Comptabilité des entreprises individuelles : guide complet 2024

Naviguer dans le monde de la comptabilité des entreprises individuelles peut sembler complexe. Que vous soyez auto-entrepreneur, commerçant ou artisan, comprendre vos obligations comptables est indispensable pour bien gérer votre entreprise individuelle. Ce guide complet vous fournira les outils nécessaires pour gérer efficacement votre comptabilité, de la tenue de vos comptes à la préparation de votre bilan. Alors, comment fonctionne la comptabilité pour les entreprises individuelles ?

Définition : qu'est-ce qu'une entreprise individuelle ?

Quelle différence entre auto-entrepreneur et entreprise individuelle ?

L’auto-entrepreneur est, dans le langage commun, une entreprise individuelle avec le régime fiscal de la micro entreprise. Il sera déduit un abattement sur votre chiffre d’affaires, pour calculer votre bénéfice imposable.

L’entreprise individuelle, dans le langage commun, évoque une EI avec le régime fiscal au réel (avec déduction des charges réelles pour le calcul de votre bénéfice imposable et non pas d’un abattement).

Les avantages et inconvénients d'une entreprise individuelle

L'entreprise individuelle présente de nombreux avantages : 

• La création d’une entreprise individuelle est très facile et rapide, pas besoin de juriste ou d’avocat, la création peut se faire en déposant un simple dossier auprès de votre CFE (centre de formalités des entreprises) ;
• Il n’y a pas besoin de capital social de départ : pas d’argent à apporter obligatoirement ;
• Beaucoup moins de formalités juridiques qu’une société : pas de dépôt des comptes annuels chaque année, pas besoin de tenir d’assemblée générale, pas besoin de désigner un commissaire aux comptes ;
• Il n’y a aucune limite de chiffre d’affaires pour ce statut (la limite est pour le régime fiscal de la micro-entreprise uniquement) ;
• Si vous réalisez un déficit, celui-ci pourra s’imputer sur le revenu global de votre foyer fiscal (lors de votre déclaration d’impôt sur le revenu).

Elle présente également quelques inconvénients : 

• Il n’y avait pas de séparation des patrimoines. La responsabilité de l’entrepreneur pouvait être engagée sur l’intégralité de son patrimoine. Mais depuis la loi du 14 février 2022, la séparation des patrimoines a été enfin prévue grâce à des mesures de soutien ;
• Les charges sociales sont calculées en fonction du bénéfice réalisé et non pas des prélèvements réalisés : les charges sociales peuvent donc vite atteindre de grosses sommes si le bénéfice réalisé est important ;
• Il sera impossible de vendre une partie de votre entreprise car elle n’a pas de titre de participation. Seule une vente de votre fonds de commerce pourra s’effectuer en cas de volonté de vendre votre activité (certaines exonérations existent).

Dans le cas d’une entreprise individuelle avec le régime fiscal au réel, l’avantage est que vous pourrez déduire toutes les charges réelles de l’entreprise sur votre chiffre d’affaires. Le calcul du bénéfice imposable est donc plus juste.

Comment fonctionne la comptabilité d'une entreprise individuelle ?

Faut-il faire un bilan comptable pour une entreprise individuelle ?

Tout dépend du régime fiscal de votre EI. Si le régime fiscal choisi est le réel, il y aura effectivement un bilan, compte de résultat et liasse fiscale à envoyer chaque année à l’administration fiscale.

La liasse fiscale permettra de ressortir le bénéfice composé du chiffre d’affaires moins les charges.

Si le régime fiscal choisi est le régime de la micro entreprise, il n’y aura pas de bilan à faire mais uniquement des déclarations de chiffre d’affaires tous les 3 mois ou tous les mois sur le site de l’URSSAF.

Quel est la meilleure date de clôture pour l'entreprise individuelle (EI)

La date de clôture de votre entreprise dépend de votre activité, et donc du régime fiscal de votre entreprise individuelle : 

• BNC (Bénéfices non commerciaux) : si vous êtes classés dans la catégorie des bénéfices non commerciaux, il n’y aura pas de possibilité de choisir : la date de clôture sera forcément au 31/12.
• BIC (Bénéfices industriels et commerciaux) : vous pourrez choisir votre date de clôture. Attention, la première année d’exercice, une liasse intermédiaire au 31/12 vous sera demandée par l’administration fiscale pour déterminer votre premier résultat à déclarer aux impôts.

Les obligations comptables de l'entreprise individuelle

La comptabilité de l'entreprise individuelle sous le régime du micro-BIC

La comptabilité sera simplifiée pour l’entrepreneur individuelle sous le régime du micro-BIC : 

• La tenue d’un livre-recettes pour indiquer dans l’ordre chronologique vos recettes en distinguant les modes de règlement et avec la référence des pièces justificatives ;
• La tenue d’un registre des achats avec les pièces justificatives telles que les factures.

