Le cut off en comptabilité : tout ce qu'il faut savoir

Définition : qu'est-ce que le cut off en comptabilité ?

Le cut off, une terminologie anglo-saxonne signifiant "couper" ou "séparer", est un procédé comptable utilisé par les entreprises pour régulariser des opérations comptables non effectuées durant un exercice comptable. Il s’agit d’affecter au bon exercice toutes les opérations relatives aux charges et produits de l'entreprise.

Le cut off est réalisé lors de la clôture des comptes. Mais il arrive que certaines entreprises fassent des cut off intermédiaires : trimestriels ou semestriels. 

Ce travail incombe aux auditeurs lors d'un audit, avec des procédures bien définies dans l'arrêté du 11 janvier 1990 relatif à la terminologie économique et financière.

Quel est l'objectif du cut off en comptabilité ?

Le cut off joue un rôle important puisqu'il assure la cohérence de toute écriture comptable sur une période à laquelle elle se rattache, pour éviter toute erreur avant la clôture définitive. Il permet de garantir que les achats et les ventes sont bien comptabilisés dans les comptes du bon exercice comptable.

Il est le garant de l'indépendance des exercices comptables pour assurer la fiabilité de la situation financière de l'entreprise.

Quel est l'impact du cut off  sur votre comptabilité ?

D'une manière générale, le cut off assure une transparence de tous les exercices comptables pour faciliter l’établissement du bilan. 

Impact sur le bilan et le compte de résultat

• D'une part, il assure la transparence de l'état financier de l'entreprise à une date précise, donc une meilleure lisibilité du bilan. Ainsi, sa réalisation implique des ajustements par de nouvelles écritures, qui peuvent porter sur les différents postes du bilan : actifs, passifs et capitaux propres de la société, pouvant ainsi impacter sur le compte de résultat. 
• Et d'autre part, pour le cas du compte de résultat, il permet de détecter les incohérences entre la date de comptabilisation et la date de réalisation de la prestation ou de livraison mais aussi la date de réception du bien.

Les risques d’un mauvais cut off

Un cut off mal réalisé risque : 

• d'entraîner un enregistrement incorrect de transactions dans la mauvaise période. Par exemple, un paiement effectué après la fin de l'exercice peut être enregistré de manière incorrecte dans la période comptable précédente ;
• d’entraîner une modification des performances financières de l'entreprise. Par exemple, si une vente est réalisée avant la fin de l'exercice mais comptabilisée dans l'exercice comptable suivant, cela peut entraîner une sous-estimation des revenus de l'exercice en cours et une surestimation de ceux de l'exercice suivant ;
• de fausser la lecture des comptes annuels pour les tiers et les associés.

Les principes du cut-off en comptabilité

Le cut off en comptabilité repose sur deux principes fondamentaux :

• Celui du principe de l'indépendance des exercices : pour chaque exercice, il faut s’assurer que  toutes les opérations se rattachent à celui approprié ;
• Ainsi que le principe de transmission sincère et fidèle des comptes de l’entreprise : la réalisation du cut off répond au suivi et à l'application des procédures avec sincérité.

Les différents types de cut-off en comptabilité

Rattaché à la clôture des comptes, le cut-off est le fait d'attribuer chaque produit et charge à l'exercice comptable correspondant.

Concrètement, il s'agit de l'ensemble des écritures d'inventaire ci-après :

Charges à payer

Pour faire simple, la charge à payer ou CAP pour une entreprise, est l'enregistrement d'un passif certain, mais dont la facture n'existe pas encore à la période de l'exercice comptable N. La commande est déjà livrée mais la facture ne sera établie qu'en N+1. 

Ainsi, elle est enregistrée au passif du bilan de l'exercice en cours même si le paiement n'a pas encore eu lieu.

Produits à recevoir 

Un produit à recevoir ou PAR, pour une entreprise, correspond à des biens déjà livrés ou des prestations de services déjà effectués mais dont la facture n’est pas encore établie.

Autrement dit, un produit à recevoir désigne un produit (prestation de bien ou de service) connu et certain mais qui n'a pas encore fait l'objet d'une pièce comptable correspondante. 

