Le diagramme d'Ishikawa : comment améliorer votre gestion de projet

Comment fonctionne le diagramme d'Ishikawa ?

Le Diagramme d'Ishikawa (Fishbone) : définition

Le diagramme d'Ishikawa, aussi appelé diagramme en arête de poisson ou diagramme de causes et effets, est un outil graphique qui permet d’identifier et d’organiser les causes potentielles d’un problème ou d’un effet à résoudre.

Il est structuré sous la forme d’un squelette de poisson, où la tête représente le problème à analyser et les arêtes principales symbolisent les catégories de causes (5M ou 6M).

Cet outil facilite l’organisation des idées et permet d’explorer les origines d’un problème complexe afin de mettre en place des solutions adaptées.

En quoi consiste les 5M du diagramme d'Ishikawa ?

Les 5M du diagramme d'Ishikawa sont cinq catégories qui permettent de classer les causes potentielles d'un problème ou d'un effet. Ces catégories aident à structurer l'analyse et à examiner les facteurs sous plusieurs angles. Les 5M sont :

1. Méthodes : ce sont les processus, procédures et méthodes utilisées pour accomplir une tâche ou résoudre un problème.  Ça inclut le mode opératoire, la gestion des flux de travail, ainsi que le choix des approches pour la gestion de projet.
2. Main-d'œuvre : cette catégorie fait référence aux personnes impliquées dans le processus, ainsi qu'à leurs compétences, leur formation, leur motivation et leur capacité à communiquer efficacement.
3. Matériel : il s'agit des équipements, outils, machines et technologies utilisés dans le processus : moyens de transport, matériels informatiques, photocopieurs, imprimantes, fax, téléphones, etc.
4. Matière : cet élément englobe les matériaux ou composants nécessaires au projet, tels que les matières premières, les denrées, ainsi que les ressources utilisées dans le processus (électricité, eau, etc). Des matières de mauvaise qualité ou non conformes peuvent entraîner des défauts de fabrication ou perturber le processus.
5. Milieu : ça concerne l'environnement dans lequel le travail est effectué, qu'il soit physique (température, éclairage, bruit) ou organisationnel (structure de l'entreprise, conditions de travail, etc).

Quelles sont les alternatives de la méthode 5m ?

En plus de la méthode classique 5M (Méthodes, Main-d'œuvre, Matériel, Matière, Milieu), il existe plusieurs variantes adaptées à des contextes ou besoins spécifiques. Voici quelques-unes des plus courantes :

La méthode 6 M

La méthode 6M ajoute la catégorie Mesures aux 5M traditionnels. Cette catégorie permet d’analyser les outils de mesure, les indicateurs de performance et les éventuelles erreurs liées aux processus d’évaluation et de contrôle de qualité.

La méthode 7M

Outre les 5M du diagramme d'Ishikawa (Méthodes, Main-d’œuvre, Matériel, Matière, Milieu), la méthode 7M ajoute deux catégories, à savoir les mesures et le management.

Le management englobe les causes liées à la gestion, comme le leadership et la communication.

La méthode 8M

Dans la méthode 8M, la catégorie Moyens financiers est ajoutée aux 7M cités avant. Elle permet d’analyser les ressources économiques et budgétaires nécessaires au processus, notamment les coûts engagés, les budgets disponibles et leur gestion.

La méthode 9M

Il existe aussi une méthode 9M, qui étend les 8M, en ajoutant une nouvelle catégorie, la Maintenance. Cette méthode permet d'aller plus loin dans l'analyse en intégrant des aspects liés à la gestion des équipements ou à la motivation des employés.

Pourquoi utiliser le diagramme d'Ishikawa de cause-effets ?

Identifier les causes des problèmes

Le diagramme d'Ishikawa offre une vue structurée des causes potentielles d’un problème. Cette clarté permet de se concentrer sur les racines du problème et d’assurer que toutes les perspectives sont prises en compte, minimisant ainsi les risques d’omissions importantes.

Encourager la collaboration inter-équipe

Le diagramme d'Ishikawa implique les équipes dans un brainstorming collaboratif. Il encourage ainsi une culture de communication ouverte et d'amélioration continue au sein de l'organisation. 

Ce travail collectif brise les barrières entre les départements et favorise l’échange d’idées. Chaque membre de l'équipe peut ainsi contribuer à une compréhension commune du problème à résoudre.

