Exemples des différentes modalités de paiement des factures

Quelles modalités de paiement des factures, comment éviter les erreurs de facturation ?

Comment formuler les conditions de paiement et formaliser les termes de règlement ?

Il existe de nombreuses options pour fixer les modalités de paiement de vos factures clients. Comme pour le mode de paiement, il s’agit avant tout de choisir les meilleures solutions pour que vos clients puissent vous payer dans les délais.

Les modalités de règlement de vos factures précisent de quelle façon vos clients doivent payer une facture, elles comprennent :

• Le délai ou la date d’échéance du paiement ;
• Les modes de paiement autorisés ;
• Les pénalités applicables en cas d’incident de paiement (pénalités de retards et indemnité forfaitaire si frais de recouvrement) ;
• Les conditions d’escompte si vous les acceptez.

Ces mentions doivent obligatoirement être présentes sur vos factures ou conditions générales de ventes (CGV) à l’exception des modes de paiement.

De plus, si vous n’acceptez pas les escomptes, on vous conseille vivement de faire apparaître la mention « aucun escompte consenti pour règlement anticipé » afin d’éviter d’éventuels litiges ou réclamations.

Si vous vous adressez à des particuliers vous devez obligatoirement rédiger des Conditions Générales de Vente dans lesquelles figurent les modalités de paiement. Si vous vous adressez uniquement à des professionnels, vous pouvez faire apparaître les modalités de paiement uniquement sur la facture. Toutefois vous êtes dans l’obligation de communiquer vos CGV si le professionnel à qui vous vendez en fait la demande.

En résumé, définir les modalités de paiement de vos factures c’est surtout choisir le délai de paiement ainsi que le mode de règlement.

En savoir plus sur les mentions obligatoires à faire apparaître sur vos factures

Quels sont les différents moyens et modes de paiement pour vos factures clients et fournisseurs ?

Pour régler vos factures fournisseurs ou vous faire payer par vos clients, la loi autorise différents modes de paiements traditionnels et électroniques :

• Le paiement par carte bancaire ou carte de crédit ;
• Le paiement par virement bancaire ;
• Le paiement en espèces (limité à moins de 1 000 euros pour les résidents fiscaux en France) ;
• Les effets de commerce (lettre de change, billet à ordre) ;
• Le paiement par chèque ;
• Les prélèvements automatiques (prélèvement SEPA).

Des solutions de paiements en ligne existent comme Paypal, Paylib, Stripe, Skrill, etc. Dans certains cas, il peut aussi être possible de payer une facture avec des crypto-monnaies.

Le virement bancaire ou le paiement par carte bancaire sont les modes de paiement les plus utilisés actuellement. Vous vous demandez pourquoi ? Tout simplement parce que ça facilite grandement la gestion de votre comptabilité notamment pour le rapprochement bancaire et le pointage comptable.

Pour choisir le mode de règlement de vos factures clients ou fournisseurs, vous n’avez pas d’obligation. Le mieux c’est d’opter pour celui qui arrange le plus tout le monde. Il s’agit essentiellement de choisir le moyen de paiement le plus adapté pour limiter les risques de factures non payées ou les retards de paiement.

La mention du moyen de paiement n’est pas obligatoire sur vos factures mais ça peut vous aider à être payé dans les temps.

Combien de temps pour payer une facture ? Quel est le délai ou la date d’échéance pour régler une facture ?

Le délai de paiement est la modalité la plus importante. En fonction de vos besoins en trésorerie vous pouvez avoir besoin de vous faire payer plus ou moins rapidement pour éviter d’avoir à avancer trop de frais.

Un suivi insuffisant de l'encaissement de vos créances clients peut vous plonger dans de graves difficultés. En effet, cela accroît le risque d'impayés. Et ceci pèse sur votre trésorerie, donc votre capacité à payer vos propres dettes

Dans la plupart des secteurs, vous pouvez fixer relativement librement un délai ou une date d’échéance pour le paiement de vos factures. Pour ça vous avez plusieurs possibilités :

Le délai de paiement par défaut d’une facture : 30 jours ou fin de mois ?

Par défaut, si vous ne définissez pas spécialement de délai de paiement dans vos factures ou vos conditions générales de vente, le délai de paiement d’une facture est de 30 jours à compter de la livraison du bien ou du service vendu.

Un délai de paiement négocié avec votre client

Vous pouvez aussi convenir d’un délai avec votre client pour contenter les deux parties de la transaction.

Toutefois vous avez des règles à respecter pour fixer un délai négocié et donner une nouvelle date d'échéance, vous pouvez étendre ce délai :

• Soit maximum 60 jours après l’émission de la facture ;
• Soit 45 jours maximum à partir de l’émission de la facture (ces 45 jours peuvent être ajoutés soit à partir de la fin du mois d’émission, soit 45 jours à partir de la date d’émission de la facture et à la fin du mois où se terminent ces 45 jours)

Paiement comptant, à l’expédition ou à la livraison

Vous pouvez aussi fixer la date du paiement au moment de la commande (paiement comptant), de l’expédition ou de la livraison d’un bien ou d’un service.

L’échéance du paiement à la réception de votre facture

Il est également possible de vous faire payer à la réception de la facture, pour cela vous devrez respecter un délai minimum d’une semaine à partir de l’émission de votre facture.

Des échéances particulières dans certains secteurs

Dans certains secteurs d’activité en particulier, des délais de paiement différents peuvent vous être imposés. C’est notamment le cas pour les secteurs de l’alimentation, du saisonnier ou encore du transport.

Exemple des modalités de paiement d’une facture

Pour vous aider à voir plus concrètement comment se présentent les modalités de paiement sur une facture, on vous a préparé des exemples.

Téléchargez vos modèles de factures

FAQ : vos questions sur les modalités de paiement des factures

Que faire en cas de retard de paiement ou de facture non payée ?

Il peut arriver qu’une facture ne soit pas payée ou le soit en retard. En cas de facture non payée vous avez des solutions comme le recouvrement.

Plus d’informations sur vos options en cas de facture non payée ou en retard.

Comment établir une facture de paiement conforme à la loi ?

En plus des modalités de paiement, vous avez des obligations à respecter pour éditer vos factures notamment faire figurer un certain nombre de mentions obligatoires comme l’identité des entreprises, le numéro de TVA, etc.

Vous l’avez compris, les règlements de facture ne sont pas à prendre à la légère et il y a des procédures à respecter quel que soit le contexte de la facture. Dans le cas contraire, vous pouvez avoir des amendes et des pénalités, ce qui ne sera pas sans impact sur votre activité. Pour éviter cela, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation afin de limiter les risques d’oubli ou d’erreurs de saisie.

Comment faire une facture de paiement en plusieurs fois ? 

Pour faire payer un client en plusieurs fois, il faut établir un échéancier sur le devis réalisé au préalable des travaux, produits livrés ou encore services rendus. Cet échéancier doit mentionner le montant de chaque paiement à réaliser, le moyen de paiement, ainsi que la fréquence (dates). Chaque paiement doit faire l'objet d'une facture, donc il ne faut pas confondre : le devis présente les échéances, mais cela ne dispense pas de créer une facture pour chaque paiement. 

Que veut dire "bon pour paiement" ? 

Le "bon pour paiement" fait référence au "bon à payer". Le bon à payer est un document de commande pour un produit ou service qui confirme l'achat. Il est le plus souvent produit dans une transaction "B2B" entre deux entreprises, pour une commande auprès d'un fournisseur de matériaux par exemple. On l'appelle aussi tout simplement "bon de commande". Une fois signé, ce bon fait lieu à une facture correspondant aux produits ou services commandés. 

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