Le compte 4487 - Produits à recevoir fait partie de la catégorie des comptes de créances et de produits constatés d'avance dans le plan comptable. Il est utilisé pour enregistrer les produits qui sont déjà rattachés à l'exercice N mais qui ne seront encaissés qu'en N+1.

Charges constatées d’avance.

Les charges constatées d'avance ou CCA sont des charges enregistrées en N mais qui concernent partiellement ou totalement l'année N+1. Ainsi, elles sont facturées durant l'exercice comptable N mais ne seront consommées qu'en N+1. 

Par exemple 

Des marchandises achetées et comptabilisées en décembre N, mais ne seront livrées qu’en janvier de l'année N+1.

Elles sont comptabilisées au débit du compte 486 - Charges constatées d'avance et créditées sur le compte de classe 6, un compte de charge.

Produits constatés d'avance

Les produits Constatés d'Avance ou PCA comprennent tous les produits et prestations qui sont déjà facturés mais non encore livrés. 

Ainsi, si un bien ou une prestation est facturé mais non livré à la clôture de l'exercice comptable N, il est recensé en PCA et comptabilisé au titre de l'exercice en cours. 

Comment calculer le cut off ?

Le calcul du cut off doit passer par les étapes suivantes : 

Identification des opérations non comptabilisées :

Cette démarche se déroule durant les travaux d'inventaire et de recensement réalisés dans l'entreprise lors du bilan comptable. Ils permettent d'identifier les charges à payer ainsi que les produits constatés d'avance.

Charges à Payer (CAP)

A titre de rappel, parler des CAP renvoie aux biens ou prestations de service déjà consommés sur l'exercice N dont la facturation n'est pas encore réalisée sur ce même exercice mais sera établie sur l'exercice N+1. 

Donc, les charges à payer sont enregistrées dans la comptabilité de l'exercice N, même si la facturation n'a pas encore été faite. 

Dans ce cas, il s'agit de vérifier :

• la date de la prestation,
• la date de la livraison ou réception des biens,
• la date de comptabilisation,
• le lien avec les mouvements de stocks pour repérer les erreurs de cut-off éventuelles.

A cet effet, il est conseillé de consulter les pièces justificatives des journaux d'achats et de ventes des deux derniers mois d'un exercice comptable et des deux premiers mois de l'exercice comptable suivant.

Produits Constatés d’Avance (PCA)

Les produits constatés d’avance sont généralement recensés et comptabilisés lors de la production du bilan comptable annuel ou lors de l’établissement de situations comptables intermédiaires.

A cet effet, il convient de vérifier la date de la prestation de service ou de la réception et la date de comptabilisation.

Ils sont enregistrés dans le dossier travail annuel sur lequel figurent les détails sur la trésorerie, les achats, les charges externes, les ventes, les stocks, les immobilisations, le personnel, l’État, les capitaux propres et les autres comptes.

Évaluation des Montants :

Calculer le Montant à Comptabiliser

Prenons des exemples :

• Par exemple, si une société clôture au 31/12/2024 et que le loyer de décembre est facturé en janvier 2025, il convient de rattacher cette charge sur l'exercice 2024 car elle appartient à cet exercice ;
• Si par contre le loyer de janvier 2025 est facturé réellement sur décembre 2024, alors il conviendra de comptabiliser une Charge constatée d'avance (CCA) pour l'exclure de l'exercice 2024.

Vérification des Documents

La vérification des documents est une étape cruciale pour garantir la précision et la cohérence du cut off.

Mais que faut-il vérifier ? 

• d'une part, passer en revue le grand livre des charges et produits en se focalisant sur le détail des factures en terme de périodicité ;
• d'autre part, regarder les opérations des comptes bancaires pour identifier des opérations non enregistrées ;
• et enfin, faire un inventaire de tous les charges et produits, pour les inscrire dans une feuille de travail.

