Comment gérer votre registre unique du personnel ?

Ce document offre à l’Etat le pouvoir de s’assurer de la transparence des emplois dans chacun de vos établissements. Mais comment devez vous le constituer et comment gérer votre registre unique du personnel ? Quelles sont vos obligations vis à vis de ce document ? Toutes les réponses à vos questions, dans la suite de cet article !

Êtes vous concerné par ce registre unique du personnel ?

Comment savoir si vous devez vous occuper de ce registre ? C’est très simple, tous les employeurs sont tenus de remplir et de s’occuper du maintien de ce registre. Exception faite des particuliers employeurs ainsi que des associations usant du chèque emploi associatif.

Devez vous inscrire l’ensemble de vos salariés dans ce registre ?

Comment gérer votre registre unique du personnel ? Vous avez obligation d’inscrire vos salariés dans ce registre à partir du moment ou vous les embauchez.

Vous devez inscrire l’ensemble de vos :

• Salariés en CDD ou CDI ;
• Salariés de nationalité étrangère ;
• Stagiaires ;
• Jeunes travailleurs en contrat apprenti ou de professionnalisation ;
• Personnes volontaires en service civique ;
• Salariés amenés par des agences de travail temporaire ;
• Ainsi que vos Travailleurs à domicile.

NB : En outre, concernant les stagiaires, vous devez les inscrire dans une partie spécialement prévue à cet effet. Ainsi que les classer par ordre d’arrivée.

Les mentions obligatoires dans le registre unique du personnel

Afin de bien gérer votre registre unique du personnel, vous devez y inscrire de multiples informations, et ce à l’arrivée de chaque salarié dans l’entreprise. Ces informations concernent :

L’identité de l’employé :

Sa nationalité, son sexe, ainsi que sa date de naissance.

La nature de son poste :

• Son emploi, sa qualification, sa date d’entrée et de sortie prévue de l’entreprise ;
• Si nécessité d’une autorisation d’embauche ou de licenciement, alors vous devez faire figurer la date de cette autorisation ou de sa demande ;
• Si travailleur étranger, le type et le numéro d’ordre de son autorisation d’activité salariée.

Le type de contrat :

• Pour les employés en CDD, préciser la mention “Contrat à Durée Déterminée” ;
• Pour les salariés temporaires, préciser la mention “salarié temporaire”, accompagné du nom ainsi que de l’adresse de l’entreprise de travail temporaire ;
• Si les travailleurs ont été envoyés par un groupement d’employeurs, alors il faudra inscrire la mention “mis à disposition par un groupe d’employeurs” , accompagné de la dénomination et l’adresse du groupement en question ;
• Pour les salariés à temps partiel, il faudra inscrire la mention “salarié à temps partiel” ;
• Concernant les jeunes travailleurs en apprentissage ou en professionnalisation, inscrire la mention “apprenti” ou “contrat de professionnalisation”.

Actualiser le registre et le tenir à jour

Afin de bien gérer votre registre unique du personnel, vous devrez vous assurer de l’actualisation de ces informations à chaque nouveau contrat. Et de ce fait, même s’il s’agit de contrats successifs, de telle manière à que si un employé fait plusieurs contrats successifs, chacun de ces contrats fait l’objet d’une ligne indépendante dans ce registre du personnel.

NB: Vous devez enregistrer ces informations par ordre chronologique et veiller à leur conservation pour une durée d’au moins 5 ans.

Vous avez libre choix concernant le support de ce registre, sachez simplement qu’il doit présenter les mêmes garanties de contrôle que s’il était tenu sur papier.

Les sanctions en cas de mauvaise gestion du registre unique du personnel

En cas de défaut de présentation de ce registre, vous risquez des pénalités. Qu’il s’agisse d’une erreur de tenue ou d’un oubli, vous vous exposez à une amende de l’ordre de 1 500 €, allant jusqu’aux 3 000 €  si vous récidivez. Si vous manquez de présenter ce registre à l’inspecteur du travail, alors vous risquez dans ce cas une contravention de 450 €.

Comment devez vous accueillir les nouveaux employés dans votre entreprise ? La réponse dans cet article ! A bientôt avec Dougs !