Il faudra conserver les livres ainsi que les pièces justificatives pendant 10 ans.

La comptabilité de l'entreprise individuelle sous le régime normal BIC et micro-BNC

Si vous êtes sous le régime fiscal réel BIC ou micro-BNC, vous aurez certaines obligations comptables et il faudra tenir une comptabilité complète : 

• Les journaux (achat, vente, banque, opérations diverses) qui représentent les opérations inscrites dans la comptabilité par journal et chronologiquement ;
• Le grand livre qui récapitule les opérations comptabilisées par compte comptable ;
• Tenir des comptes annuels à chaque exercice comptable : bilan, compte de résultat, annexe si nécessaire ;
• Établir et envoyer à l’administration fiscale chaque année une liasse fiscale n°2033 et 2031.

La comptabilité de l'entreprise individuelle sous le régime simplifié

En ce qui concerne le régime simplifié, il est possible de tenir votre comptabilité en fonction des mouvements de trésorerie en comptabilisant uniquement les recettes et dépenses en cours d’exercice. À la fin de l’année, il faudra comptabiliser les engagements de votre société c’est-à-dire les créances et les dettes.

Vous pouvez opter pour ce régime jusqu’à 840 000 € de chiffre d’affaires en achat/revente de marchandises et 254 000 € si vous faites de la prestation de service.

Livres comptables obligatoire de l'entreprise individuelle

En entreprise individuelle au régime réel, la tenue doit être similaire aux sociétés : 

• Tenir un livre journal : il s’agit des écritures comptables comptabilisées chronologiquement pour chaque livre (achats, ventes, banque, opérations diverses, etc.). Il faudra ressortir du livre journal le fichier FEC (fichier des écritures comptables) impératif en cas de contrôle de l’administration fiscale ;
• Le grand livre : il s’agit des écritures comptables regroupées en chacun des comptes selon le plan comptable de l’entreprise ;
• Le livre inventaire qui était auparavant obligatoire ne l’est plus.

Ces documents vont permettre au dirigeant ou à son comptable/expert comptable d’établir les comptes annuels, après chaque exercice.

Si vous êtes au régime fiscal de la micro entreprise, seul le livre-journal détaillant les recettes et les dépenses est obligatoire. Vous n’aurez pas besoin d’établir un bilan, un compte de résultat ni une liasse fiscale en fin d’année.

La tenue des comptes pour l'entreprise individuelle

La tenue des comptes annuels est obligatoire pour les EI au régime réel. Il s’agit des documents suivants : 

Chaque exercice, l’entreprise individuelle devra établir 3 documents obligatoires : 

• Le bilan comptable : avec l’actif et le passif de la société ;
• Le compte de résultat ;
• L’annexe comptable.

Ces documents sont établis à partir de la comptabilité des livres comptables tenues par l’EI (livre journal, grand livre, inventaire).

Les différentes déclaration obligatoires de l'EI

Déclaration fiscale

Pour l’entreprise individuelle au régime réel, il faudra déclarer chaque année son résultat dans sa liasse fiscale avant la fin du 3ème mois suivant sa date de clôture. La date limite est fixée au 2ème jour ouvré suivant le 1er mai. Le numéro de liasse fiscale dépend de son régime BIC ou BNC : 

• Pour les activités BIC : il s’agit des formulaires 2031 ;
• Pour les activités BNC : les formulaires n°2035.

Pour les micro-entrepreneurs, il faudra déclarer chaque mois ou chaque trimestre (sur option) votre chiffre d’affaires directement sur votre espace URSSAF.

Déclaration sociale

Si vous êtes au régime micro entreprise, l’URSSAF va calculer directement vos cotisations suite à la déclaration de chiffre d’affaires que vous aurez effectué chaque mois ou chaque trimestre.

Si vous êtes au régime réel, des cotisations sur une base forfaitaire vous seront demandées la première année. Par la suite, lors de la déclaration de votre impôt sur le revenu, l’URSSAF viendra régulariser vos cotisations sur le bénéfice réellement réalisé. Puis, par la suite, les cotisations sociales de la deuxième année seront basées sur le résultat de la première année. Une régularisation sera faite l’année suivante, etc.

Déclaration de TVA

Dans la mesure où le chiffre d’affaires est en dessous du régime de franchise en base, le micro entrepreneur n’a pas de déclaration de TVA à faire. Il ne doit pas la facturer à ses clients, mais il ne pourra pas la récupérer sur ses achats. Il pourra éventuellement réaliser une option pour déclarer la TVA mensuellement, trimestriellement ou annuellement si il le souhaite.

Déclaration 2042-C-PRO

Il s’agit de la déclaration de votre chiffre d’affaires en tant que micro entrepreneur.

