Comment fonctionne la comptabilité de trésorerie ? Principe, avantages et inconvénients

Définition : qu’est-ce que la comptabilité de trésorerie ?

La comptabilité de trésorerie est une manière de tenir sa comptabilité qui consiste à enregistrer les opérations d'encaissement et de décaissement d’un mois donné à partir du relevé bancaire correspondant. Attention, cela ne vous dispense pas de conserver toutes les factures qui génèrent des mouvements dans la comptabilité de votre entreprise.

Si vous gérez la comptabilité de votre entreprise avec un logiciel de comptabilité en ligne, il peut même le faire pour vous grâce à un système que l’on appelle EBICS (pour Electronic Banking Internet Communication Standard) : le logiciel récupère votre relevé et attribue les opérations aux comptes qui leur correspondent. Vous n’avez plus qu’à contrôler et valider les opérations.

Exemple d'une comptabilité de trésorerie

Une entreprise spécialisée dans la vente de vêtements en ligne de prêt-à-porter réalise une dépense auprès d’un fournisseur de marchandise le 10 juillet et le paiement le 20 juillet, la comptabilité de trésorerie enregistre l’opération d’achat le 20 juillet.

Pour préciser, c’est le relevé bancaire qui va servir de point de départ à l’enregistrement d’une opération.

Quelles entreprises peuvent tenir une comptabilité de trésorerie ?

Les entreprises générant des Bénéfices Non Commerciaux (BNC), telles que les professions libérales, utilisent généralement la comptabilité de trésorerie. Cependant, elles peuvent choisir d'adopter la comptabilité d'engagement si elles le souhaitent.

À noter que les associations peuvent également opter pour la comptabilité de trésorerie, à condition de ne pas produire de comptes annuels.

Les entreprises réalisant des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC), quant à elles, doivent suivre une comptabilité d’engagement, bien qu'il soit possible de passer à la comptabilité de trésorerie si certains seuils sont respectés.

En règle générale, les personnes physiques (entreprises individuelles) ou les personnes morales (sociétés), placées sur option ou de plein droit sous le régime réel simplifié d'imposition, exerçant une activité industrielle commerciale ou une profession libérale sont susceptibles d’utiliser cette méthode comptable.

Le régime du réel simplifié signifie que l'impôt est déterminé à partir du bénéfice réel. Il permet aux entreprises de bénéficier d'obligations comptables et déclaratives allégées par rapport au régime réel normal d’imposition.

Tableau : quels sont les seuils à ne pas dépasser en comptabilité de trésorerie ?

Voici les seuils de chiffre d’affaires hors taxes par an que votre entreprise ne doit pas dépasser pour tenir une comptabilité de trésorerie.

Si le chiffre d'affaires annuel des entreprises concernées dépasse le seuil de 840 000 € ou 254 000 €, le régime simplifié d'imposition demeure applicable la 1ère année qui suit celle du dépassement, à condition qu'il s'agisse du 1er dépassement.

Par exemple, si votre entreprise dépasse en 2023 le seuil de 840 000 €, elle reste soumise au régime simplifié en 2024. Elle relève du régime normal d’imposition en 2025.

Toutefois, en cas de dépassements consécutifs des seuils (en N-1, puis en N), le régime réel normal s'applique dès la 1ère année qui suit celle du dépassement (N+1).

Le régime réel normal ne permet pas d’utiliser la méthode de comptabilité de trésorerie, il faudra utiliser le cas échéant la méthode de l’engagement.

Les différents types de comptabilités

Il existe principalement deux types de comptabilité : la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d'engagement.

Quelle est la différence entre une comptabilité d'engagement et de trésorerie ?

Le principe de la comptabilité de trésorerie est simple. Il s'agit d'une méthode de gestion simplifiée qui reprend les flux de trésorerie et consiste à faire l'enregistrement des encaissements et décaissements en suivant les relevés bancaires.

La comptabilité de trésorerie (comptabilité super simplifiée) enregistre une opération comptable au moment où elle crée un flux financier (encaissement ou décaissement bancaire) alors que la comptabilité d’engagement tient compte du fait que l’on s’engage à payer un fournisseur dès l’édition de sa facture. Il peut s’agir d’une créance ou d’une dette.

La grande différence avec la comptabilité d’engagement est qu’avec cette méthode il est nécessaire d’enregistrer les opérations à la facturation car on considère que les recettes et les dettes sont acquises sans se soucier de la date du paiement.

À noter qu’à la clôture de l’exercice comptable, l’entreprise ayant opté pour la comptabilité de trésorerie doit enregistrer les créances et les dettes.

Comment fonctionnent les comptes financiers dans une comptabilité ?

On entend ici par les comptes financiers, les comptes de banques et de caisse. Ce sont ceux qui interviennent directement dans vos entrées et sorties d’argent et occupent une place centrale dans la tenue de la comptabilité de votre entreprise.

