Comment faire une facture ? La FAQ

Pour mémoire, une facture est le document émis par le fournisseur à l’attention de son client. Ce document donne le détail des prestations et/ou marchandises vendues. Néanmoins, plusieurs types de factures coexistent. C'est au fournisseur de choisir le format qu'il préfère. On retrouve :

• Un format papier, généralement émis en double exemplaire. Le premier est conservé par l'émetteur et le second par l'acheteur. Habituellement, la facture est faite par le vendeur. Mais parfois cette opération est confiée à un mandataire qui agit pour le compte du vendeur.
• Une facture électronique. C'est avant tout un moyen de transmission très efficace. La facture est réalisée et transmise dans un format électronique. Ce type d’émission garantit l’intégrité et la pérennité du contenu de la facture. Cette forme est néanmoins réservée à des sociétés plus aguerries, car cela nécessite certaines formalités. On recense notamment les conditions suivantes :
• Le destinataire doit accepter ce moyen de transmission ;
• Le fournisseur dispose d’un certificat électronique, attribué par un prestataire de service de certification. Il s’agit la plupart du temps d’un petit programme informatique et doit être communiqué aux destinataires des factures.
• L’émetteur de la facture doit avoir une signature électronique, qui permet de garantir l’authenticité de l’origine de la facture de l’intégrité de son contenu.
• Une facture dématérialisée. C'est un système de télétransmission qui assure l’identité du message facture émis et reçu.
• A compter du 1er septembre 2026, la Factur-X sera obligatoire pour les grandes entreprises. Les sociétés comme EDF ou Orange vont alors envoyer leurs factures aux professionnels en utilisant cette nouvelle norme. Il faudra donc à partir de cette date choisir une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) pour recevoir et stocker ses factures. Il s'agit d'une révolution dans le monde de la facturation où l'Etat occupe une place prépondérante dans la récupération de l'intégralité de toutes les factures françaises émises. Seules les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) offriront la possibilité pour les entreprises d’accéder à leurs factures et de les stocker. Attention donc : le portail public de facturation ne stocke pas ces factures, il ne s’occupe que du transit et de la transmission des informations à destination de l’administration.Les grandes entreprises et ETI doivent être en mesure d’émettre les factures électroniques systématiquement à partir du 1er septembre 2026 et toutes les autres dès le 1er septembre 2027, y compris les auto-entrepreneurs.

A quoi sert une facture ? 

Du côté du fournisseur, la facture a plusieurs utilités. Tout d'abord, elle lui sert pour se faire payer. Ensuite, comptablement, la facture est enregistrée et permet de constater le chiffre d'affaires de l'entreprise.

D'autre part, côté client, l'acheteur en a besoin comme pièce justificative pour sa comptabilité. C'est elle qui lui permet de savoir combien payer et à qui. C'est également cette facture qui lui permettra de récupérer la TVA déductible qu'il a avancée. À ce titre, les règles fiscales sont très explicites sur le formalisme de la facture. N'oubliez pas qu'une facture d'achat doit mentionner notamment le nom de votre société en tant que client et non pas uniquement votre nom personnel. À défaut, la facture n'est pas déductible de votre résultat. Et aucune loi de finances ne change cela.

Enfin, la facture dispose également d'une valeur juridique en cas de litige entre les deux parties. Elle complète l'éventuel document commercial antérieurement remis au jour de la livraison que le vendeur aurait pu remettre à son client. 

Quand faire une facture ? 

La facture est émise dès la livraison des marchandises vendues ou dès la réalisation d’une prestation de service. Elle est datée du jour de son émission.

Le fournisseur peut aussi ne pas attendre la réalisation de la prestation et exiger un acompte. Il peut ainsi délivrer une facture d’acompte pour obtenir le versement par avance de la part de son client. Cela peut prendre aussi la forme de facture d'avancement, de facture intermédiaire ou facture de situation très utilisée dans le monde du bâtiment.

Parallèlement, le fournisseur peut s’être trompé dans l’envoi de sa facture. Dans ce cas, il ne peut pas annuler sa facture purement et simplement. Il est obligé d’envoyer une facture d’avoir afin de corriger la facture préalablement remise. 

Qui doit faire une facture ?

Toutes les entreprises, quel que soit leur statut juridique, doivent émettre des factures : SAS, SASU, SARL, EURL, micro-entreprise, Auto-entrepreneur...

Seules les mentions obligatoires peuvent varier en fonction du statut juridique et fiscal. Ainsi, une micro-entreprise non assujettie à la TVA devra mentionner un libellé spécifique dans sa facture. 

Comment faire une facture sur ordinateur ?

La question sous-jacente de l’utilisation d’un logiciel de facturation réside dans la légalité de l’utilisation.

La réponse est simple. Depuis 2020, la facture électronique est uniquement obligatoire pour les entreprises répondant aux marchés publics. Il sera cependant dans un futur proche obligatoire d’émettre des factures au format électronique pour toutes les entreprises.

Un certain nombre de mentions obligatoires doivent y figurer dont notamment la numérotation. Ainsi, il est formellement interdit d’utiliser 2 fois le même numéro ou d’avoir une rupture dans la suite des numéros de factures. En effet, même s’il est possible d’adopter différentes numérotations, vous ne devez en aucun cas laisser un blanc entre différentes factures. L’utilisation d’un logiciel de facturation permet de s’assurer de la conformité même en l’absence d’obligation à ce jour.

