Comptabilisation des avantages en nature : comment procéder ?

Qu’est-ce qu’un avantage en nature et pourquoi le comptabiliser ?

Découvrez d’abord le principe et le périmètre du dispositif de l’avantage en nature dans les entreprises, ainsi que la réglementation en matière de comptabilisation.

Définition de l’avantage en nature et catégories

Ce système correspond à des biens ou des services dont le salarié, le dirigeant assimilé salarié ou TNS peut bénéficier gratuitement, pour son usage personnel et non professionnel. L’avantage en nature constitue une économie pour celui qui le reçoit, car il ne débourse pas d’argent.

Voici les différents domaines où vous pouvez mettre en place un tel processus :

• avantages en nature pour les véhicules ainsi que sur les cartes carburant distribuées aux salariés ;
• avantages en nature pour un logement de fonction ;
• avantages en nature pour les NTIC (nouvelles technologies de l'information et de la communication) ;
• bons d’achat, cadeaux ou remise de plus de 35 % sur le tarif client pour les produits ou services de l’entreprise ;
• avantages en nature pour les repas pris dans ou hors de l’entreprise ainsi que pour le dispositif de titre-restaurant ;
• utilisation d'installations sportives au sein de la société.

Pour les avantages en nature des dirigeants, prenez garde aux particularités en fonction des cas et du statut du bénéficiaire (assimilé salarié ou TNS, soit travailleur non salarié).

Une comptabilisation fortement recommandée

Le principe général à retenir consiste à comptabiliser les avantages en nature systématiquement. D’ailleurs, les logiciels de paie incluent ces montants dans le journal des écritures. C’est la meilleure décision pour la transparence. Elle vous aide le jour d’un contrôle fiscal ou Urssaf.

Toutefois, étant donné que cette comptabilisation conduit à constater la même somme une fois au débit et une fois au crédit, l’impact est nul sur le résultat. Aussi, dans certains cas, les entreprises peuvent se dispenser de les comptabiliser. Elles doivent alors, tenir un état extra-comptable, pour lister ces sommes. Ce document doit comporter les informations suivantes :

• montant de l’avantage en nature ;
• date du versement ;
• type d’avantage ;
• bénéficiaire.

Les principes comptables à connaître

Le système de comptabilité s’effectue toujours selon le principe de la partie double. Cela signifie que chaque écriture comprend au minimum un débit et un crédit. Pour l’avantage en nature, c’est simple. En effet, le schéma comptable recommandé comporte bien un débit et un crédit de montant identique.

Quels comptes utiliser pour la comptabilisation des avantages en nature ?

Les entreprises doivent respecter les comptes prévus au plan comptable général (PCG). Découvrez comment comptabiliser les avantages en nature et aussi les nouveautés qui interviennent avec le PCG 2025.

Le schéma classique de comptabilisation d’un avantage en nature

Si vous décidez de suivre la préconisation, soit de comptabiliser les avantages en nature, voici le fonctionnement général :

• Saisie du montant de l’avantage perçu au débit d’un compte appartenant aux rémunérations brutes (comptes 641xxx), tout comme il entre dans le salaire brut sur le bulletin de paie.
• Saisie du même montant, au crédit d’un autre compte 641XX, car cela correspond à la retenue faite par l’employeur sur le salaire net à payer. En effet, le salarié ne doit pas recevoir cette somme avec le paiement de sa paie.

Les comptes utilisés respectent les préconisations du PCG. Toutefois, les entreprises peuvent créer des sous-comptes pour détailler les enregistrements, en commençant leur numérotation par la racine spécifiée dans le PCG.

Quels sont les comptes prévus pour le mouvement au crédit ?

Pour le compte à mouvementer au crédit, voici les cas possibles :

• tel que le mentionne le PCG jusqu’à fin 2024, un compte de transfert de charges (791) pour notamment les avantages évalués de façon forfaitaire ;
• compte 6418 intitulé “avantages en nature” ;
• compte 726 pour la production consommée dans le secteur HCBR (hôtellerie, restauration, bars et restaurants) ;
• compte 708 intitulé “produits des activités annexes”, par exemple pour des ventes aux salariés, à tarif préférentiel, de biens et services de l’entreprise.

