Le dépôt des comptes annuels : tout ce qu'il faut savoir

À quoi sert le dépôt des comptes annuels ?

Il s’agit d’une formalité que toute entreprise doit effectuer tous les ans et qui permet la transparence des affaires. Elle va permettre notamment de connaître dans le détail les comptes de la société en ayant une vision nette sur l’actif, le passif, les capitaux propres et le compte de résultat.

Mais quelles sont les sociétés concernées par ce dépôt ? Comment l’effectuer ? Quelles sont les pièces demandées et quel est le coût de cette procédure ? Et surtout comment protéger ses comptes de la vue de tous ?

Qu’est-ce que les comptes sociaux annuels ?

Les comptes annuels constituent un document comptable qui rassemble en son sein : le bilan, le compte de résultat et les annexes.

Ces comptes sont établis à la clôture de l’exercice comptable par votre cabinet comptable pour toutes les sociétés par actions (SA, SAS, SASU, SCA), mais aussi pour toutes les sociétés à responsabilité limitée (SARL, EURL), ou encore pour les SNC, SELAS, SELURL, SELASU, SCI ou même les coopératives agricoles.

Vous l’aurez compris : l’établissement des comptes annuels concerne toutes les sociétés !

Bon à savoir : il est inutile de joindre au greffe le détail de vos comptes. Ainsi, vous n’avez pas à transmettre votre liasse fiscale pour la formalité du dépôt des comptes annuels.

Quelles sont les sociétés concernées par le dépôt des comptes annuels ?

Les sociétés qui ont l’obligation de déposer leurs comptes annuels sont nombreuses, il s’agit des sociétés :

• par actions : SA, SAS, SCA ;
• à responsabilité limitée : SARL, EURL ;
• commerciales dont le siège se situe à l’étranger et qui ont un ou plusieurs établissements ouverts en France ;
• de personnes sous certaines conditions : SNC, SCS ;
• d’exercice libéral : SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS ;
• de participations financières de professions libérales : SPFPL ;
• coopératives et unions sous certaines conditions.

Les entrepreneurs individuels doivent-ils déposer leurs comptes ?

La loi N°2010-658 du 15 juin 2010 prévoit le dépôt des documents comptables en annexe au registre tenus par le greffe du tribunal de commerce.

Qu’en est-il du dépôt des comptes annuels pour les sociétés civiles ?

Compte tenu de l’absence de responsabilité limitée pour les associés de sociétés civiles, comme la SCI par exemple, celles-ci n’ont pas l’obligation de déposer les comptes annuels.

Quel est le délai pour déposer vos comptes annuels ?

Lorsque vous clôturez votre exercice comptable, vous avez l’obligation de tenir une assemblée générale avec l’ensemble de vos associés. Ou seul, si vous êtes associé unique au sein de votre structure. Ainsi, cette assemblée générale doit se réaliser dans les six mois suivant la date de clôture dans la plupart des cas.

Par exemple, si vous avez une date de clôture de votre exercice au 31 décembre 2024, vous aurez jusqu’au 30 juin 2025 au plus tard pour effectuer cette assemblée.

Par ailleurs, lorsque l’assemblée a été établie, vous disposez d’un délai d’un mois pour déposer ces documents auprès du greffe territorialement compétent ou d’un délai de deux mois lorsque vous procédez à un dépôt par voie dématérialisée.

Ainsi, si vous clôturez votre exercice comptable au 31 décembre 2024, que vous avez ensuite organisé votre assemblée générale au 31 mars 2025, vous avez jusqu’au 30 avril 2025 pour envoyer les documents par courrier au greffe ou jusqu’au 31 mai 2025 pour les déposer en ligne. En pratique, l’administration n’effectue des relances qu’en l’absence de dépôt réalisé dans le délai maximum. Par exemple, si vous clôturez au 31 décembre 2024, vous avez jusqu’au 30 juin 2025 pour réaliser votre assemblée et jusqu’au 31 août 2025 pour réaliser le dépôt, en conséquence, l’administration vous relance à partir de septembre.

Quels sont les documents comptables à joindre avec le dépôt des comptes annuels ?

Il existe plusieurs documents nécessaires pour accomplir la formalité du dépôt de comptes annuel et de l'approbation des comptes. Les voici :

• les comptes précédemment exposés : le bilan (actif, passif), le compte de résultat ;
• le procès-verbal (ou un extrait du procès-verbal) de l’assemblée d’approbation des comptes contenant la proposition d’affectation du résultat réalisé au cours de l’exercice comptable ;
• les annexes. À noter que les micro entreprises et les sociétés dont l’activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières ne sont pas tenues d’établir ces annexes ;
• la déclaration de confidentialité : celle-ci n’est pas obligatoire mais nous verrons ci-dessous en quoi elle peut vous être utile

Comment certifier conforme le dépôt des comptes annuels ?

