La comptabilité des e-commerces : tout ce que vous devez savoir

E-commerce et comptabilité : pourquoi est-ce si important ?

L’activité de vente en ligne est une activité commerciale comme une autre. Vous devez donc tenir une comptabilité et remplir une liasse fiscale complète : on parle d'obligations comptables. La seule exception à cette gestion comptable e-commerce ? Si vous faites le choix d’une forme juridique type micro-entreprise (et que vous êtes par conséquent auto-entrepreneur). Dans ce cas, vous échappez à la règle évoquée par l’article L123-12 du Code de Commerce.

Sous toute forme juridique (entreprise individuelle, SASU, EURL,...) vous devez tenir votre comptabilité ! Chaque année, vous devez déposer à cette administration une liasse fiscale composée :

• D’un bilan ;
• D’un compte de résultat ;
• Du calcul de votre résultat fiscal ;
• D’autres documents annexes.

L’établissement de votre compte de résultat, suppose que vous teniez rigoureusement votre comptabilité. En quoi cela consiste ? Cela dépend des obligations qui vous incombent. En comptabilité simplifiée, vous enregistrez chronologiquement les flux de trésorerie et constatez les créances et dettes à la date de clôture par exemple.

Ce n’est qu’à partir de là que vous pourrez établir un bilan annuel, qui reprend l’ensemble des biens que possède l’entreprise (ses immobilisations, ses créances…), et les dettes dont elle est redevable (associés, organismes sociaux, fournisseurs…)

Cependant, toutes ces démarches administratives s’avèrent chronophages. Surtout lors votre e-commerce commence à prendre son essor et que plusieurs centaines d’opérations sont à enregistrer chaque mois. Il est alors urgent de trouver une solution pour optimiser votre comptabilité et la fiabiliser. Malheureusement, peu de cabinets comptables disposent des outils nécessaires au suivi des dossiers des e-commerçants.

Heureusement, il existe des solutions d’expertise-comptable en ligne pour vous faciliter la tâche !

Pourquoi choisir un cabinet d'expert comptable en ligne pour son e-commerce ?

Vous vendez en ligne, achetez à distance, gérez toute votre activité grâce aux technologies de l’information. Il serait dommage de ne pas faire de même pour votre gestion administrative. D’autant plus que cela peut vous permettre de réduire considérablement les coûts.

Comment gérer et faire la comptabilité d'un site e-commerce ?

La comptabilité d’un site e-commerce repose sur les mêmes principes que la comptabilité d’une entreprise classique. Toutes les opérations liées à l’activité de votre entreprise doivent être enregistrées dans les comptes. Pour vous aider, vous pouvez opter pour un logiciel de comptabilité adapté à votre activité. 

La difficulté dans votre activité, c’est le volume à traiter. Tant que vous ne réalisez que quelques transactions quotidiennes, c’est facile. Mais la vente via les plateformes comme Amazon, Cdiscount, Manomano, wedressfair… peut donner un sérieux coup d’accélérateur à votre business. Générant ainsi un volume nettement supérieur d’opérations, donc alourdissant considérablement votre administratif.

De plus, il existe de nombreuses spécificités à connaître, notamment en ce qui concerne la TVA d'un e-commerce.

Découvrez également notre webinar pour savoir comment tenir votre compta et votre TVA en ecommerce.

Comment gérer la facturation d'un site e-commerce ?

Cela commence avec votre facturation client. Les plateformes proposent généralement des services de facturation pour e-commerce. Pour les ventes via votre propre site, attention aux solutions de back office proposées. Assurez-vous que la solution retenue vous permette d’automatiser l’émission de vos factures et d’en traiter de grands volumes.

Comment faciliter la gestion comptable d’une activité de e-commerce ?

Compte tenu des volumes traités, la gestion administrative en e-commerce peut vite s’avérer chronophage et complexe. Il est important de vous doter des bons outils dès le début.

Lorsque vous vendez sur une marketplace, ce prestataire met généralement à votre disposition tous les rapports nécessaires à un bon suivi comptable : rapport de ventes mensuel par pays, calculs de TVA etc.

Si vous vendez via votre site, que vous l’ayez développé en interne ou l’ayez acquis, assurez vous de disposer des solutions nécessaires à l’édition de ce type de rapports.

Comment s'applique la TVA pour un site E-commerce ?

