Organisateur d’événements, quel parcours ? Explications en détails

Vous voulez faire partie de l’événementiel, une des premières industries mondiales? Si vous avez un bon relationnel, le souci du détail, êtes bon gestionnaire autant budgétaire que créatif, vous pouvez envisager une carrière d’ organisateur d’évènements. Voici quelques explications et conseils pour réussir dans ce milieu en plein essor.

 1. Education et expérience

Obtenez un diplôme.

N’importe quel diplôme dans le tourisme ou l’hôtellerie peut vous faire accéder à une carrière d’ organisateur d’évènements. Il existe même des filières spécialisées dans la planification événementielle.

• Des diplômes dans la communication ou les relations publiques peuvent également faire l’affaire, la communication étant l’atout principal de la profession.
• Il existe des formations pouvant aller de 2 à 4 années entre l’accueil, l’hôtellerie, le voyage, le tourisme, ou l’organisation événementielle.
• Ainsi, même sans diplôme, vous pouvez suivre un programme certifié en gestion et organisation d’événements pour vous reconvertir dans ce milieu.
• Quelques exemples de matières abordées lors de votre formation : marketing d’événements spéciaux, exploitation des installations, relations avec les médias, méthodes de contrôle des coûts, coordination d’événements, gestion des risques, économie et éthique professionnelle.

Mettez vous à l’essai.

Faites vous la main en organisant des événements dans votre cercle d’amis ou pour votre famille. Proposez-vous pour planifier et organiser anniversaires, pendaisons de crémaillère, mariages et autres réunions en famille ou encore entre amis.

• Les associations font souvent des événements annuels – diners de charité, discours, course, … – ; rencontrez ces organismes et offrez leurs vos services pour vous faire la main.
• Faites-vous un book documenté qui tiendra compte de CV. Prenez des photos des lieux et de la décoration de vos événements pour mettre plus tard votre book. Faites des copies des budgets et calendriers, menus et même les factures. Attachez-vous à tout ce qui montre le travail fait pour faire de l’événement un succès.

Récoltez les impressions de vos invités.

Après un événement, interrogez les participants pour connaitre leurs avis et faites leur passer un petit questionnaire afin de savoir en quoi vous pouvez vous améliorer.

• Le sondage devra être prévu dès le début avec les clients. Considérez le retour client que vous obtiendrez comme un paiement pour votre travail dans le sens ou leurs commentaires vous aideront à faire évoluer votre offre et la qualité de vos services.
• Tendez l’oreille et restez à l’affut des commentaires. Écoutez discrètement ce que les participants à l’événement se disent entre eux. Notez ce que les gens semblent aimer (autant sur la nourriture que sur la musique par exemple), ainsi que ce qui leur déplait (service de vestiaire / voiturier ?).

2. Se faire embaucher en tant qu’organisateur d’évènements

Résumez votre travail.

Réalisez un book. Vous devez pouvoir montrer vos travaux d’ organisateur d’évènements à de potentiels employeurs, cela dégagera l’impression que vous êtes une personne expérimentée.

• Gardez des preuves et exemples de tous les événements auxquels vous avez contribué : photographies, invitations et références professionnelles de clients et fournisseurs attestant de votre fiabilité et expertise. Rassemblez le tout dans un classeur ou un casier pour professionnels. Si possible, numérisez les documents afin de simplifier les échanges.
• Préparez un CV où vous indiquez votre expérience et votre formation. N’omettez pas les associations ou organisations professionnelles que vous avez pu aider à certains événements.
• Faites une lettre de motivation, spécifique, détinée à chaque offre d’emploi. Vous pouvez également personnaliser votre lettre pour montrer que vous comprenez les besoins de l’entreprise et que vous pouvez y répondre.

Débutez votre réseau.

Faites passer le mot que vous recherchez un emploi dans ce milieu tout autour de vous.

• Créez un compte LinkedIn. Déposez votre CV, rejoignez des groupes professionnels et des réseaux de personnes dans votre secteur d’activité.
• Suivez la trace de vos camarades de classe.
• Faites-vous des cartes de visite. Peu coûteuses, vous ne savez jamais où et quand vous pouvez croiser quelqu’un qui peut vous aider dans votre recherche d’emploi, alors tachez de toujours en avoir avec vous.

Recherchez sur internet.

Certains organismes professionnels ou sites spécialisés publient des offres d’emploidans le domaine de l’évènementiel, ce qui vous permet donc de cibler votre recherche d’emplois. Sur les sites les plus connus de recherche d’emploi (monsterjobs, pole emploi, … ), affinez votre recherche en utilisant des mots clés tels que « organisateur d’évènements », « gestion d’évènementiel », « organisateur de mariages », « coordinateur d’événements » ou « accueil et hôtellerie ».