Quelles sont les charges d'une entreprise individuelle ?

Il s’agit des charges en lien avec l’activité de l’entreprise. Il existe 3 catégories de charge : 

• Des charges de fonctionnement : frais de création, loyer, électricité, cabinet comptable, matériel informatique, etc.
• Les cotisations sociales : calculées selon le chiffre d’affaires si vous êtes micro entrepreneur ou sur votre bénéfice/déficit de l’exercice précédent ;
• L'impôt sur le revenu : calculé sur le chiffre d’affaires (pour la micro entreprise) ou sur le bénéfice/déficit en cas de régime réel.

Comment bien faire sa comptabilité en entreprise individuelle ?

Vous pouvez faire appel à un comptable en tant que salarié ou à un cabinet d’expertise comptable.

En cas de manquement aux obligations, vous vous exposez à des sanctions de la part de l’administration fiscale.

Si la comptabilité est absente de votre EI, plusieurs sanctions peuvent être encourus : 

• La déclaration d’un rejet de comptabilité : une taxation d’office sera faite ;
• La condamnation pour dissimulation volontaire de sommes assujettis à l’impôt ou autres manœuvres de recouvrement aux impôts, ou l’omission de déclaration dans les délais prescrits est punie de 500 000 € d’amende et cinq ans d’emprisonnement (article 1741 du CGI).

La tenue d’une comptabilité fictive peut également entraîner une peine de prison de 5 ans et une amende de 375 000 €.

Comment gérer la facturation sous le statut d'entreprise individuelle ? 

L’entrepreneur individuel doit faire figurer plusieurs mentions obligatoires sur ses factures.

En cas de régime de la franchise en base de TVA, il ne faudra pas appliquer la TVA sur vos factures et faire figurer la mention : “TVA non applicable - article 293 B du CGI”

Dougs, cabinet d'expert comptable en ligne s'occupe de la comptabilité des entreprises individuelles 

Combien coûte la comptabilité de l'entreprise individuelle chez Dougs ?

En entreprise individuelle, Dougs propose plusieurs solutions pour convenir à tous les dirigeants : 

• Pack liberté : 79 € HT par mois : bilan, compte de résultat et liasse fiscale sont compris dans l’abonnement ainsi que la préparation de toutes vos déclarations. Le conseil gratuit et illimité est inclus, sans surcoût
• Pack sérénité : 99 € HT par mois tout comme le pack liberté mais avec en plus la déclaration de TVA en un clic
• Pack exclusivité : 129 € HT tout comme le pack sérénité avec en plus un comptable dédié et un accompagnement prioritaire.

Si vous êtes au régime fiscal de la micro entreprise, un pack micro est spécialement prévu pour vous : 29 € HT par mois (34.80 € TTC)

FAQ : vos questions sur la comptabilité de l'entreprise individuelle

Est-ce obligatoire d'avoir un comptable en EI (Entreprise Individuelle) ?

Vous n’avez pas d’obligation d’avoir un comptable pour gérer la comptabilité de votre EI, vous pouvez la tenir vous même mais pour être sûr de bien respecter vos obligations et ainsi éviter les sanctions, mieux vaut en avoir un.

Est-il obligatoire pour une EI d'adhérer à une AGA ou une CGA ?

L’adhésion à un AGA et un CGA n’est pas obligatoire pour une entreprise individuelle.

Auparavant, l’adhésion permettait de bénéficier de la non majoration de son résultat sur son impôt sur le revenu. Depuis 2023, la majoration a été supprimée. Adhérer à un CGA peut permettre de bénéficier d’autres avantages fiscaux : déductibilité intégrale du salaire du conjoint dans l’entreprise individuelle et réduction d'impôt pour frais de comptabilité sous certaines conditions.

Comment passer d’entreprise individuelle à micro-entreprise ?

Si votre entreprise ne dépasse pas le seuil de la micro entreprise mais avait opté pour le régime réel d’imposition, il est possible de renoncer à cette option. Il suffit d’informer le service des impôts des entreprises dont vous dépendez du choix de renoncement à l’option.

Comment calculer le bénéfice d’une entreprise individuelle ?

Le bénéfice de l’EI au régime réel se calcule en prenant en compte le total de son chiffre d’affaires et en retranchant ses charges. Si le montant est positif, il s’agira d’un bénéfice. Si il est négatif, il s’agira d’une perte

Comment tenir la comptabilité d'une petite entreprise ?

Le dirigeant peut tenir lui-même la comptabilité de son entreprise mais un expert-comptable est vivement conseillé et recommandé. Grâce à son expertise, les documents comptables obligatoires pourront être établis dans les délais fixés par l’administration fiscale. Son œil avisé de professionnel des chiffres pourra vous éclairer sur diverses optimisations fiscales, tout en vous laissant le temps de vous concentrer sur votre activité principale.