Lors de l’envoi des documents, il faudra certifier vos documents et en particulier les comptes annuels. Pour ce faire, il vous suffit d’inscrire la mention “certifié conforme à l’original”. Puis d’apposer votre signature en tant que représentant légal de votre société.

N’oubliez pas la déclaration de confidentialité

Certaines entreprises ne souhaitent pas que le tribunal de commerce rende publics leurs comptes et résultats. Pour rendre vos comptes confidentiels, n’oubliez pas de rédiger une déclaration de confidentialité que vous ajouterez lors de votre envoi.

La déclaration de confidentialité n’est malheureusement pas accessible à tous.

En effet, seules les sociétés répondant aux seuils des micro entreprises et les petites entreprises peuvent décider de rendre leurs comptes confidentiels.

Ainsi, les entreprises répondant à ces exigences peuvent déposer une déclaration de confidentialité des comptes annuels établie conformément à un modèle défini par arrêté.

Où déposer vos comptes annuels ?

Est-il obligatoire de les déposer au greffe du tribunal de commerce ou faut-il le faire en ligne sur le guichet unique ?

Les comptes annuels et tous les documents relatifs à cette formalité peuvent être déposés au format papier auprès du greffe du tribunal de commerce du lieu de l’exercice de votre activité ou plus précisément du ressort de votre siège social. Toutefois, depuis la mise en place du guichet unique de l'INPI en 2023, vous devez les déposer en ligne directement sur cette plateforme.

Comment déposer les comptes annuels sur le guichet en ligne de l'INPI ?

Le dépôt des comptes annuels sur le Guichet unique implique plusieurs étapes clés. Vous devez d’abord spécifier si le dépôt concerne une entreprise ou un groupe, et indiquer s’il s’agit d’une première soumission ou d’une correction. La liste des documents requis varie selon la forme juridique de votre entreprise, certaines n’étant pas tenues de fournir d’annexes.

Pour assurer une démarche fluide et 100% conforme, il est fortement recommandé de préparer le dépôt en amont et de vous faire accompagner par des professionnels du juridique, comme ceux de Dougs.

En passant par le guichet unique, vous pourrez ainsi vous laisser guider pour accomplir votre dépôt. Lorsque la formalité est reçue et validée, vous recevrez un certificat de dépôt par voie électronique avec la facture correspondante.

Combien coûte le dépôt des comptes annuels pour votre entreprise ?

En 2025, comptez environ 45€ pour déposer vos comptes annuels en ligne sur le guichet unique.

Quelles sont les sanctions en cas de retard de dépôt ou de défaut de dépôt ?

Vous l’aurez compris, le dépôt des comptes annuels est une obligation juridique dans certains cas. Cela sous-entend que le non-respect de cette obligation entraîne des sanctions.

Dans un premier temps, vous recevrez naturellement plusieurs relances de la part du greffe. Cela vous permettra de régulariser la formalité dans le cas d’un oubli.

Les amendes et sanction pour non-dépôt de vos comptes annuels

Les sanctions pénales

L’État punit le non-dépôt des comptes annuels d’une amende de 1 500 euros. Cette amende monte à 3 000 euros en cas de récidive.

Le délai de prescription pour poursuivre le dirigeant et/ou la société devant le juge est d’un an à compter de la date à laquelle les comptes auraient dû être déposés au plus tard.

Les sanctions civiles

À la demande de tout intéressé, mais aussi du ministère ou encore de sa propre initiative, le président du tribunal de commerce peut par ordonnance enjoindre sous astreinte (avec ordre de payer au Trésor public une somme d’argent par jour de retard) au dirigeant de procéder dans le mois qui suit l’ordonnance au dépôt des comptes.

Pour des raisons de transparence financière, mais aussi pour la bonne tenue de la gestion de votre société, nous vous conseillons de vous réunir pour approuver vos comptes et de les déposer auprès du greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez.

Même si la situation financière de votre entreprise est compromise, ne vous risquez pas à ne pas déposer les comptes. Vous disposez toujours de l’option de confidentialité afin de ne pas alerter trop tôt vos partenaires externes.

Le non-dépôt des comptes pourrait permettre à tout intéressé d’engager sa responsabilité personnelle et professionnelle ; (pour faute de gestion) et vous contraindre au versement de dommages et intérêts.