Recherchez physiquement.

Recherchez les entreprises spécialisées dans l’évènementiel et démarchez-les pour déposer votre CV. La plupart du temps se déplacer afin de faire votre demande sera mieux considéré qu’un simple mail ou appel.

• Soignez votre apparence et soyez professionnel. Assurez-vous de connaitre les noms des responsables du recrutement afin de demander un rendez-vous rapide avec eux. En revanche, si ce n’est pas possible, laissez poliment votre CV et votre lettre de motivation à l’accueil et planifiez un appel de relance dans les jours suivants.
• Prenez votre book avec vous si un rendez-vous avec une personne qui pourrait vous engager se vérifie.

Envisagez de travailler en auto entrepreneur ou de créer votre propre affaire.

Cela peut se faire si vous disposez d’une expérience d’ organisateur d’évènements déjà étendue dans d’autres entreprises ou bien si vous voulez vous lancer à votre compte directement.

• Prenez des informations sur les concurrents. Observez les entreprises actuelles et en quoi vous pouvez vous démarquer par rapport à leur spécialité.
• Discutez avec les entrepreneurs ou free-lances. Ainsi, vous pourrez puiser dans l’expérience des autres pour vous aider et éviter les pièges qui peuvent survenir lorsqu’on travaille à son compte.

3. Obtenir une certification

Postulez pour une certification auprès d’organismes.

Vous n’êtes pas obligé d’être diplômé pour pouvoir travailler en tant qu’organisateur d’évènements.

• Une certification est un titre professionnel délivré par un organisme commercial, vous le recevez après validation de votre expérience professionnelle à travers des tests. 
• Les certifications les plus reconnues : l’Association Française des organisateur d’évènements (AFO).
• Chaque programme requiert des niveaux d’expériences différents, il vous faudra donc joindre l’organisme.

L’organisation commerciale pertinente ;

Le réseau et les ressources que constituent les organisations commerciales se révèlent être d’incroyables opportunités ainsi qu’un lieu parfait pour dénicher de nouveaux contacts.

• Si vous pensez vous spécialiser, recherchez les organisations qui reflètent votre domaine d’expertise. (mariages par ex.)
• Si vous suivez ou avez suivi des cours en organisation évènementielle reconnus, demandez une éventuelle réduction sur les frais d’adhésion.

4. Décidez de votre marque

Décidez de votre image de marque.

Votre image définit la façon de vous percevoir dans le milieu professionnel; elle intègre ce que vous faites de mieux ainsi que votre identité.

• Dressez la liste des mots qui vous décrivent : votre personnalité, votre vision, votre expertise. Ceci deviendra la base de votre marketing et votre publicité.
• Soyez visible sur internet. La plupart des gens sur le net recherche par type de services, donc assurez-vous que votre présence en ligne soit bien visible et pro.
  • Créez une page Facebook dédiée à votre entreprise. Publiez une photo professionnelle de vous, et tenez régulièrement à jour en ajoutant des photos des projets réalisés ou en cours.
  • Créez un blog. Un blog peut vous aider à vous établir en tant qu’expert dans votre domaine.Vous pouvez parler des modes et tendances dans le métier.
  • Ouvrez un compte Twitter. Entamez des discussions, exprimez votre opinion d’expert, faites des prédictions sur les tendances de la saison.

Si vous voulez que les gens sachent qui vous êtes et ce que vous faites, vous devez utiliser les réseaux internet autant que physiques:

• Envisagez de vous allier avec d’autres professionnels spécialisés dans des domaines connexes; photographe, fleuriste, vous pourrez surement vous partager des contrats, alors n’hésitez pas à les appeler et à partager vos projets!

Laissez votre esprit ouvert aux nouvelles suggestions.

Certaines bases d’ organisateur d’évènements ne changent jamais: riche en communication, le souci du détail et une bonne planification budgétaire, vous devrez cependant suivre les tendances et le gout évolutif de vos clients afin que vos services soient toujours d’actualité.

• Tenez-vous au courant des actualités. Lisez des revues spécialisées dans la mode, vous pouvez même participer à des ateliers pour rafraîchir vos compétences.
• Suivez la mode. Feuilletez des magazines de mode, de décoration … Rester informé vous aidera à éviter de faire des événements ou activités totalement dépassés.

Voici pour ce qui est de l’événementiel ! Concernant les entreprises dédiées au nettoyage (d’après la fête, notamment, voyez notre dernier article !)