Qu'est ce que la déclaration annuelle des données sociales ?

Définition : Qu'est-ce qu'une déclaration annuelle des données sociales (DADS) ?

La DADS ou Déclaration Annuelle des Données Sociales est une obligation déclarative effectuée par l’employeur. Son objectif principal est de transmettre aux administrations sociales et fiscales des informations sur les salariés et les rémunérations versées au cours de l’année précédente.

À quoi sert la DADS ?

La DADS joue un rôle essentiel dans la gestion des obligations sociales et fiscales des entreprises. Elle permet notamment :

• Le pré-remplissage de la déclaration de revenus des salariés : les informations fournies permettent à l'administration fiscale de pré-remplir les déclarations de revenus, facilitant ainsi les démarches pour les employés.
• Le calcul des cotisations sociales : les entreprises utilisent les données de la DADS pour déterminer les bases au calcul des cotisations patronales et salariales.
• L'établissement des listes électorales prud'homales : les informations recueillies servent à rédiger les listes électorales pour les élections des membres du conseil des prud’hommes (notamment grâce aux codes PCS des salariés).
• La transmission d'informations aux organismes sociaux : la DADS centralise les données destinées à divers organismes (Carsat, Direction Générale des Impôts, France Travail, Urssaf), évitant ainsi la multiplication des enquêtes statistiques.
• Le contrôle et vérification des données salariales : la DADS permet aux organismes sociaux de contrôler les masses salariales déclarées et de déterminer les droits des salariés en matière de retraite et d’assurance maladie.

La déclaration annuelle des salaires en détail

La déclaration annuelle des données sociales contient plusieurs éléments clés concernant l’entreprise et ses salariés :

• les effectifs employés sur l’année de référence ;
• les salaires bruts perçus par chaque salarié ;
• la liste complète des salariés avec leur nom, poste occupé et et le montant de leur rémunération ;
• le nombre de départs en retraite sur l’année concernée ;
• les salariés en préretraite et ceux ayant signé une rupture conventionnelle après 55 ans.

Ces informations sont essentielles pour assurer une gestion transparente et conforme aux obligations légales.

Différences entre la DADS et la DSN

Que veut dire DSN ?

La DSN ou Déclaration Sociale Nominative est une procédure mensuelle entièrement dématérialisée. Elle a été créée pour remplacer progressivement la DADS et d’autres déclarations sociales en simplifiant leur gestion. Bien que ces deux déclarations aient des objectifs similaires, elles présentent plusieurs différences majeures.

• Fréquence de déclaration

La principale différence entre la DADS et la DSN réside dans leur périodicité et leur mode de transmission. Contrairement à la DADS, qui repose sur une déclaration annuelle, la DSN permet une transmission continue et automatisée des données via les logiciels de paie, simplifiant ainsi les démarches administratives.

• Intégration du paiement des cotisations sociales

Un autre point distinctif est l’intégration du paiement des cotisations sociales. Contrairement à la DADS, qui se limite à la transmission des informations, la DSN permet également de calculer et payer directement les cotisations sociales auprès des organismes concernés (France Travail,  Urssaf, Agirc-Arrco, organismes de mutuelle et prévoyance). Cette démarche simplifie la gestion administrative et réduit le risque d’erreurs.

Pourquoi cette déclaration légale est-elle toujours utilisée malgré la DSN ?

Bien que la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ait été instaurée pour simplifier les démarches administratives en centralisant les déclarations sociales mensuelles, la DADS reste en vigueur pour certaines catégories spécifiques de salariés et d'employeurs. Cette coexistence permet de couvrir des situations particulières non encore intégrées dans le périmètre de la DSN.

Qui est encore concerné par cette déclaration après 2023, dernière année de la Déclaration de Données Sociales Unifiée ?

Bien que 2023 ait marqué la dernière année officielle de la Déclaration de Données Sociales Unifiée (DADS-U), certaines catégories de salariés ne sont pas encore totalement intégrées au dispositif de la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Par conséquent, certains employeurs doivent toujours remplir la DADS en 2025. Il s'agit notamment de ceux qui emploient :

• les pigistes ;
• les intermittents du spectacle ;
• les salariés expatriés ;
• les marins pêcheurs ;
• les dockers ;
• les fonctionnaires en détachement auprès d'un établissement privé ;
• les salariés qui travaillent à Monaco, à Mayotte et dans les collectivités d’outre-mer.
• Entreprises cotisant à des régimes hors champ de la DSN, comme certaines caisses de retraite spécifiques (ex. CRPN pour les navigants de l’aviation, CNIEG pour les industries électriques et gazières).
• Entreprises affiliées à la Caisse de Retraite et de Prévoyance des Clercs et Employés de Notaire (CRPCEN).

