Comptabiliser ses recettes et dépenses : mode d'emploi

Définition : Qu'est-ce que la comptabilité de recettes et de dépenses ?

Ce qu'on nomme la comptabilité de recette et de dépenses correspond en réalité à la comptabilité de trésorerie. Le calcul du résultat comptable est alors basé sur les recettes encaissées et les charges payées. On soustrait les dépenses des recettes, et on obtient ce qu'on appelle le "résultat". On utilise ce calcul comme référence dans la comptabilité de trésorerie.

Quelles sont les recettes de l'entreprise ?

Les recettes sont la totalité des encaissements réalisés par votre entreprise au cours d'un exercice comptable. Les recettes comprennent toutes les entrées d'argent, mais ne sont pas toujours égales au chiffre d'affaires. En effet, les recettes sont l'argent réellement reçu, tandis que le chiffre d'affaires prend en compte les factures qui ne sont pas forcément réglées à la fin du mois ou de l'exercice comptable. 

Qu'est-ce qu'une dépense en comptabilité ?

Une dépense en comptabilité est une sortie d'argent. On comptabilise les dépenses fixes, qui correspondent aux dépenses obligatoires et payées que l'entreprise devra faire à un rythme fixe. Cela comprend le loyer, les factures d'énergie, les abonnements, ou encore les assurances. La deuxième catégorie est celle des dépenses variables, comprenant l’achat de produits destinés à la vente, de matières pour la transformation, ou autres dépenses logistiques.

Comment remplir le registre des recettes et des dépenses ?

Pour garder un oeil sur les résultats de votre activité (surtout en profession libérale), il est souvent nécessaire d'avoir un registre des recettes et dépenses. Dans certains cas, c'est même une obligation fiscale. Dans ce livre, vous devrez inscrire chronologiquement toute dépense faite ou recette reçue au cours de l'année comptable. Ces 2 parties du registre devront mentionner l'origine, le montant, la modalité de règlement et le/les justificatif(s) liés à cette recette ou cette dépense. 

La date d’inscription des recettes

Si votre chiffre d’affaires est en dessous de 264000 € (en BNC ou BIC), vous pouvez enregistrer toutes vos recettes et dépenses à la date d’opération sur votre relevé bancaire. Vous devrez tout de même comptabiliser avant la fin de l’année les opérations qui n’ont pas encore été prises en compte au 31/12. 

Si votre chiffre d’affaires dépasse le seuil des 264000 €, tout dépend du mode d’encaissement : 

• Pour un chèque, c’est la date à laquelle vous l’avez reçu (peu importe que vous l’encaissiez en janvier, si vous l’avez reçu en décembre, c’est en décembre que vous devez l’enregistrer). 
• Pour un bordereau, il s’agit de la date de remise en banque. Attention toutefois, tous vos chèques doivent s’enregistrer avant le 31/12 de l’année en cours ; même s’ils n’ont pas encore été remis à l’encaissement. 
• Pour les espèces, la date est celle de la réception du paiement.
• Pour les paiements par carte bancaire, il s’agit de la date de crédit de votre compte. Vous comptabilisez le montant brut.
• Pour les virements bancaires, même chose, il s’agit de la date de crédit de votre compte. 

Rappel : vos recettes doivent s’enregistrer dans un compte financier (banque ou caisse selon le mode de règlement) d’un côté et de l’autre, dans le compte qui correspond à leur nature (honoraires par exemple). 

Les autres encaissements

Les encaissements qui ne sont pas à proprement parler des recettes doivent tout de même être enregistrés dans le journal des recettes. L’utilisation du compte financier ne change pas, il s’agira toujours de la caisse ou de la banque ; mais le compte de ventilation sera adapté à la nature de l’opération :

• Apport personnel, dans le cas où vous versez de l’argent sur votre compte bancaire professionnel depuis votre compte privé.
• Emprunt ou Tiers divers, dans le cadre d’un emprunt professionnel ( à comptabiliser l’année de la réalisation)
• Cession d’immobilisation, si vous vendez l’un de vos biens immobilisés vous inscrirez le prix de cession à cet endroit. (Attention : seule l’éventuelle plus-value est imposable)
• Virement interne, si vous déplacez de l’argent d’un poste à un autre. Par exemple, quand vous déposez sur votre compte en banque vos recettes de caisse du jour.

Recettes reçues par erreur

Un client vous a réglé une facture complète en oubliant qu’il vous avait versé un acompte. Parce que vous êtes quelqu’un de bien, vous n’allez pas vous frotter les mains en gardant le trop perçu. Il va donc falloir le rembourser. Comment cela va-t-il se passer d’un point de vue comptable ?

Vous commencez par enregistrer votre opération normalement : le montant réel reçu ira en banque ou en caisse, le montant qui aurait normalement dû être versé ira au bon endroit (par exemples en honoraires). Il ne vous reste plus qu’à ajouter une ligne correspondant au trop perçu, que vous allez inscrire en “Tiers divers” avec la mention “indu”.

Le moment du remboursement venu ; vous irez chercher cette somme “indue” dans votre compte banque. Et vous solderez également le compte tiers correspondant.

Exemple : M. Y vous a versé 100 € de trop sur sa dernière facture.

Vous encaissez son règlement à la réception.

Vous régularisez l’écriture au moment du remboursement.