Comptabilisation des Écritures de Cut-Off

Charges à Payer

• Ce sont des charges de l'exercice N, mais dont l’enregistrement aura lieu en N+1, c'est-à-dire au cours de l’exercice suivant. Il est nécessaire d’enregistrer à la clôture de l’exercice N la charge qui le concerne afin que l’exercice N+1 n’ait pas à la supporter.
• L’écriture consiste à débiter le compte de charge concerné ainsi que le compte « 4458 - Taxes sur le chiffre d'affaires à régulariser ou en attente » puis de créditer les subdivisions du compte « 408 - Fournisseurs - Factures non parvenues »

Produits à Recevoir

C'est un produit connu et certain à la clôture de l'exercice N mais dont la pièce justificative correspondante n'est reçue qu'en N+1.

La comptabilisation se fait comme suit :

• Au 31/12/N, mettre au débit le compte de client correspondant à la facture à établir, puis placer la vente au crédit : s'il y a une TVA, il faut naturellement placer une TVA sur facture à établir puis placer sur les produits au crédit.
• Au 01/01/N+1, faire une contre-passation c'est-à -dire placer au débit les produits et la TVA sur facture à établir; au crédit sera placé le compte 4181 - Clients Facture à établir.

Le compte de produits à recevoir à utiliser dépend du poste d’actif auquel il se rapporte : 

• 418 Clients - Produits non encore facturés
• 4287 Personnel - Produits à recevoir
• 4387 Organismes sociaux - Produits à recevoir
• 4487 Etat - Produits à recevoir
• 4687 Divers - Produits à recevoir

Charges Constatées d’Avance

Les charges constatées d’avances sont des charges déjà enregistrées au cours des travaux d'inventaire, mais correspondent à l’exercice suivant. Il s'agit par exemple le cas d’un abonnement annuel facturé en cours d’année, une assurance, etc.

Pour illustration, durant l’exercice N (01/01/N au 31/12/N) l’entreprise Dupont a un contrat de maintenance annuelle de 5 000 € facturé au 1er juillet N.

Le premier semestre N+1 (Janvier à Juin N+1) est déjà facturé et pour respecter l’indépendance des exercices, il est nécessaire de passer une charge constatée d’avance de 5000/2 = 2 500 €.

La comptabilisation d’une charge constatée d’avance s’opère comme suit :

• on débite le compte 486 « charges constatées d’avance » pour le montant de la charge à « neutraliser »,
• et on crédite le compte de charges (classe 6) concerné.

Produits Constatés d’Avance

La comptabilisation des produits constatés d'avance fonctionne de la même manière que celle des charges constatées d'avance.

Par exemple, durant l’exercice N (du 01/01/N au 31/12/N), l’entreprise Dupont assure la maintenance de la société ALDI avec un contrat annuel de 5 000 € pour une période du 1/07/N au 30/06/N+1.

Elle doit donc constater un produit constaté d’avance pour 5 000 €/2 = 2500 €

Pour comptabiliser un produit constaté d’avance : 

1) S'il s'agit de marchandises :

• on débite le compte 707 « Ventes de marchandises »,
• et on crédite le compte 487 « Produits constatés d’avance ».

2) S'il s'agit de prestations de services :

• on débite le compte 706 « Prestations de services »,
• et on crédite le compte 487 « Produits constatés d’avance ».

Vérification et Validation des Écritures

La réalisation d'un cut off comptable va d'abord permettre de vérifier les écritures comptables pour pouvoir identifier des incohérences puis de les rattacher par la suite à son bon exercice.

Cette démarche fait appel à la régularisation des écritures, communément appelée compte de régularisation.

Il en existe deux types : les écritures d’étalement et les écritures de rattachement des charges et des produits.

• D'une part, les écritures d’étalement répartissent les charges et produits sur les périodes comptables appropriées. Elles sont de deux sortes : les charges constatées d'avance et les produits constatés d'avance.
• Et d'autre part, les écritures de rattachement reviennent à rattacher à l’exercice en cours N des charges ou des produits qui le concernent mais dont le justificatif est daté de l’exercice suivant N+1. Il peut s'agir soit des charges à payer soit des produits à recevoir.

Réversibilité des Écritures au Début du Nouvel Exercice

Une fois les travaux d’inventaire réalisés, le rapprochement entre les flux d’opération et leurs pièces comptables effectué, puis les ajustements des écritures comptables finalisés, la méthode de vérification la plus fiable est d'extourner celles-ci à la date d’ouverture du nouvel exercice.

