le salarié se déduit de 50 % de l’évaluation forfaitaire, soit pour 2024 (5, 35 euros)/2. Si le résultat est positif, l’employeur doit déclarer un avantage en nature pour l’employé.

Par exemple, si le salarié paie 2 euros par repas pour le restaurant d’entreprise, l’avantage en nature est nul. En effet, le calcul aboutit à un montant négatif : 2 (- 5,35/2) =-0, 675 euro.

Tickets-restaurant et avantages en nature

Comme évoqué, le chèque déjeuner, appelé aussi ticket ou titre-restaurant, permet de respecter les obligations légales de l’employeur, afin de déjeuner en dehors de l’établissement. Il est aussi souvent mis en place de manière facultative dans les entreprises. Pour tout savoir pour le cas des dirigeants, parcourez l’article sur les tickets resto du chef d’entreprise.

Fonctionnement général

Le titre-restaurant est un des éléments de rémunération accessoire les plus appréciés par les collaborateurs. En outre, la réglementation depuis la pandémie de la COVID-19 a facilité son usage, dans les restaurants, chez les traiteurs, comme en supermarché. Normalement, le bénéficiaire ne peut utiliser ce système qu’à hauteur de 25 euros par jour. En cas d'absence, des congés ou une maladie par exemple, aucun titre-restaurant ne peut être distribué.

L’employeur peut :

• décider librement de la valeur du chèque restaurant ;
• bénéficier d’une exonération de charges patronales dans certaines limites (voir infra) ;
• octroyer un titre par jour de travail, soit sous une forme papier, soit au travers d’une carte, si le repas du salarié est compris dans son horaire de travail journalier.

Sur cet avantage en nature, l’exonération de cotisations patronales intervient sous réserve de respecter certaines limites. La participation de l’employeur doit être comprise entre 50 % et 60 % de la valeur du titre et le montant qui bénéficie d’exonération est plafonné à 7, 18 euros par titre. Ceci revient à dire que la valeur de titre maximale est comprise entre 11, 97 euros et 14, 36 euros. Au-delà, les cotisations sociales s'appliquent.

Fonctionnement en cas de télétravail

Le fait de se retrouver en télétravail ne change rien au regard des titres-restaurant et de l’avantage en nature éventuel. Le salarié en bénéficie aussi. Il doit juste bénéficier de conditions de travail similaires aux autres employés de la société qui ne disposent pas de restaurant d'entreprise.

Avantages en nature pour la nourriture : questions classiques sur leur gestion

Vous savez déjà ce que recouvrent les avantages en nature repas et la manière de les évaluer, en fonction du barème annuel (forfait). La mise en place par l’employeur de tels dispositifs demande aussi de respecter des règles déclaratives et comptables.

Est-ce que l'avantage en nature fait partie du salaire brut ?

Les avantages en nature figurent sur la fiche de paie. Dès lors que l’avantage en nature est soumis à charges sociales, il entre en effet dans le salaire brut. Ainsi, mais ce cas est rare, si le ticket-restaurant dépasse les limites d’exonération de cotisations sociales, le surplus est taxé et apparaît dans le calcul du salaire brut.

Notez toutefois que malgré l’exonération des titres-restaurant (les cas les plus fréquents), ils figurent obligatoirement sur le bulletin, mais pas dans le salaire brut. L’employeur mentionne sur la fiche de paie le nombre de tickets octroyés sur le mois. Il déduit aussi du salaire net à payer la participation financière du salarié.

Est-ce que les avantages en nature comptent pour la retraite ?

Toutes les sommes qui entrent dans le salaire brut font l’objet de calcul de cotisations sociales. C’est ainsi pour les avantages en nature, sauf pour les cas d’exonération (comme les titres-restaurant dans certaines limites). Aussi, le salarié cotise sur les avantages en nature pour sa retraite.

En revanche, les cas suivants ne génèrent pas de cotisations Urssaf. Ils n’interviennent donc pas dans les calculs pour la retraite :

• les repas, une fois déduite la participation financière du salarié, dont le coût net est inférieur au forfait par repas ou par jour prévu par le barème annuel ;
• les tickets-restaurant, pour la part de leur valeur qui reste dans les limites d’exonération de charges sociales.

Quel est le traitement fiscal des avantages en nature ?

L’imposition sur le revenu des avantages en nature suit la même logique que celle retenue pour les cotisations sociales. Quand le montant entre dans la base Urssaf, il fait aussi partie du revenu net imposable. Dans un tel cas, la somme est prise en compte en bas du bulletin, afin de calculer le prélèvement à la source (PAS).

Comment déclarer un avantage en nature ?

Seuls les avantages en nature effectivement soumis aux charges sociales sont à déclarer. La transmission de l’information aux organismes sociaux s’opère grâce à la déclaration sociale nominative (DSN). Pour l’impôt sur le revenu, les sommes imposables se retrouvent sur la déclaration préremplie de l’administration. Le salarié n’a aucune action particulière à effectuer, concernant l’avantage en nature et l’impôt sauf à vérifier les montants.

Comment comptabiliser les avantages en nature ?

Toutes les sommes relatives aux avantages font l’objet d’une double comptabilisation. Ces montants apparaissent :

• au début d’un compte de salaire brut, pour le montant déclaré à l’Urssaf ;
• au crédit d’un compte “avantages en nature” pour déduire la somme du salaire net, car le salarié ne perçoit pas l’avantage en plus de son salaire.

Les avantages en nature repas comportent plusieurs volets. Les dispositifs offerts aux entreprises sont autant de possibilités de répondre aux obligations légales que de moyens d’aller plus loin que la loi. L’employeur doit manipuler ces montants avec précaution, tout comme pour le logement, le véhicule, les NTIC, etc., afin d’éviter les risques de redressement. Pour une mise en place et une utilisation sécurisée d’une telle disposition, tournez-vous vers le cabinet d’expertise comptable en ligne Dougs. Nous prenons en charge la gestion administrative complète des avantages en nature, lors de l’établissement des fiches de paie en ligne.