Cas exceptionnels liés à des anomalies de transmission en DSN

• Si une entreprise n’a pas pu transmettre correctement ses données via la DSN, elle peut être contrainte de déposer une DADS corrective.

Quelles sont les obligations et risques pour les employeurs concernés ?

Les employeurs tenus de réaliser la DADS doivent s'assurer du respect des échéances et de l'exactitude des informations fournies. Une déclaration conforme permet d'éviter des sanctions potentielles et garantit la protection des droits sociaux de leurs salariés.

Qui n’est plus concerné par la DADS ?

✔ Toutes les entreprises du secteur privé déclarant en DSN.Les employeurs du régime général et agricole (car la DSN intègre toutes les informations nécessaires).Les entreprises ayant totalement migré vers la DSN sans anomalie déclarative.

Procédure pour effectuer la DADS

Voici les principales étapes pour réaliser une déclaration annuelle des données sociales dans les délais et selon les procédures en vigueur.

Faire une demande en ligne sur Net-entreprise

La DADS peut être réalisée via deux plateformes officielles :

1. Net-Entreprises.fr (via le portail de la Sécurité sociale).
2. Télédéclaration sur le site de votre caisse de retraite complémentaire (ex. Agirc-Arrco pour les entreprises affiliées).

Si vous utilisez un logiciel de paie :

compatible avec la norme DADS-U (transmission par fichier XML).

La DADS peut être effectuée en ligne via la plateforme officielle Net-Entreprises, qui centralise les déclarations sociales et fiscales des entreprises. Pour ce faire, l’employeur doit suivre ces étapes :

1. Se connecter à Net-Entreprises : un compte sur la plateforme est requis pour accéder au service DADSNET.
2. Saisir les informations requises : renseigner les données obligatoires concernant l’entreprise et les salariés.
3. Vérifier et valider la déclaration : une relecture est recommandée pour éviter toute erreur.
4. Transmettre la DADS : une fois validée, elle est envoyée aux organismes sociaux compétents.

NB : Les employeurs utilisant DADSNET doivent également effectuer des déclarations séparées auprès des organismes complémentaires (mutuelles, Agirc-Arrco, institutions de prévoyance), car ces données ne sont pas transmises automatiquement.

Alternative : Déclaration via un logiciel de paie

Si l’entreprise dispose d’un logiciel de paie conforme à la norme 4DS, elle peut transmettre directement la DADS grâce à un échange de données informatisées(EDI), ce qui évite de passer par Net-Entreprises et facilite l’automatisation.

Obtenir une copie du formulaire à l'URSSAF

Pour les employeurs qui ne peuvent pas effectuer la déclaration en ligne ou qui souhaitent obtenir une copie de leur DADS, plusieurs solutions existent :

• en agence : en se rendant à l’URSSAF dont dépend l’entreprise ;
• par courrier : en adressant une demande écrite à l’URSSAF concernée ;
• par téléphone : en contactant l’URSSAF au 3957 pour obtenir des informations sur la procédure.

NB : L’URSSAF ne délivre pas directement de formulaire papier pour la DADS, car cette déclaration se fait majoritairement par voie dématérialisée. Toutefois, elle peut fournir des renseignements sur les démarches à suivre en fonction de la situation de l’employeur.

Délais et échéances à respecter

Pour éviter toute sanction, les employeurs doivent respecter les échéances réglementaires :

• La DADS doit être envoyée avant le 31 janvier de l’année N+1, pour déclarer les données de l’année N.
• La DSN, obligatoire pour la plupart des entreprises, doit être transmise chaque mois :
• Avant le 5 du mois pour les entreprises de 50 salariés et plus.
• Avant le 15 du mois pour les entreprises de moins de 50 salariés.

Conséquences en cas d'absence de déclaration

Sanctions financières et pénalités

Le non-respect des obligations déclaratives, telles que la non-transmission ou le retard dans la soumission de la déclaration annuelle des données sociales, expose l'employeur à des sanctions financières. En cas de retard, d’omission, ou d’inexactitude dans la déclaration, l’entreprise risque une pénalité égale à 58 euros par salarié (1,5 % du plafond mensuel de sécurité sociale en vigueur), dans la limite de 750 euros par déclaration. En cas de retard supérieur à un mois, une pénalité identique est appliquée pour chaque mois ou fraction de mois de retard.

Impact sur les droits des salariés

L’absence de DADS peut affecter les salariés de plusieurs manières :

• retards dans le calcul des droits à la retraite ;
• difficultés pour l’accès à l’assurance maladie ou chômage ;
• problèmes pour le pré-remplissage de la déclaration d’impôt.

Solutions et recours possibles

En cas d’erreur ou d’oubli, l’employeur peut envoyer une DADS rectificative, dans la limite de trois corrections "annule et remplace" pour la même déclaration.

FAQ de la déclaration annuelle de données sociales