Passer d'une approche réactive à proactive

L’utilisation du diagramme d'Ishikawa permet aux entreprises d’adopter une approche plus proactive de la gestion de la qualité. Plutôt que de se concentrer uniquement sur les symptômes d’un problème, cette méthode permet de se pencher sur ses causes profondes. Cette approche permet de développer des solutions durables, réduisant les coûts associés à des corrections réactives et à des ajustements inefficaces des processus.

Améliorer les processus

Un autre avantage notable du diagramme d'Ishikawa réside dans sa polyvalence. Il peut être appliqué à une grande variété de situations et de secteurs, qu'il s'agisse de la production ou des services, il permet d’aborder une multitude de problèmes différents. Cette polyvalence en fait un outil essentiel pour les managers et les équipes qualité qui cherchent à résoudre des problèmes dans des environnements variés.

Quels sont les inconvénients du diagramme d'Ishikawa ?

Le diagramme d'Ishikawa, bien qu'utile, présente certaines limites à considérer pour une utilisation optimale.

Dépendance à un brainstorming structuré

Le diagramme d'Ishikawa repose sur un processus de brainstorming où la diversité et l'expertise des participants jouent un rôle clé. Si les personnes impliquées n'ont pas une connaissance approfondie du problème ou du processus, les causes identifiées peuvent être incomplètes ou faussées. Une facilitation experte et une bonne préparation sont donc essentielles pour éviter des analyses erronées ou superficielles.

Risque de simplification

Le diagramme d'Ishikawa tend à classer les causes en catégories distinctes, ce qui peut parfois minimiser les interactions complexes entre ces causes. Cette distinction peut entraîner une vision trop réductrice du problème, négligeant certains facteurs interconnectés. Pour une analyse plus complète, il est recommandé de compléter le diagramme d'Ishikawa par d'autres outils d'analyse.

Impression de complétude

Bien que le diagramme soit visuel et structuré, il peut donner l'illusion d'avoir couvert tous les aspects d'un problème. Les équipes peuvent se sentir rassurées après avoir créé un diagramme complet, alors que des causes profondes ou moins évidentes peuvent avoir été négligées.

Le diagramme devrait donc être considéré comme un point de départ pour une analyse plus approfondie et non comme une solution définitive.

Comment appliquer le diagramme d'ishikawa à la gestion de projet ?

Créer son propre diagramme d'Ishikawa : les bases

Pour construire un diagramme d'Ishikawa efficace, il est essentiel de suivre une série d'étapes structurées.

Sélectionner le support adapté

La première étape consiste à choisir un support adéquat (numérique ou physique) pour concevoir le diagramme. Un tableau blanc convient particulièrement pour une analyse en équipe, tandis qu'un logiciel de dessin offre plus de flexibilité pour une création structurée et modifiable.

Dessiner la structure principale

Une fois le support choisi, il convient de dessiner la tête du poisson à droite, et de tracer une ligne horizontale partant de la tête vers la gauche, formant la colonne vertébrale du diagramme.

La tête représente dans ce cas le problème à analyser et la colonne vertébrale les différentes catégories de causes.

Identifier les catégories de causes

La prochaine étape consiste à réfléchir aux causes principales qui influencent le problème. Les cinq catégories classiques sont les 5M : Main-d'œuvre, Matières, Matériel, Méthodes et Milieu. Chaque catégorie doit être reliée à la colonne vertébrale à l'aide de lignes obliques.

Ajouter les causes spécifiques

Il vaut mieux lister les causes spécifiques contribuant au problème pour chaque catégorie. Ces causes vont se représenter comme des branches secondaires des arêtes principales.

Il ne faut surtout pas hésiter à les explorer en profondeur pour identifier des causes sous-jacentes qu’on ne verrait pas de prime abord.

Établir les liens de cause à effet

Des flèches doivent être tracées pour relier les causes entre elles et à leurs catégories respectives. Ça permet de visualiser les interactions entre les causes et de comprendre leur contribution au problème.

Évaluer et ajuster

Une fois le diagramme élaboré, il est essentiel de prendre du recul et d'analyser l'exactitude des informations. L'idéal est de vérifier si toutes les causes ont été correctement identifiées et si les liens sont représentés de manière précise. Les ajustements nécessaires doivent être réalisés pour affiner l'analyse.

Définir un plan d'action

Après finalisation du diagramme, il faut identifier les causes principales à traiter en priorité. Un classement par ordre d'importance et d'impact doit être effectué, suivi de l'élaboration d'un plan d'action pour résoudre le problème à sa source.

Exemples d'utilisation du programme d'Ishikawa

Voici un exemple concret de cas pratique pour l'application du diagramme d'Ishikawa lors de la création d’une entreprise :

Imaginons que le problème identifié est un retard dans le lancement d’un projet de création d’entreprise. On va donc utiliser le diagramme d’Ishikawa pour comprendre les causes de ce retard.

