Comment faire une facture électronique et pourquoi ?

Est-ce que la facture électronique est obligatoire ou va le devenir ?

C’est souvent la première question qui vous vient à l’esprit quand vous entendez parler de la réforme électronique en France. Même si c’est intéressant de comprendre les atouts du format numérique, découvrez les grandes lignes de ce que prévoit la loi.

Réforme de la facture électronique française

La France adapte les dispositions européennes relatives à la TVA, tout comme chaque État membre de l’UE. Les évolutions légales visent à lutter contre la fraude à la TVA, mais aussi à rendre les entreprises plus compétitives, grâce à la technique de la dématérialisation.

E-invoicing

Le dispositif de facturation électronique, appelé e-invoicing, comporte deux étapes majeures, dont la première est en place depuis 2020. La seconde se déploie d’ici 2026 et 2027. Ce processus est détaillé dans la partie suivante de l’article.

E-reporting

À côté de cette obligation de facturation, la réforme comporte un second dispositif appelé e-reporting. Il s’agit de transmettre aux pouvoirs publics un rapport électronique de données qui détaille les transactions de vente de l’entreprise non soumise à la facturation électronique. En effet, les opérations suivantes se situent en dehors du champ de la facture électronique obligatoire :

• ventes à des clients établis en France, mais non assujettis à la TVA (dont les particuliers) ;
• ventes au sein de l’Union européenne (flux intra-communautaires) ou dans d’autres pays du monde (exportations).

Modalités obligatoires pour l’e-invoicing

Dès lors qu’une entreprise doit émettre ses factures au format électronique, elle doit se conformer à de nombreuses dispositions obligatoires :

• contenu de la facture et mentions obligatoires ;
• format de la facture électronique ;
• modalités de transmission, de réception et de stockage ;
• obligation de communication systématique des factures électroniques à l'administration fiscale.

Les étapes de l’obligation de facturation électronique

La mise en place de la facture électronique s’étale sur plusieurs années. Elle présente un calendrier de déploiement précis.

Les factures à destination du secteur public

La première phase concerne tous les professionnels établis en France qui réalisent des ventes ou des prestations pour des entités publiques (État, établissements publics ou collectivités publiques). Depuis début 2020, toutes les factures relatives à ce type de contrats doivent s’établir au format numérique. Ces documents se déposent obligatoirement sur le portail Chorus Pro.

Les factures à destination des entreprises privées

Pour les transactions commerciales entre entreprises privées situées en France et assujetties à la TVA, la date de l’obligation dépend de la taille de la structure.

Ainsi pour l’émission des factures à destination des clients :

• les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire (ETI) doivent établir leur facturation au format électronique au plus tard pour septembre 2026 ;
• toutes les autres (PME, TPE et micro-entreprises) ont jusqu’à septembre 2027 pour adopter ce format.

Et, donc pour la réception des factures en provenance des fournisseurs, tous les professionnels doivent avoir la capacité d’accepter et de traiter le format électronique pour septembre 2026. En effet, les fournisseurs du type grand compte (énergie et téléphonie par exemple) enverront leurs factures ainsi à tous leurs clients professionnels, au plus tard à cette date.

Qu’est-ce qu’une facture électronique au sens fiscal ?

La réforme fiscale française spécifie les caractéristiques d’une facture électronique. Elle doit être électronique du début à la fin du processus : émission, transmission, réception et archivage.

En outre, ce document commercial doit être authentique et intègre. Ceci signifie que le client garantit à son fournisseur qu’il en est l’auteur. Personne ne peut altérer la pièce. Notez qu’une facture sous forme de fichier numérique a alors la même valeur de preuve que l’ancienne facture papier.

Différence entre facture électronique et dématérialisation

Vous pensez peut-être que vous émettez déjà des factures électroniques, vu que vous communiquez par mail à vos clients, en joignant un PDF ? Ce sont des factures dématérialisées, mais pas des documents qui répondent aux exigences de la réforme.

Comment fonctionne la dématérialisation des factures ?

Cette pratique qui se répand de plus en plus dans les entreprises consiste à rendre immatériel un document matériel. Ainsi, deux modes de dématérialisation existent et concernent tous types de documents (factures, bons de commande, contrats, bulletins de paie, etc.). Pour dématérialiser une facture, avant la facturation électronique obligatoire, vous pouvez :

• scanner une facture papier et générer un fichier de données électroniques ;
• ou traiter et archiver en l’état les factures au format numérique reçues des fournisseurs.

Quelles sont les différences avec la facturation électronique ?

De nombreuses entreprises ont déjà l’habitude de travailler sur la base de données électroniques et de les échanger. C’est le concept de l’EDI. D’autres transforment toutes les factures fournisseurs au format papier qui arrivent au courrier en fichiers numériques. C’est de la dématérialisation.

Mais, les obligations qu’entraîne la réforme de 2026-2027 vont bien plus loin. Les formats sont précis. La circulation des documents est strictement encadrée et ne peut plus s’effectuer par mail. Le client n’échange pas de factures lui-même avec son fournisseur. En outre, les pouvoirs publics entrent dans la boucle d’information, ce qui n'est pas le cas avec la simple dématérialisation précédente.

En conclusion, la facture électronique est une facture dématérialisée. Mais, toutes les factures dématérialisées ne constituent pas des factures électroniques.

Quel format retenir pour ma facture électronique ?

Les textes précisent dans quel format numérique les entreprises doivent envoyer les factures aux fournisseurs ainsi qu’à l’administration fiscale. En fait, le prestataire qui prend en charge ces envois peut transformer, le cas échéant, les factures émises par les entreprises dans un autre format.

