Facture avec frais de port : astuces et bonnes pratiques

Qu'est-ce qu'un Frais de Port ?

Les frais de port correspondent au coût d’expédition d’un produit du vendeur vers l’acheteur. Ils incluent généralement : le prix de transport (la poste, transporteur privé …), frais d’emballage ou de manutention.

Comment sont calculés les frais de Port ?

Le montant des frais de port ou de livraison varient en fonction de différents critères tels que : 

• l’emballage du produit et le temps de préparation du colis
• le poids et les dimensions du colis,
• la destination : France métropolitaine, Europe, international
• le mode d’expédition : standard ou express

Les frais de retour sont souvent offerts aux clients pour les achats en ligne. Si vous souhaitez réaliser ce type d’offre, vous pouvez les prendre en compte dans le calcul de vos frais de port. 

La facturation des frais de port : les règles à suivre

Les obligations légales

Si vous décidez de facturer les frais de port, vous devez : 

• les indiquer clairement au client avant la validation de la commande : sur le devis, dans les conditions générales de vente, sur le site de vente en ligne.
• les mentionner séparément sur la facture en indiquant le montant HT et la TVA applicable.

 TVA sur le transport : calcul et facturation pour la vente de marchandises

D’une manière générale, les frais de port sont considérés comme des frais accessoires à la vente, ils représentent une partie du prix de vente inclus dans la base d’imposition à la TVA. Les frais de port sont donc facturés avec le même taux de TVA que la vente du bien. 

Il y a quelques exceptions et différences selon le type de transport.

TVA sur les frais de port : règles et cas spécifiques

Est-ce que la TVA s'applique sur les frais de port ?

Habituellement, en matière de TVA, les frais de transport facturés par le vendeur à son client représentent des frais accessoires. Ils sont un élément du prix de vente et sont donc inclus dans la base d’imposition de la marchandise. Il convient donc d’appliquer le même taux de TVA sur les frais de port que celui de la marchandise. 

Toutefois, ces frais peuvent être exclus de la base d’imposition et soumis au régime propre des opérations de transport si les deux conditions suivantes sont respectées : 

• le transport est distinct de la vente et la vente est conclue aux conditions de départ,
• le transport est en totalité à la charge et aux risques de l’acheteur.

De plus, le transport est rémunéré distinctement. 

Quelle TVA pour les frais de livraison aux conditions « Franco de Port » ?

Les frais de livraison aux conditions “Franco de Port” sont pris en charge par le vendeur et ne sont pas détaillés sur la facture. La TVA est donc appliquée sur le montant total de la facture, les frais de port sont soumis au même taux de TVA que le bien vendu. 

Quelle TVA pour les frais de livraison aux conditions « Départ » ?

Contrairement au “Franco de port” où le vendeur supporte les frais de livraison, dans le cadre d’une livraison aux conditions de “Départ”, c’est l’acheteur qui a la charge de la livraison. 

2 cas de figure : 

• Le transport est distinct de la vente et il est à la charge et aux risques de l’acheteur. Alors, il s’agit d’une prestation distincte qui suit le régime de TVA propre des opérations de transport,
• Si au moins l’une des 2 conditions précédentes n’est pas respectée, alors la livraison est considérée comme un élément du prix de vente du bien inclus dans la base d’imposition à la TVA.

Quelle TVA pour les frais de port forfaitaires ?

Les frais de port forfaitaires sont appliqués sur les ventes de biens où le transport n’est pas dissociable de la vente. Là encore, les frais de port vont être inclus dans la base imposable du bien. 

Vous facturez des frais de port pour vos livraisons intracommunautaires ?

Vous décidez de facturer des frais de port sur une livraison intracommunautaire et le transport n’est pas dissociable de la vente, la TVA applicable suit les mêmes règles que celle du bien vendu, à savoir : 

• B2B intracommunautaire : Exonération si les conditions sont respectées,
• B2C intracommunautaire : TVA applicable soit française soit celle du pays de l’acheteur si le seuil est dépassé.

TVA sur le Transport : le cas spécifique des livraisons avec chronopost

Si vous choisissez Chronopost en prestataire de service, ce dernier vous facturera les frais de transport selon les règles applicables à la prestation de transport. 

Si vous refacturez les frais de transport à votre client en même temps que la vente du bien, alors il s’agit d’une prestation accessoire et vous appliquez le même taux de TVA que pour le bien. 

Sous certaines conditions, notamment si le transport est une prestation distincte, alors, c’est la TVA sur la prestation de transport qui s’applique. 

Comment comptabiliser les frais de port ?

Comment enregistrer une facture d'achat avec frais de port ?

Le Plan Comptable Général vous propose différentes solutions pour enregistrer vos frais de port : 

• soit directement dans les achats de marchandises,
• soit en utilisation d’un compte de frais généraux  624 “Transport de biens”.

Les méthodes du plan comptable général (PCG)

Vous avez reçu une facture d’achat de marchandises avec des frais de port et vous vous interrogez sur le compte comptable à utiliser, voici des éléments de réponses. 