• Dans la catégorie Méthodes, plusieurs causes sont identifiées : l’absence de planification détaillée des étapes de création, un processus administratif mal compris ou mal préparé, ainsi que le non-respect des délais pour le dépôt des statuts.
• Pour la catégorie Main-d'œuvre, on remarque un manque de compétences spécifiques, notamment juridiques, comptables ou marketing, une collaboration insuffisante entre les partenaires ou associés, et une disponibilité limitée des prestataires externes comme les avocats ou notaires.
• Dans la catégorie Matériel, des retards dans l'obtention des outils nécessaires, comme un logiciel comptable ou une application de gestion, sont constatés, ainsi que des problèmes logistiques pour l’acquisition des locaux ou équipements.
• En ce qui concerne les Matières premières, les difficultés d’accès aux fournisseurs clés et les problèmes liés à la qualité ou au coût des ressources nécessaires sont relevés.
• Pour la catégorie Milieu (Environnement), on trouve un contexte économique ou légal en évolution, des problèmes liés à la réglementation spécifique du secteur, et un manque de soutien ou de financement bancaire.
• Enfin, dans la catégorie Mesures (Indicateurs), il est noté que les objectifs étaient mal définis ou irréalistes, et qu'il y a eu une absence de suivi des étapes et des KPIs pendant la phase de création.

En analysant ces causes, l’équipe fondatrice peut identifier les points bloquants. Par exemple, le manque de compréhension des démarches administratives (Méthodes), l’absence d’un expert-comptable en ligne pour clarifier la gestion financière et fiscale (Main-d'œuvre), et des délais prolongés pour obtenir un prêt bancaire (Milieu).

• La solution consiste à élaborer un rétroplanning précis avec des deadlines pour chaque étape.Impliquer un partenaire comme Dougs pour l’accompagnement administratif et comptable serait également utile. Une révision de la stratégie de financement permettrait de réduire les dépendances externes.

Ainsi, ce diagramme permet de structurer l’analyse des obstacles et de mettre en place un plan d’action visant à garantir le lancement réussi de l’entreprise. En intégrant un outil comme Dougs, l’équipe peut optimiser la gestion administrative et comptable, réduisant ainsi les risques de retard liés à des erreurs ou des malentendus.

Autre exemple dans le cadre d'un problème de gestion de projet : 

Imaginons une entreprise qui constate un retard important dans la livraison d’un projet de développement d’un logiciel pour un client. Pour comprendre les causes de ce retard, l’équipe décide de réaliser un diagramme d’Ishikawa.

Étapes et application du diagramme :

1. Définir le problème principal

Le problème est défini comme : retard dans la livraison du projet logiciel. Ce problème est inscrit à la "tête" du diagramme.

2. Identifier les causes possibles

L’équipe organise une session de brainstorming pour déterminer les causes potentielles, qui sont réparties en cinq grandes catégories (les 5M) :

• Main-d'œuvre : absence de compétences nécessaires, sous-effectif, manque de formation.
• Méthodes : planification inadéquate, absence de méthodologie Agile adaptée, mauvaise gestion des priorités.
• Matériel : pannes fréquentes des serveurs, logiciels obsolètes, outils de collaboration insuffisants.
• Milieu : mauvaise communication entre les départements, pressions externes du client, contraintes de télétravail.
• Matières : manque de documentation, spécifications floues fournies par le client, modifications fréquentes des besoins.

3. Classer les causes identifiées

Chaque cause est classée sous l’arête correspondante selon les catégories des 5M. Par exemple :

• Sous Méthodes : une planification inadéquate est listée.
• Sous Milieu : une communication défaillante entre les départements est ajoutée.

4. Identifier la cause principale

Après analyse, l’équipe identifie que la mauvaise planification initiale (Méthodes) est la cause principale. Une planification incorrecte a conduit à des priorités mal définies, des tâches mal réparties et un calendrier irréaliste.

5. Monter un plan d’action

Avec la cause principale identifiée, l’équipe met en place un plan d’action :

• former les chefs de projet à la méthodologie Agile ;
• mettre en œuvre un outil de gestion de projet performant ;
• impliquer davantage les parties prenantes dès la phase de spécifications.

Résultat attendu :

En suivant ce plan d’action, l’équipe vise à améliorer la gestion des futurs projets, éviter les retards et renforcer la satisfaction client.

FAQ sur le diagramme d'Ishikawa