Les formats prévus par la réforme française

Les entreprises ont le choix entre deux modes différents et trois formats :

• Des données structurées : le format UBL ou le format CII, soit un fichier XML que les ordinateurs savent exploiter pour leur traitement.
• Des données structurées et non structurées (format mixte) : le format Factur-X, soit un PDF A/3 lisible par l’homme est accompagné d’un fichier XML. Cet état de données structurées XML est à destination des logiciels d’automatisation des écritures comptables.

Vous percevez mieux pourquoi la facture électronique PDF est interdite, en particulier, sans y ajouter un fichier XML.

Le format à privilégier pour les TPE et PME

Passer du papier au tout numérique fait partie des choses qui peu à peu s'imposent, tant dans les entreprises qu’à la maison. Pour autant, les entrepreneurs, les acheteurs, les comptables, etc., et en particulier dans les petites structures, aiment le confort du PDF pour consulter la pièce en ligne ou la vérifier. Aussi, le format Factur-X est particulièrement adapté pour les TPE et PME.

Comment faire une facture électronique et gérer sa transmission ?

Pour créer une facture numérique conforme aux exigences françaises, les entreprises devront choisir d’abord un logiciel de facturation. Puis, elles doivent opter pour une plateforme pour échanger avec les clients et l'administration fiscale. La gestion des factures en réception des fournisseurs fonctionne sur le même principe.

Les outils pour émettre sa facturation électronique

Les dernières enquêtes montrent encore un niveau d’équipement insuffisant des TPE. Environ une sur trois n’utilise pas de logiciel de facturation et se contente par exemple de Word ou Excel. Ces systèmes sont non conformes pour des factures électroniques. De nombreuses solutions existent pourtant sur le marché.

Dougs, cabinet d’expertise comptable en ligne, vous propose un outil de facturation gratuit. C’est la première étape pour une dématérialisation réussie. Vous créez, suivez et centralisez toutes vos factures clients. Vous gérez et archivez également vos factures fournisseurs sur le même portail. Cet outil s’adapte à chaque actualisation réglementaire. C’est une sécurité en cas de contrôle fiscal.

Les plateformes de dématérialisation partenaires

La seconde étape pour réaliser ses factures électroniques, c’est d’adopter les outils obligatoires pour la circulation et l’archivage des factures. En effet, toutes les entreprises privées devront choisir un prestataire appelé plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Ce sont des structures immatriculées auprès de l’administration fiscale. Elles respectent un cahier des charges strict pour la gestion des flux de factures électroniques ainsi que des données de l’e-reporting.

Les plateformes PDP ont la responsabilité de :

• vérifier les factures reçues des entreprises qui les émettent (formats et mentions) ;
• convertir les factures dans le bon format (UBL, CII ou Factur-X), si nécessaire  ;
• les transmettre aux clients directement ou aux autres PDP des clients ;
• recevoir les factures des fournisseurs ou des PDP des fournisseurs et les communiquer à leurs clients ;
• envoyer les données à l’administration fiscale (e-invoicing et e-reporting) ;
• échanger et actualiser les autres informations requises par la réforme (dates de paiement et statuts de facture) ;
• archiver les factures conformément aux dispositions et durées légales.

La solution PDP proposée par Dougs

Dougs a choisi l’autonomie pour la gestion de la facture électronique. Le cabinet complète son offre de services pour les entrepreneurs grâce à sa PDP, agréée par l'administration fiscale en octobre 2024. Ainsi, la filiale de Dougs, API First, devient plateforme de dématérialisation partenaire. Toutes les entreprises qui opteront pour cette PDP bénéficieront de l’intégration de leurs factures immédiatement dans leur comptabilité chez Dougs.

Les avantages du format électronique pour votre entreprise

Maintenant que vous savez comment faire une facture électronique, découvrez tous les atouts d’un tel processus. D’ailleurs, la mise en place de la dématérialisation, avant la facture électronique obligatoire, comporte beaucoup de bénéfices rapides pour le traitement des pièces.

En quelques mots, voici les bienfaits des factures dématérialisées pour votre gestion :

• le coût de traitement de la facture se réduit ;
• le stockage se simplifie et se concentre en un lieu sécurisé ;
• les équipes gagnent du temps ;
• les tâches fastidieuses et peu intéressantes s’automatisent (comme la saisie des factures en comptabilité) ;
• la collaboration dans l'entreprise, avec le cabinet comptable et entre clients et fournisseurs se fluidifie (gestion collective sur une plateforme unique) ;
• le contrôle et la validation des factures vont plus vite ;
• l’identification et la résolution des litiges s’améliorent ;
• les paiements s’accélèrent, un bien pour la trésorerie des fournisseurs ;
• à terme, la déclaration de TVA s’auto-remplit, grâce aux informations dont disposent les pouvoirs publics.

Établir ses factures électroniques dans un logiciel est un jeu d’enfant… à condition de s’y mettre avec une solution informatique conforme et d’abandonner son tableur. La réforme est en marche. Elle comporte de nombreux atouts organisationnels, financiers et commerciaux. Alors, pourquoi attendre l’obligation pour y passer ?

Cabinet d’expertise comptable en ligne, Dougs s’attache à révolutionner la comptabilité et à innover. Et ce n’est pas fini ! Les prochains services apportés par la plateforme PDP de Dougs contribueront encore davantage à la performance des entreprises. Dirigeant d’une TPE ou auto-entrepreneur, vous avez envie de tester pour vos opérations commerciales ? Créez votre première facture électronique en ligne, conforme et gratuite !