Cette méthode consiste à enregistrer une écriture en sens inverse d'une écriture initiale, dont l'objectif est d'annuler ou de corriger une écriture sans la supprimer. Elle est réalisée au début d'un nouvel exercice comptable.

Les écritures comptables concernées restent toujours les écritures d'inventaires : les charges  constatées d'avance, les produits constatés d'avance, les factures non parvenues, les factures à établir, les charges à payer, les produits à recevoir etc.

Ainsi, grâce à cette méthode de vérification, l'entreprise obtient un état global et honnête de sa situation financière : l'état des dettes et créances, les incohérences constatées dans les éléments saisis entre autres les factures non payées, les doublons des factures etc.

Les méthodes de cut-off : comment le faire ?

Une fois le calcul du cut off effectué, il convient à présent de vous communiquer les méthodes à suivre pour sa réalisation :

Méthode des factures non parvenues (FNP)

En comptabilité, une facture non parvenue ou FNP concerne un bien ou un service déjà payé et livré par l'entreprise au cours d'un exercice comptable N mais sans émission de facture de la part du fournisseur. 

Dans ce cas, il convient de vérifier si :

• un bien a été reçu avant la clôture de l’exercice comptable dont la facture d’achat n’est pas encore disponible lors de l’arrêté des comptes ;
• une prestation de services a été accomplie avant la clôture de l’exercice comptable sans réception de la facture d’achat à la date d’arrêté des comptes ;
• des bons de commande, des bons de livraison ou autres documents dont la prestation a déjà été effectuée ou les biens déjà livrés mais sans pièces justificatives.

Dans ces trois cas de figure, des FNP sont constatées.

Méthode des charges à payer et des produits à recevoir (CAP/PR)

Les charges à payer ou CAP, et les produits à recevoir ou PR sont des charges ou produits enregistrés au cours de l’exercice suivant, mais sont relatives à l’exercice qui se termine.

Concrètement, l’entreprise reçoit des marchandises connues au moment de la clôture des comptes sans faire l’objet d’une facturation ; ou elle réalise une prestation mais sans établir une facture en fin d’exercice. Les factures ne sont reçues qu’en N+1.

Ainsi, dans le but de respecter le principe de l’indépendance des exercices, l’identification des CAP et des PR se fait comme suit :

• d’une part la réalisation des opérations d’inventaire ;
• et d’autre part la constatation des produits dans les stocks, et les charges au moment où elles se réalisent.

L’Importance du cut-off pour les états financiers

La réalisation du cut off favorise l'exactitude et la fiabilité des états financiers, puisque les charges et produits sont rattachés à l'exercice comptable correspondant.

Impact sur le bilan et le compte de résultat

• D'une part, le cut off reflète une image précise de la situation financière de l'entreprise à un instant donné. 
• Et d'autre part, il permet de s'assurer que toutes les transactions sont enregistrées avec exactitude dans les livres.

Les risques d’un mauvais cut-off

• des erreurs dans les résultats ;
• un mauvais calcul des écritures de régulation.

Bonnes pratiques pour réussir son cut-off en comptabilité

Un cut off sans faille ne peut être réalisé sans mettre en place de procédures internes et des vérifications et contrôles.

Mise en place de procédures internes

La réussite d'un cut off repose sur la mise en place de procédures internes mentionnant :

• d'abord l'usage des libellés d'opérations explicites pour chaque écriture comptable, où figurent les dates exactes de l’achat ou de la vente ;
• ensuite le classement et la numérotation de façon chronologique de toutes les pièces comptables de l'entreprise ;
• et enfin la tenue d'une pochette, dédiée uniquement aux futurs travaux de clôture.

Vérifications et contrôles à mettre en place

La réussite d'un cut off en comptabilité passe aussi par des étapes de vérifications et contrôles des charges et produits de l'entreprise.

Cette démarche consiste à faire des contrôles périodiques de toutes les factures de vente et d'achat pour les faire correspondre au bon exercice comptable.

Elle touche principalement la vérification de :

• la date de comptabilisation ;
• la date de réalisation de la prestation ou de livraison des biens ;
• la date de la prestation.

FAQ : questions fréquentes sur le cut-off en comptabilité