Comment faire une facture sur Excel ?

Finalement, il faut peut-être arrêter d'utiliser Excel ou Word pour faire ses factures électroniques. Cela devient dangereux en cas de contrôle fiscal. Ou se limiter à faire des devis. En effet, envoyer une première facture à votre client et la refaire sans changer le numéro revient à faire une fausse facture.

Modèle et exemple de Facture

Dougs vous propose deux modèles de facture pour vous lancer. Pour créer une facture, il faut surtout ne pas oublier les mentions obligatoires, de l'adresse de votre entreprise, l'adresse de l'acheteur, la TVA à la date et méthode de paiement. Du côté du format, l'heure est à la digitalisation et il est conseillé de réaliser vos factures directement en ligne (par exemple sur l'interface Dougs), puisque l'arrivée de la Factur-X rendra la facture digitale obligatoire pour toutes les entreprises, le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et taille moyenne, le 1er septembre 2027 pour les PME et TPE.

Facture auto entrepreneur et autres particularités

D’autres mentions obligatoires existent également, notamment pour les auto-entrepreneurs non assujettis à la TVA. Ainsi, la facture micro-entreprise faisant ressortir une franchise en base de TVA, il faut indiquer la mention TVA non applicable article 293 b du CGI. Pour les sociétés qui réalisent des livraisons intracommunautaires exonérées de TVA, elles devront porter sur leur facture la mention exonération de TVA article 262 du CGI.

Sanctions si non respect des règles de facturation ?

Si vos factures client ne sont pas conformes (oubli du nom du client, défaut de mention de l'indemnité forfaitaire des pénalités en cas de non paiement ...), vous vous exposez à des amendes allant de 10 euros par facture à plusieurs dizaines de milliers d’euros. Pour accentuer cette pénalité, les amendes ne sont pas déductibles fiscalement. 

Comment établir une facture en comptabilité ?

Chez le fournisseur, seuls les montants HT, de TVA et TTC de la facture doivent être indiqués dans l'opération comptable. Le chiffre d'affaires a augmenté d'autant.

Généralement, l'écriture comptable de la facture de vente se passe seule lorsque le logiciel de facturation est interfacé avec le logiciel de comptabilité.

Il est cependant nécessaire en fin d'exercice fiscal de tenir compte d'écritures d'inventaire. Par exemple, les factures de clôture non encore émises ou des produits constatés d'avance. Cela a une incidence sur le montant du chiffre d'affaires et donc du résultat .

Pour le client, la facture payée est enregistrée comme achat de prestations de services ou de marchandises ou bien encore de prestation de Sous-traitance.

Les mentions obligatoires d'une facture

Parlons concrètement : quelles sont les mentions obligatoires que vous devez absolument faire apparaître sur votre facture pour qu'elle soit en règle ? Voici les éléments essentiels d'une facture réalisée pour un professionnel :

• L'identité du vendeur (dénomination sociale, forme juridique, montant du capital social, adresse du siège social, numéro RCS + SIREN) ;
• Le numéro SIREN et la structure juridique de votre entreprise sont accompagnés de la mention "immatriculé au RCS (Registre du commerce et des sociétés) / RM (Répertoire des métiers)" suivi de la ville ou département d'immatriculation au greffe ;
• L’identité de votre client (nom, adresse du siège social et adresse de facturation, ainsi que le numéro de SIREN du client et enfin l’adresse de livraison lorsqu’elle est différente de celle de facturation) ;
• La date et le numéro de facture (il y a des règles à respecter pour la numérotation, les numéros doivent être uniques et se baser sur une séquence chronologique continue) ;
• La date de la vente ou de la prestation réalisée
• Numéro du bon de commande
• Votre numéro de TVA intracommunautaire et celui de votre client ;
• La désignation, la quantité et le prix à l’unité des biens ou prestations vendus ;
• Le total à payer HT ;
• Si il y a une TVA due, il faut indiquer son montant, son taux et le prix TTC ;
• Les éventuelles majorations et réductions de prix
• Les modalités de paiements (mode de règlement, montant de l’acompte) ;
• Délai de règlement autorisé et pénalités de retard de paiement (taux et indemnité forfaitaire).

Comment faire pour rédiger une facture en ligne ?

Dougs vous ouvre son application de devis facturation. C'est simple et efficace. Mieux, c'est totalement gratuit.

Vous souhaitez créer une facture simple et gratuite ?

Dougs est une société d'expertise comptable et il nous est apparu normal d'aider tous les entrepreneurs à pouvoir mieux gérer leur activité. Avec la facture chez Dougs, tout est déjà prêt pour vous : chaque mention obligatoire est indiquée, il suffit de renseigner vos informations et extraire le fichier pour l'envoyer à votre client. 

L'idée de Dougs est de simplifier la facturation. Pas de prise de tête, juste l'essentiel pour facturer mieux et plus vite. Pour en savoir plus, n'hésitez pas à lire notre guide sur la facture acquittée et la facture avec ou sans TVA.