Perfectionnez votre méthode de facturation

La facturation est une étape importante de la vie d’une entreprise. Comment faire une facture ? Et comment se faire payer si vous ne facturez pas correctement vos clients ? Dougs vous fait découvrir quelques méthodes pour vous simplifier la vie.

Avant de commencer : obligation de facturer ?

Si vous êtes un professionnel de santé, vous êtes à priori dispensé de facturation pour vos actes de soin, mais si un patient vous le demande, vous devez pouvoir lui fournir une facture !

Si le montant de la transaction ne dépasse pas les 25 €, alors il n’y a pas d’obligation de facturer non plus. A moins là encore que le client ne vous le demande.

Attention : si l’obligation de facturer n’est pas respectée ; vous êtes redevable d’une amende fiscale égale à 50% du montant de la transaction. Le client se tient au paiement solidaire de l’amende. (Si vous comptabilisez la facture, l’amende se réduira à 5%)

Comment faire une facture ?

Maintenant que vous avez déterminé que vous devez facturer, il est temps d’établir la liste des mentions qui doivent figurer sur vos factures.

Les mentions obligatoires pour la facturation de professionnel à professionnel

• Votre nom et votre adresse ;
• Le nom et l’adresse de votre client ;
• La date et le numéro de facture (ce dernier, est significatif, pas choisi au hasard !) ;
• Votre numéro d’identification à la TVA ;
• Le nom des biens ou services vendus ;
• La quantité et le prix unitaire des biens ou services vendus ;
• Si la TVA est due, le montant de TVA, son taux et le prix TTC ;
• Vous bénéficiez de la franchise en base ? La mention « TVA non applicable, art.293 B du CGI ».

Si vous omettez une de ces mentions vous vous exposez à une amende de 15 € par omission, dans la limite d’un quart du montant de la facture.

Pour en savoir plus, consultez notre tutoriel reprenant chaque mention obligation une à une : Quelles mentions obligatoires faire apparaître sur vos factures ?

Comment faire une facture ? Les mentions obligatoires pour la facturation à un particulier

• Votre nom et adresse ;
• Le nom du client (sauf s’il s’y oppose) ;
• La date ;
• La nature de la prestation ;
• Si la TVA est due, le montant de TVA, alors son taux et le prix TTC ;
• Si vous bénéficiez de la franchise en base, alors la mention « TVA non applicable, art.293 B du CGI » ou pour les soins la mention « TVA non applicable, art.261 du CGI »

Les factures doivent dans les deux cas s’établir en double exemplaire, vous conserverez le double pendant 6 ans.

Préparez votre facturation

Comment faire une facture ? Un bon processus de facturation démarre avant l’impression de la facture. Définissez des termes de paiement adaptés à la prestation que vous délivrez. Par exemple, si vous travaillez sur un projet qui prend une portion conséquente de votre temps ou de vos ressources, il vaut mieux facturer par étapes ou demander un acompte. Vous pouvez négocier ces détails avec le client pour voir ce qui vous conviendra le mieux à tous les deux. Vous minimiserez ainsi les risques de retard de paiement et dans le pire des cas, si le client vous fait faux bond vous n’aurez pas tout perdu.

Ces négociations et les termes de paiement ne seront pas sous-entendus. N’oubliez pas que le client n’est pas un patron qui vous verse un salaire à la fin du mois. Si vous ne lui rappelez pas activement et clairement de vous payer, il ne sera que trop heureux de ne pas le faire ! Cette étape ne doit pas être une source de stress pour vous, gardez à l’esprit que vous êtes dans votre droit et n’hésitez pas à réclamer votre dû, poliment mais fermement. Quelle que soit la taille de votre client, souvenez-vous aussi qu’il ne vous fait pas une faveur en payant; il y est obligé moralement et légalement.

Pour une facturation au top, retrouvez aussi les 10 astuces de Dougs pour se faire payer plus vite !

Vous l’aurez compris, la facturation ne se limite pas à une simple formalité. Il s’agit donc d’une preuve de la dette de votre client envers vous et de la nature de celle-ci. En plus d’augmenter vos chances d’être payé dans les temps, ces factures sont amenées à servir à la fois à votre gestion, à celle de votre client et à l’Administration fiscale en cas de contrôle. Autant de raisons de réaliser votre facturation sérieusement !