Exemple d’écritures pour l'avantage en nature sur un logement

Un salarié chargé du gardiennage des locaux de l’entreprise loge dans un appartement de type F3 sur le site. Le calcul de l’avantage en nature logement aboutit pour son cas et en fonction de sa rémunération, à 289, 50 euros.

Voici la comptabilisation mensuelle à prévoir :

Les nouveautés apportées par le PCG 2025 pour les avantages en nature

Le plan comptable général est obligatoire pour toutes les entreprises. Il évolue périodiquement. La nouvelle version s’applique au 1er janvier 2025. Parmi les mesures prévues, notez la simplification des schémas comptables. En particulier, les transferts de charges (comptes 79) disparaissent dans le PCG 2025. Les avantages en nature qui auparavant s’enregistraient parfois au crédit d’un compte 791xxx doivent se comptabiliser alors en compte 649xxx.

Autres questions que vous vous posez sur le traitement administratif des avantages en nature

Avant d’arriver à l’écriture comptable, vous devez toutefois élaborer la paie et les déclarations sociales chaque mois. Ces étapes comportent des obligations relatives aux avantages en nature.

Est-ce que les avantages en nature sont soumis à cotisations sociales pour l’entreprise ?

Les avantages en nature constituent un complément de salaire pour le Code du travail. Sauf ceux qui en sont explicitement exclus, comme les titres-restaurant dans certaines limites, ils entrent donc dans les rémunérations. Ils sont soumis aux cotisations sociales avec le salaire brut mensuel. C’est pour cette raison, que l’avantage en nature compte pour la retraite.

Comment sont imposés les avantages en nature ?

Le traitement fiscal suit celui retenu pour les cotisations sociales. Les sommes déclarées à l’Urssaf font également l’objet d’une imposition sur le revenu du salarié bénéficiaire. Le montant déclaré mensuellement sur la fiche de paie entre dans le salaire net imposable. Aussi, il fait partie du calcul du prélèvement à la source (PAS).

Le pré-remplissage des déclarations de revenus par l'administration fiscale comprend donc ces rémunérations accessoires. Les salariés n’ont rien à faire sur le plan des avantages en nature et de l’impôt. Ils se contentent de vérifier en ligne les montants déclarés par leurs employeurs.

Comment l'avantage en nature s'inscrit-il sur le bulletin de salaire ?

Du fait de son traitement fiscal et social, l’avantage en nature figure sur la fiche de paie obligatoirement. Il y apparaît même à deux reprises, tout comme pour sa comptabilisation.

D’une part, il entre dans la rémunération brute en haut du bulletin. Ainsi, il appartient à la base de calcul des cotisations (sauf en cas d’exonération). Puis, à la fin de la fiche de paie, l’employeur déduit le même montant du salaire net à payer. Ainsi, il évite de verser cette somme à son employé.

Ce traitement social concerne les salariés qui reçoivent un bulletin, ainsi que les dirigeants assimilés salariés lorsqu’ils perçoivent une rémunération. Pour les avantages en nature des TNS, le bénéficiaire ne dispose pas de bulletin de salaire. Il est en effet travailleur non salarié. La loi n’impose ni bulletin ni déclaration DSN.

Qu’il s'agisse d’optimiser les avantages en nature, de les évaluer, les déclarer ou les comptabiliser, c’est complexe. Vous envisagez ce dispositif pour vous-même, gérant ou dirigeant d’une société ? C’est à manier avec encore plus de précautions, du fait des dispositions pour les TNS et assimilés salariés. Bien avant l'inscription de ces sommes en comptabilité, faites-vous accompagner par un expert-comptable en ligne, comme le cabinet DOUGS. Nos spécialistes maîtrisent la réglementation sur le bout des doigts. Ils vous conseillent au mieux de vos intérêts, tant pour les salaires que pour l’imposition sociale et fiscale. Et si vous vous inscriviez pour un essai ?