Le compte Banque

Le compte Banque regroupe tous les mouvements en chèques, cartes bleues ou virements bancaires. Vous devez y inscrire tous les mouvements de votre compte bancaire professionnel.

Le compte Caisse

Le compte Caisse comprend toutes vos entrées et sorties d’argent effectuées en espèces. Ce compte doit être tenu avec la même rigueur que le compte Banque mais vous pouvez tout de même comptabiliser vos recettes et dépenses en de fin de journée globalement, sous certaines conditions.

Comment tenir une comptabilité de trésorerie ?

La comptabilité de trésorerie simplifie le traitement comptable. Attention, vous êtes tenu de garder vos pièces comptables obligatoirement pour une durée de 10 ans.

Sur Dougs, cela va se matérialiser par la synchronisation bancaire, nous récupérons toutes vos opérations bancaires pour tenir votre comptabilité au quotidien. Il vous est tout à fait possible de joindre vos factures clients et fournisseurs pour en justifier la nature des opérations bancaires.

Quelles sont les opérations de trésorerie ? Encaissements et décaissements

Une opération de trésorerie est matérialisée par un flux bancaire, que ce soit une entrée ou une sortie d’argent. C'est ce qu'on appelle les encaissements et décaissements.

Avantages et inconvénients d’une comptabilité de trésorerie

L’avantage de la comptabilité de trésorerie, c'est qu’il s’agit de la méthode la plus rapide. En effet, ce type de comptabilité vous permet un gain de temps chaque mois sur le traitement de vos tâches administratives tout en offrant la même fiabilité qu’une comptabilité d’engagement grâce à la reconstitution des dettes et des créances en fin de période.

Toutefois, l’inconvénient est que pour pouvoir tout comptabiliser à partir de votre relevé, il faut que toutes les opérations s’y trouvent. Ainsi, tous vos achats et dépenses professionnelles doivent passer par votre compte bancaire professionnel. On vous conseille de bien intégrer tous vos achats faits personnellement, avec votre compte bancaire personnel, à travers les notes de frais.

Les limites de la comptabilité de trésorerie

En cas de dépassement de seuil, il va falloir revoir la gestion de sa comptabilité car il y a une obligation de passer à la comptabilité d'engagement, de nouvelles habitudes seront à prendre.

Comment comptabiliser les opérations de trésorerie ?

Ventiler ses flux de trésorerie dans les bons comptes

La répartition des entrées et sorties d’argent entre les comptes financiers s’accompagne en contrepartie de la ventilation des opérations concernées dans les comptes qui leur correspondent. Vos dépenses iront dans les comptes charges, répartis en fonction de leur nature : loyers, factures d’électricité, charges sociales, acquisitions, etc. Et vous répartissez vos recettes de la même manière dans les comptes produits : honoraires, gains divers ou apports personnels, etc.

À savoir : total des comptes financiers = total des comptes de ventilation.

La comptabilité de trésorerie vous permet donc de retrouver facilement vos mouvements du mois. Si vous utilisez le bon logiciel de facturation et de comptabilité, toutes vos opérations courantes peuvent même être enregistrées automatiquement !

Comment comptabiliser les dépenses payées en plusieurs fois ?

Par exemple, sur l’application Dougs, le paiement en plusieurs fois n’est pas un souci. La TVA est principalement simplifiée donc à déclarer sur la régularisation une fois l’exercice clôturé. Il vous suffit donc de valider au fur à mesure les opérations qui remontent sur votre espace comptabilité sans vous soucier des paiements en plusieurs fois. On se charge de constater la dépense totale en fin d’exercice comptable grâce à la facture, ainsi la TVA est totalement prise en compte sur la régularisation qui est à déclarer une fois l’exercice clôturé.

FAQ sur la comptabilité de trésorerie

Comptabilité d'engagement ou de trésorerie ?

C’est le seuil de chiffre d’affaires réalisé qui définit si on passe par une comptabilité de trésorerie ou d’engagement, en dessous des seuils la comptabilité de trésorerie permet de faire moins de classement sur vos papiers que sur la méthode de la comptabilité d’engagement (obligation de saisie des factures à la date de facturation).

Comment comptabiliser une avance de trésorerie ?

Les avances de trésorerie vont passer par le compte courant d’associé.

Comment tenir une comptabilité de trésorerie en ligne ?

La tenue de la comptabilité de trésorerie en ligne se matérialise à travers la synchronisation bancaire. C’est vous qui devez définir à quoi correspondent les entrées et les sorties d’argent. Cela va définir votre compte de résultat. La reconstitution des créances et des dettes intervient à la clôture de l’exercice comptable.

Avec ces explications, vous pouvez maintenant comprendre comment fonctionne la comptabilité de trésorerie et quelles sont les conditions à respecter pour que votre entreprise puisse en bénéficier. Rappelez-vous bien que, passé certains seuils, vous devez obligatoirement basculer dans une comptabilité d'engagement et respecter toutes les obligations comptables qui y correspondent.