La question est vaste et complexe. Cela dépend du pays de vos destinataires, du chiffre d’affaires annuel réalisé en Union européenne hors France, du lieu de stockage de vos marchandises, du fait que vos acheteurs sont ou non des particuliers, des options que vous avez pu exercer, des modalités d’exercice de votre activité (dropshipping ou vente en ligne plus “traditionnelle”)…

De manière générale, si vous stockez uniquement en France et réalisez vos ventes dans ce pays seulement, le taux applicable est le taux français. Pas de difficulté.

Si dans les mêmes conditions, vos acquéreurs personnes physiques se trouvent dans toute l’UE, dès que vous franchissez le seuil de 10 000 euros de CA, vous devez soumettre chaque vente à la TVA du pays destinataire. 

On vous aide à bien comprendre le mécanisme grâce à cette vidéo.

Quelle banque choisir pour son activité E-commerce ?

Vous pouvez vous tourner vers une banque traditionnelle ou vers une banque en ligne. Evidemment, notre préférence va à la 2nde catégorie. Notamment, en raison de coûts réduits et de la gestion totalement dématérialisée qui permet de gagner du temps.

• Qonto : spécialisée dans les TPE-PME, start-ups et freelances, Qonto permet de gérer tous vos comptes pros et les centraliser, mais aussi automatiser la collecte de vos justificatifs
• Shine : c’est la banque en ligne avec cartes physique et virtuelles qui assure une facturation rapide avec un terminal de paiement intégré à l’application mais propose aussi le dépôt d’espèces pour s’adapter à votre business
• Propulse : c’est la solution du Crédit Agricole pour faciliter la vie aux jeunes entrepreneurs avec un accompagnement à la création d’entreprise et des outils de gestion pour suivre vos entrées et sorties d’argent

Choisir un outil/logiciel de comptabilité et de facturation pour sa gestion comptable e-commerce : quels critères ?

De nombreux outils et logiciels de comptabilité existent sur le marché et proposent différents services et différentes fonctionnalités. Mais comment être sûr d’être bien accompagné avec une solution en gestion comptable e-commerce ? C'est très simple, il faut trouver celui qui correspondra vraiment à votre activité e-commerce. En e-commerce, que ce soit en dropshipping ou en print-on-demand, il y a des spécificités à connaître : pas question de sauter sur le premier logiciel venu !

Voici quelques fonctionnalités que vous devez absolument avoir si vous souhaitez faciliter la gestion comptable de votre e-commerce.

La gestion des plateformes et publicités en ligne

Qui dit e-commerce dit publicité en ligne et éventuellement être présent sur certaines marketplaces comme Amazon pour booster vos ventes. Ces dépenses doivent être enregistrées dans votre comptabilité et les logiciels de comptabilité peuvent grandement vous faciliter la tâche ! D’autre part, pouvoir suivre la rentabilité de chacune d’elles est indispensable pour prendre les bonnes décisions en étant informé en temps réel. Dougs calcule votre marge globale afin de vous permettre d’ajuster votre stratégie en fonction de vos résultats.

Les écritures comptables

Avoir un outil qui se synchronise directement avec votre compte bancaire ou vos solutions d’encaissement ainsi qu’avec les principales plateformes de vente e-commerce du marché vous évite toute saisie. Les opérations réalisées sont directement imputées sur le bon compte en comptabilité et la TVA est prise en compte automatiquement.

Il est essentiel ici de choisir un outil qui facilite la déclaration de votre chiffre d’affaires mensuel. Fuyez les solutions qui vous contraignent à l’enregistrement unitaire de chaque facture de vente. Vous risquez rapidement d’y consacrer vos nuits (vous avez sûrement mieux à faire !).

L’expérience utilisateur

Bien sûr, vous devez veiller à ce que l’outil de comptabilité choisi pour la gestion comptable de votre e-commerce soit multicanal, sous forme d’application mobile et utilisable de partout et quand vous le souhaitez. Il doit aussi être simple à prendre en main, ergonomique et agréable à utiliser.

Les particularités de la gestion comptable en e-commerce

Pensez aussi à toutes les particularités dont vous pourriez avoir besoin pour votre activité. L’une des difficultés à laquelle vous pouvez être confronté en tant qu'e-commerçant est la détermination des conditions d’imposition à la TVA, par exemple :

• Devez-vous appliquer les taux de TVA française ?
• Devez-vous reverser la TVA collectée dans votre pays ou dans celui du destinataire ?
• Pouvez-vous utiliser le guichet unique ou faut-il vous immatriculer dans les pays concernés ?