Note : vous n’êtes pas obligé de passer par un compte tiers, vous pouvez directement verser le trop perçu dans le compte produit (ici prestations de services) et le reprendre au même endroit quand vous remboursez.

Les frais d’exercice ou de règlement

Vous devez déclarer les honoraires que vous avez effectivement réalisés ; il convient donc au moment de comptabiliser ses recettes d’inclure tous les frais liés au règlement de ces honoraires. Si on vous règle par carte bancaire, une part de frais bancaires se retiendra. Si vous exercez dans une clinique ; l’établissement procédera probablement à une retenue aussi pour l’utilisation du matériel (par exemple). 

Exemple : Mme W. règle votre dernière prestation par carte bleue.

Si vous ne dépassez pas le seuil RSI, vous devez donc retenir qu’il faut comptabiliser ses recettes à la date où elles apparaissent sur votre relevé bancaire. Vous les enregistrerez dans un compte financier avec une ventilation sur les comptes appropriés à leur nature ; dans le cas des honoraires, vous prendrez garde à enregistrer vos prestations effectives. Et également de ventiler la différence entre ce que vous percevez réellement ; et les frais décomptés. Enfin, si quelqu’un fait une erreur de paiement , il suffit de repasser l’écriture dans l’autre sens au moment où vous remboursez.

Exemple : Comment faire un livre de comptabilité des recettes et dépenses ?

La tenue d'une comptabilité de dépenses et recettes peut vite devenir confuse si vous n'avez pas un modèle de tableau et une méthodologie. Pour vous aider, nous avons créé un exemple à utiliser pour classer vos dépenses et recettes. 

Différence entre une comptabilité d'engagement ou de trésorerie

La comptabilité d'engagement et la comptabilité de trésorerie sont 2 méthodes de comptabilité différentes. 

La comptabilité d'engagement utilise une méthode d'enregistrement des entrées et sorties d'argent dans laquelle on parle de mouvements acquis (recettes) ou engagés (dettes). Qu'il y ait un encaissement ou décaissement d'argent réalisé pendant l'année fiscale n'empêche pas, en comptabilité d'engagement, de compter ces mouvements. 

La comptabilité de trésorerie prend uniquement en compte les mouvements qui ont généré un paiement, ou encaissement (donc une facture). Cela écarte donc les dettes et créances, qu'elles soient nouvelles ou datant d'un ancien exercice. On parle alors de comptabilité "au réel".

Comment tenir une comptabilité de trésorerie ?

Il faut d'abord savoir si votre entreprise peut tenir une comptabilité de trésorerie. Cela concerne, de plein droit, les entreprises titulaires de bénéfices non commerciaux (BNC), et sur option, certaines entreprises titulaires de bénéfices industriels et commerciaux (BIC). 

Vous devrez classer vos pièces comptables tous les mois, avec un relevé bancaire, puis les justificatifs liés aux dépenses et recettes du mois. Si vous n'avez pas un expert-comptable à qui transmettre ces documents, c'est à vous de saisir les opérations sur le relevé bancaire chronologiquement dans un logiciel de comptabilité, et elier chaque document à chaque dépense ou recette (noté "débit" et "crédit").

En comptabilité de trésorerie, on ne gère pas les comptes de tiers (client, fournisseur, caisses sociales...). On enregistre directement les dépenses et les encaissements en compte de charges ou de produits. Néanmoins, pour les entreprises qui ne sont pas en BNC, il faut reconstituer les créances et dettes à la clôture de l’exercice. 

Envie de vous faciliter la comptabilité de trésorerie ? Dougs est l'expert comptable en ligne qui permet de relier son compte en banque et récupérer ses recettes et dépenses automatiquement. Vous n'aurez qu'à valider ou modifier la catégorie de la recette ou dépense, en quelques minutes tous les mois ! 

Comment tenir une comptabilité d'engagement ?

A partir d'un certain seuil de chiffre d'affaires, vous devrez passer à une comptabilité d'engagement. 

La comptabilité d'engagement vous contraint à enregistrer en comptabilité l'ensemble des factures d'achats et de ventes. Elle n'est plus tenue selon les mouvements de trésorerie intervenus sur les comptes bancaires ou les caisses 

Les pièces comptables doivent être enregistrées dans un certain délai. Les factures d'achat et de ventes à la date de la facture, les encaissements et paiements à la date d'émission, les salaires et charges sociales à la fin du mois, et les déclarations de TVA selon la période concernée (de mensuel à annuel). 

Y a-t-il une différence de comptabilité pour les recettes et les dépenses pour les BNC ?

Toutes les entreprises en BNC n'ont pas forcément la même comptabilité, le même régime de déclaration. Il existe un régime micro-BNC où la comptabilité n'est pas obligatoire (mais vous devez tenir un livre des recettes), et un régime de la déclaration contrôlée avec une comptabilité de trésorerie. Dans ce dernier cas, certaines règles spéciales s'appliquent à plusieurs activités (notaires, avocats, agents généraux d'assurance, huissiers, commissaires des comptes, administrateurs et mandataires judiciaires, et médecins conventionnés de secteur 1). 

Au fait, savez-vous que Dougs vous enlève la plupart de vos obligations ? Y compris l’obligation de comptabiliser ses recettes soi-même.