Dématérialisation des factures : les obligations à venir

Définition : c'est quoi une facture dématérialisée ?

Au niveau de la loi, la facture électronique est un document dont le cycle de vie est entièrement dématérialisé, de son émission jusqu'à sa réception. En revanche, une facture dématérialisée est à l'origine une facture papier que l’on numérise. 

Comment faire pour dématérialiser une facture ?

Le fait de dématérialiser un document revient à générer un fichier de données sur la base du papier en le numérisant. Ce processus signifie donc à rendre immatérielle la facture, même si l’original papier demeure.

L'objectif de la dématérialisation d'une facture consiste à traiter une partie de son cycle de vie de manière électronique. Ainsi, vous pouvez extraire automatiquement les données des factures pour :

• réaliser la saisie comptable (par la reconnaissance des caractères) ;
• faciliter le rapprochement bancaire ;
• améliorer la traçabilité de vos factures, en prévision d'un contrôle de l'administration fiscale (DGFIP).

L'original fiscal de la facture dématérialisée simple est une facture papier

Attention ! Une grande différence existe entre une facture électronique et une facture dématérialisée. L’original fiscal d'une facture dématérialisée correspond à un document papier que vous numérisez ensuite. Autrement dit, c'est la facture papier qui a valeur de preuve auprès de la DGFIP. Vous avez donc l'obligation de conserver l'original papier de la facture pour l'administration fiscale pendant 6 ans minimum, en prévision d'un éventuel contrôle.

Qu'est-ce qu'une e-facture ou facture électronique (e-invoicing) ?

La facture électronique (ou e-invoicing), quant à elle, possède un original fiscal sous forme d'un document électronique. Son cycle de vie est intégralement dématérialisé, de sa création à son archivage. Ainsi, la facture électronique exclut tout usage du papier dans le processus. 

Pour rappel, les obligations liées à la facture électronique entrent peu à peu en vigueur depuis 2020 (secteur public), et surtout en 2026 et 2027 pour les flux de factures entre entreprises privées. Cette facture électronique doit comporter les mêmes mentions obligatoires que la facture classique au format papier.

À noter que les termes "dématérialisation fiscale des factures", "e-invoicing" et "facture électronique" désignent bien la même chose. La dématérialisation fiscale des factures correspond à une expression surtout utilisée avant 2013. Depuis, c’est le terme de facturation électronique qui la remplace en général.

Quelles sont les réglementations liées à la dématérialisation des factures en entreprise ?

En réalité, il n'existe pas d'obligation de dématérialisation des factures papier. Les factures dématérialisées sont soumises à des obligations identiques aux factures papier. Toutefois, les relations commerciales peuvent inciter, voire obliger contractuellement à de la dématérialisation. Enfin, la réforme de la facturation électronique en France va conduire progressivement à de la dématérialisation fiscale obligatoire.

L’obligation contractuelle de dématérialisation des factures

Depuis des décennies, certaines grandes entreprises ou secteurs d’activité ont exigé de leurs fournisseurs ou clients un mode de gestion électronique des flux. La loi aussi autorise depuis de nombreuses années à remplacer le papier par un fichier dématérialisé, en tant que copie fiable.

Les accords commerciaux dans les entreprises : la dématérialisation volontaire et l’EDI

Les échanges de données informatisées (EDI) consistent à transmettre des documents commerciaux (commandes et factures) de façon dématérialisée entre les systèmes informatiques du fournisseur et du client. Ces fichiers respectent des normes internationales comme EDIFACT, UBL ou XML afin de structurer les données pour un traitement automatique. Ce mode d’échange d’informations s’est développé notamment dans les grandes entreprises, sur la base du volontariat, ou de façon contractuelle. 

Que dit la loi avant la réforme de la facturation électronique ?

Le décret du 5 décembre 2016 (Art. 1379) intègre la possibilité de remplacer l'original papier d'une facture dématérialisée par une "copie fiable" ayant une valeur probante pour les administrations. Celle-ci doit respecter certains critères pour être en conformité avec la réglementation :

• La copie fiable constitue une reproduction à l'identique de la facture originale.
• La copie doit être archivée électroniquement et documentée. Elle doit également faire l'objet de contrôles internes réguliers pour garantir la lisibilité et l'accessibilité de la facture.
• S'il s'agit d'un archivage d'une facture au format PDF, le fichier doit comporter une signature électronique valable pour assurer son intégrité.

L’obligation de dématérialisation fiscale des factures : la facture électronique

L’obligation concerne exclusivement les factures électroniques.