Autant de questions auxquelles vous devez trouver des réponses dès lors que vous vendez à des clients particuliers hors de France. Sans un partenaire aguerri à vos côtés, les choses peuvent devenir très compliquées !

Finalement, votre logiciel de gestion comptable e-commerce doit vous permettre de maîtriser vos finances sur le bout des doigts, mais ce n’est pas tout. Il doit aussi vous permettre de gagner du temps pour vous concentrer sur l’augmentation de votre chiffre d'affaires.

Mais il existe mieux qu’un logiciel de compta : une plateforme qui offre tous ces avantages mais aussi un lien direct avec votre expert-comptable. C’est la solution Dougs : une application de comptabilité, et un conseil d’expert avec une équipe de comptables spécialisé en e-commerce, fiscalistes, juristes qui sauront vous renseigner sur tous les aspects de votre compta d’entreprise. 

Choisir un expert-comptable pour l’accompagnement de votre activité e-commerce

Vous l’aurez compris, un logiciel adapté est le minimum pour optimiser la gestion de votre activité e-commerce. Mais cela ne suffit pas.

Un simple logiciel, même en ligne, ne vous permet pas d’obtenir l’accompagnement et les conseils dont vous avez besoin.

L’activité des e-commerçants présente de nombreuses particularités administratives et surtout fiscales. Un expert-comptable spécialisé en e-commerce est un vrai soutien pour votre business. Veillez à ce qu’il vous propose des outils accessibles directement en ligne. Les API entre la solution comptable et vos banques et canaux de vente sont précieuses.

Comment tenir la comptabilité d'une boutique e-commerce avec Dougs : 7 fonctionnalités pour les e-commerçants

Faire le choix d'une gestion comptable e-commerce totalement en ligne vous permet une tenue comptable quotidienne parfaite, à savoir :

• La synchronisation de toutes vos opérations bancaires, avec plus de 180 banques, banques en lignes et prestataires de paiement ;
• La synchronisation des justificatifs, via une simple photo ou un transfert par e-mail ;
• La préparation de vos déclarations de TVA au guichet unique ou OSS/IOSS, y compris des autres pays de l’Europe ;
• Un bilan et des déclarations fiscales préparées dans l’application mobile, avec une notification pour vous le rappeler ;
• Des notes de frais qui apparaissent en quelques clics et vous permettent de suivre votre compte courant d’associé aisément ;
• Un compte de résultat/tableau de bord toujours à jour avec le suivi de tous vos chiffres pour faciliter vos décisions ;
• Des projections de chiffre d’affaires et de bénéfices qui vous permettront de toujours mieux anticiper les besoins de votre activité ;
• Une équipe d’experts dédiée à la gestion comptable en e-commerce ! Comment ? Grâce à des conseils comptables, juridiques et fiscaux en illimité et gratuits !

Les outils, c’est bien, mais l’humain, c’est mieux ! Il n’est pas toujours facile d’échanger avec une machine, aussi bien pensée soit-elle. Un expert-comptable comme Dougs ne sera jamais loin, prêt à vous accompagner, à répondre à vos questions et à vous guider dans le développement et la bonne gestion comptable de votre e-commerce. Avec ce gain de temps énorme, il ne vous reste plus qu'à vous focaliser sur votre cœur de métier : votre activité professionnelle.

FAQ sur la comptabilité d'un E-commerce

Un logiciel comptable est-il obligatoire pour un e-commerce ?

Vous avez l’obligation, sauf régime micro, de tenir une comptabilité. Réussir cela sans le recours à un logiciel comptable relève de l’exploit. Surtout lorsque vos volumes de transactions sont importants.

Comment faire du dropshipping ?

Une fois déterminée la nature des produits à commercialiser, vous lancer dans le dropshipping nécessite de sélectionner le producteur adéquat et de mettre en place vos canaux de vente. Il faut également déterminer les outils nécessaires à une gestion administrative et fiscale optimale. 

Comment créer sa société e-commerce ?

Une fois l’idée de votre activité bien construite, il est indispensable de donner une existence légale à votre affaire. Vous allez donc vous lancer dans les formalités d’immatriculation de votre entreprise. Il faudra constituer un dossier d’inscription pour votre entreprise à la chambre des métiers, faire la publication au journal d’annonces légales, entre autres formalités. Envie de vous simplifier la vie ? Chez Dougs, nous vous aidons à créer votre entreprise e-commerce pour que vous puissiez vous concentrer sur l’important : votre business.