Dématérialisation des factures : les obligations à venir

Définition : c'est quoi une facture dématérialisée ?

Au niveau de la loi, la facture électronique est un document dont le cycle de vie est entièrement dématérialisé, de son émission jusqu'à sa réception, tandis qu'une facture dématérialisée est à l'origine une facture papier qui a ensuite été numérisée. 

L'objectif de la dématérialisation d'une facture est de pouvoir traiter une partie de son cycle de vie de manière électronique. Ça permet par exemple, d'extraire automatiquement les données des factures pour faire de la saisie comptable, de faciliter le rapprochement bancaire ou encore d’améliorer la traçabilité de vos factures en prévision d'un contrôle de l'administration fiscale.

L'original fiscal de la facture dématérialisée simple est une facture papier

Attention, la grande différence entre une facture électronique et une facture dématérialisée est que l'original fiscal d'une facture dématérialisée est un document papier qui a ensuite été numérisé. Autrement dit, c'est la facture papier qui a valeur de preuve auprès de l'administration fiscale. Vous avez donc l'obligation de conserver l'original papier de la facture pour l'administration fiscale pendant 6 ans minimum en prévision d'un éventuel contrôle de l'administration.

Qu'est-ce qu'une e facture ou facture électronique (e invoicing) ?

La facture électronique (ou e invoicing), quant à elle, possède un original fiscal sous forme d'un document électronique et son cycle de vie est intégralement dématérialisé, à aucun moment la facture électronique n'est sous format papier. Pour rappel, il y a des obligations liées à la facture électronique qui vont entrer progressivement en vigueur à partir de 2024 et celle-ci doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu'une facture classique.

À noter que les termes "dématérialisation fiscale des factures", "e-invoicing" et "facturation électronique" ou "facture électronique" désignent bien la même chose. La dématérialisation fiscale des factures est une expression surtout utilisée avant 2013 et qui a depuis été remplacée par la facturation électronique.

Quelles sont les obligations et réglementations liées à la dématérialisation des factures en entreprise ?

En réalité, il n'existe pas d'obligation de dématérialisation des factures papiers. Les factures dématérialisées sont soumises à des obligations identiques aux factures papiers.

L'obligation concerne exclusivement les factures électroniques. Celles-ci vont progressivement devenir obligatoires pour les échanges entres entreprises privées assujetties à la TVA (B2B). Ça va principalement dépendre de la taille de votre entreprise. Ainsi les premières concernées par l'obligation, initialement prévue pour 2023 et reportée à 2024, seront les grandes entreprises.

Toutefois, le décret du 5 décembre 2016 (Art. 1379) intègre la possibilité de remplacer l'original papier d'une facture dématérialisée par une "copie fiable" ayant une valeur probante pour les administrations. Celle-ci doit respecter certains critères pour être en conformité avec la réglementation :

• La "copie fiable" doit être une reproduction à l'identique de la facture originale ;
• La copie doit être archivée électroniquement et documentée. Elle doit également faire l'objet de contrôles internes réguliers pour garantir la lisibilité et l'accessibilité de la facture ;
• S'il s'agit d'un archivage d'une facture au format PDF, le fichier doit comporter une signature électronique valable pour garantir son intégrité.

Les avantages de la dématérialisation des factures clients et fournisseurs

Pour le gouvernement, la dématérialisation des factures et la facturation électronique ont pour but principal d'aider à la détection et à la lutte des fraudes fiscale, notamment celles à la TVA.

Du côté de votre entreprise, commencer à dématérialiser vos factures présente plusieurs avantages :

• Simplifier et fluidifier les échanges d'informations externes et internes ;
• Moins de gestion papier et donc de charge administrative ;
• Réduire les coûts (archivage, traitement, etc.) ;
• Sécuriser le stockage de vos factures ;
• Faciliter les intégrations des factures dans votre ERP.

Toutefois, la dématérialisation de vos factures clients et fournisseurs n'est pas une solution viable sur le long terme puisque la réglementation européenne sur la facturation électronique tend progressivement à aller sur une obligation globale de passer à la facture électronique pour les échanges entre entreprises (B2B).

Dématérialisation des factures B2G : est-ce que le portail public Chorus pro est obligatoire ?

Pour rappel, depuis janvier 2020, si vous faites des factures à destination des administrations publiques françaises vous devez obligatoirement les transmettre via le portail public de facturation Chorus Pro.

Vous n'êtes cependant pas obligé de passer directement par la plateforme Chorus Pro pour transmettre vos factures, plusieurs solutions sont possibles :

• Soit vous déléguer entièrement cette tâche à votre expert-comptable ;
• Soit vous faites appel à un opérateur de dématérialisation (OD) ;
• Soit vous passez par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).

Vous devez désormais y voir plus clair concernant la dématérialisation des factures et les obligations qui y sont liées. Vous souhaitez commencez à émettre des factures 100% conformes et utiliser un logiciel de facturation compatible avec le standard factur X ?