La facture électronique obligatoire en France

 La mise en place de la facture électronique comporte deux phases en France :

• les flux de factures à destination du secteur public (B2G ou Business To Government) ;
• les échanges de factures entre entreprises privées établies en France et assujetties à la TVA (B2B ou Business To Business). 

La date de l’obligation en matière d’émission de factures dépend de la taille de votre entreprise. Ainsi les premières concernées par l'obligation seront les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) en septembre 2026.

Vous trouverez davantage d’informations dans la dernière partie de l’article. Dougs vous accompagne déjà dans ce processus. 

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Puis-je exiger une facture papier pour ma gestion comptable ?

Tant que la facture électronique n’est pas obligatoire pour votre fournisseur, vous êtes en droit de refuser ce format et de réclamer du papier. C’est par exemple le cas pour les fournisseurs d'énergie ou de téléphonie. Ces grandes entreprises seront les premières à devoir émettre leurs factures au format électronique en septembre 2026. Pour le moment, elles ne peuvent pas vous l’imposer toutefois.

Les avantages de la dématérialisation des factures clients et fournisseurs

Le fait de dématérialiser les factures comporte de nombreux avantages. Mais, la facture électronique PDF comme vous la connaissez actuellement, va évoluer et apporter de nouveaux atouts dans les prochaines années.

Quels sont les atouts de la dématérialisation fiscale des factures pour l’administration française ?

Pour le gouvernement, la dématérialisation des factures et la facturation électronique ont pour but principal d'aider à la détection et à la lutte contre les fraudes fiscales, notamment celles à la TVA. D’ailleurs, la réforme de la facture électronique aboutira à terme au pré-remplissage de la déclaration de TVA par la DGFIP. Toutefois, les gouvernements, en France comme dans de nombreux pays, mettent aussi en avant une gestion plus fluide des transactions commerciales, et donc une accélération des paiements.

Pourquoi passer aux factures électroniques dans les entreprises ?

Du côté de votre entreprise, commencer à dématérialiser vos factures présente plusieurs avantages. C’est une manière de se préparer à l’étape suivante, la facturation électronique obligatoire. Cette réforme permet de :

• simplifier et fluidifier les échanges d'informations externes et internes ;
• réduire la gestion papier et la charge administrative ;
• abaisser les coûts (archivage, traitement, affranchissement, etc.) ;
• sécuriser le stockage de vos factures ;
• faciliter les intégrations de factures dans votre logiciel de comptabilité et ERP ;
• diminuer les litiges fournisseurs ;
• accélérer le paiement des factures.

Dématérialisation des factures B2G : est-ce que le portail public Chorus Pro est obligatoire ?

Parmi les cas de dématérialisation fiscale obligatoire des factures, distinguons le secteur B2G du secteur B2B. Des règles spécifiques à chaque type de factures existent.

Qu’est-ce que les flux de factures B2G ?

Le terme B2G ou BToG signifie Business To Government. Il correspond au modèle d’affaires entre les entreprises privées et le secteur public. Ce sont des ventes de biens ou de services dans le cadre de marchés publics, contractés avec une entité publique, l’État, les administrations, les collectivités territoriales, etc.

Les obligations de dématérialisation des factures B2G

Depuis janvier 2020, toutes les entreprises françaises qui contractent avec le secteur public ont l’obligation d’établir des factures électroniques pour se faire payer. C’est le premier volet de la dématérialisation obligatoire française. La loi impose aux entreprises de déposer ces factures dématérialisées sur un portail appelé Chorus Pro.

Fonctionnement de Chorus Pro : les évolutions annoncées fin 2024 

Chorus Pro est le portail conçu spécialement pour les flux de factures électroniques du secteur B2G. Il se distingue du fonctionnement prévu pour les opérations entre entreprises privées (B2B). L’administration a spécifié fin 2024 que Chorus Pro se maintiendra dans les prochaines années, avec de nouvelles possibilités pour transmettre les fichiers électroniques.

Vous n'êtes cependant pas obligé de passer directement par la plateforme Chorus Pro pour déposer vos factures ni de les saisir à la main. En effet, plusieurs solutions existent :

• Vous déléguez entièrement cette tâche à votre expert-comptable qui met en place les automatismes avec Chorus Pro.
• Vous faites appel à un opérateur de dématérialisation qui se connecte à Chorus Pro par API (connecteur spécialement conçu pour automatiser l’intégration).
• Vous vous raccordez en mode EDI (échange de données informatisées) à Chorus Pro.
• Vous confiez vos flux de factures à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). En effet, cette structure est désormais habilitée pour le transfert des données vers Chorus Pro.

Dématérialisation fiscale des factures B2B : quelle est l’obligation et quand intervient-elle ?

La réforme de la facturation électronique comporte une seconde étape, après le secteur B2G, celle qui traite des flux B2B (Business To Business). Ce sont donc les opérations entre les entreprises privées.

Quelle réglementation s’applique pour la facture électronique et quelles sont les dates de mise en œuvre ?

Ce second palier de la réforme française a fait l’objet de plusieurs reports depuis 2023. Déjà différé de 2023 à 2024, le calendrier modifié une seconde fois en juillet 2024 comprend deux dates désormais.

Voici les informations à retenir :

• 1er septembre 2026 : émission de factures électroniques obligatoire pour les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire, assujetties à la TVA et situées en France.
• 1er septembre 2027 : émission de factures électroniques obligatoire pour tous les autres professionnels assujettis à la TVA et établis en France.

Du fait de ce calendrier, notez aussi que toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent avoir la capacité de recevoir les factures électroniques de leurs fournisseurs au 1er septembre 2026.

Qui n’est pas concerné par le processus de facturation électronique ?

L’obligation d’adopter le format électronique pour ses factures (e-invoicing) vise seulement les ventes à des assujettis à la TVA situés en France, par des assujettis à la TVA également établis en France.

Aussi, sont exclus de l’obligation d’e-invoicing :

• Les professionnels non assujettis à la TVA : les organismes de formation, le secteur des assurances, le médical, etc., sont hors champ d’application.
• Les ventes à des clients non assujettis à la TVA française. Toutefois, ces opérations entrent dans le cadre de la réforme, avec un second volet appelé e-reporting, et non plus e-invoicing. Ce processus est expliqué dans la suite de l’article.

Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation des factures ?

La réforme de la facture électronique en B2B exige que les entreprises passent par un organisme tiers pour :

• transmettre les factures aux clients ;
• transmettre les factures à la DGFIP ;
• recevoir les factures en provenance des fournisseurs.

Cet organisme porte le nom de plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). C’est un prestataire qui dispose d’une immatriculation accordée par l'administration fiscale. Il doit par conséquent respecter un cahier des charges précis et montrer sa capacité à être interopérable avec les autres PDP françaises. 

La PDP sera la seule à communiquer avec le PPF (portail public de facturation), l’organisme qui fait le lien avec la DGFIP. Ces plateformes sont donc la seule solution pour la transmission des factures et des documents appelés e-reporting. C’est aussi à cet endroit que la PDP accèdera à l’annuaire des entreprises afin de savoir comment réaliser le routage des factures vers les fournisseurs, cela pour chaque client. Cet annuaire contiendra l’information de la PDP retenue par chaque entreprise.

Les plateformes de dématérialisation partenaires pourront au-delà du socle obligatoire de services, proposer d'autres prestations optionnelles à leurs clients, pour la gestion administrative, le recouvrement, etc.

Dougs a obtenu fin 2024 son agrément en tant que PDP. Vous disposez donc ainsi d’une solution parfaitement conforme aux normes afin de gérer la facturation électronique.

Qu’est-ce que le e-reporting ?

À côté du volet e-invoicing, la réforme comporte un volet appelé e-reporting. C’est l’obligation pour les entreprises privées assujetties à la TVA et établies en France de communiquer à l’administration fiscale les autres transactions de vente. Ce rapport de données suit le même calendrier que l’e-invoicing. Il contient donc toutes les opérations de vente :

• à des Français non assujettis à la TVA (particuliers et entreprises) ;
• intracommunautaires ;
• à l’exportation.

Ce document doit également transiter obligatoirement par une plateforme de dématérialisation partenaire. Ainsi, en tant que PDP, Dougs sera en capacité de traiter vos e-reportings, notamment pour les flux avec les particuliers, sur la base des tickets de caisse par exemple.

Vous comprenez qu’en additionnant les transactions e-reporting et les transactions e-invoicing, le gouvernement disposera de toutes les informations sur votre chiffre d’affaires. C’est la seule manière pour parvenir à pré-remplir la déclaration de TVA.

Vous y voyez plus clair concernant la dématérialisation des factures. Vous faites la distinction entre dématérialisation des factures et dématérialisation fiscale, soit la facture électronique. Pour mettre en marche la transition digitale dans votre entreprise, commencez par dématérialiser les flux de facture. Dougs propose un logiciel de facturation gratuit compatible Factur-X ! Découvrez l'ensemble de ses fonctionnalités