Généralement, vous avez 3 options possibles : 

• les comptabiliser directement dans le compte d’achat de marchandises.
• Les comptabiliser dans un compte 608 ‘Frais accessoires d’achat
• les comptabiliser dans un compte de charge distinct - compte 624 “Transport de biens”.

Pour les entreprises utilisant le système développé du plan comptable général, l’inclusion des frais accessoires dans les comptes d’achats est obligatoire. 

L’avantage d’inclure les frais de ports dans le coût d’achat permet une certaine homogénéité dans les méthodes d’évaluation des stocks. Ces derniers doivent être évalués aux coûts d’acquisition, incluant notamment les frais de douanes, de transport. 

L’utilisation du compte 608 ‘Frais accessoires d’achat” vous permet de suivre plus facilement l’évolution des frais de transport. En termes de gestion, c’est un plus. 

Comptabilisation en charges directes ou indirectes

En contrôle de gestion, on distingue les charges directes et indirectes. 

Pour les frais de transport sur les achats, vous pouvez avoir plusieurs analyses possibles et adapter votre comptabilité à votre gestion : 

• Si vous considérez les frais de transport comme des charges indirectes, alors une comptabilisation en 624 Transport de biens est plus adapté à votre fonctionnement.
• À l’inverse, si vous considérez les frais de ports comme des charges directes, alors une comptabilisation directement en achat de marchandises est plus adaptée.
• Enfin, si vous souhaitez suivre l’évolution du montant des frais de transport (parce qu’il y a un enjeu dans votre entreprise, par exemple, vous recherchez à les optimiser avec des achats groupés) alors l’utilisation du compte 608 est adaptée.

Comptabilisation des frais de transport sur achat : utilisation du compte 608

Le compte 608 “frais accessoires” est inclus dans le calcul de la marge commerciale.

 La comptabilisation des frais de transport dans ce compte présentent différents avantages : 

• homogénéité dans les méthodes d’évaluation des stocks et le calcul de la marge commerciale. Les frais de transport sont inclus dans le calcul du coût d’achat des marchandises et également, avec l’utilisation du compte 608, dans le calcul de la marge commerciale.
• l’utilisation d’un compte spécifique permet de suivre le montant et son évolution. Dans notre exemple, vous pourrez ainsi mesurer l’impact de votre politique d’achat groupé sur l’évolution des frais de transport.

Comprendre l’utilisation du compte 608 pour les frais accessoires d'achat

Voici un exemple de comptabilisation d’une facture d’achat de marchandises avec l’utilisation du compte 608 “frais accessoires d’achats”. 

Exemple : 

achats de marchandises 100K€ HT 

Frais de port :   10K€

TVA 20%  :   22K€

Total TTC 132K€

En termes d’analyse de gestion : 

• le coût d’acquisition de la marchandise est de 110K€ dont 10Ke de transport.

Si votre prix de vente est de 150K€ HT (net, vous ne refacturez pas les frais de transport), votre marge est alors de 40K€ soit 26,67%

En cas de comptabilisation en compte 624 “frais de transport”, votre marge affichée comptablement est de : 150K€ - 100 K€ = 50K€ soit 33,33%.

Il est donc très important de faire attention aux frais de port. 

Les erreurs courantes à éviter dans la comptabilisation des frais de port

Mauvais enregistrement des frais de port

Voici quelques exemples d’erreur de comptabilisation : 

• comptabilisation des frais de port sur les achats dans le même compte que ceux sur les ventes. 
• comptabilisation des refacturations des frais de port au crédit du compte utilisé pour les frais de transport de marchandises. Les frais de port sont comptabilisés en compte de charge. Alors que les refacturations faites aux clients sont à enregistrer dans le compte 708500 “Port et frais accessoires facturés”. 

Selon le mode de comptabilisation des frais de port, le risque est d’oublier leurs prises en compte dans le calcul du coût d’acquisition des marchandises lors de l’évaluation des stocks.  

Négligence de la TVA

Attention à la TVA sur les frais de transport : il convient de comptabiliser la TVA déductible selon les indications mentionnées sur la facture. 

Questions fréquemment posées sur la comptabilisation des frais de port

Les frais de port doivent-ils être inclus dans la base de TVA ?

Généralement les frais de port sont inclus dans la base de TVA. Comme nous l’avons vu précédemment, il y a une exception. 

Comment comptabiliser les frais de port pour une vente à l'international ?

Les frais de port pour une vente à l’international, suivent la même procédure que celle pour les ventes en France. Il faut être vigilant sur la TVA applicable. 

Quelle est la différence entre frais de port et frais de livraison ?

Les 2 termes (frais de port / frais de livraison) sont souvent utilisés de manière interchangeable alors que dans certains cas, ils peuvent désigner des éléments différents : 

• les frais de port : ils représentent les coûts liés à l’expédition d’un bien, ils ne concernent que le transport.
• les frais de livraison : cette notion est plus large et peut inclure des frais de manutention, d’emballage par exemple. Ils peuvent inclure, en plus de la livraison, des services additionnels liés à la livraison. 

Au niveau des usages, les frais de port sont utilisés dans le cadre des ventes par correspondance pour des envois standards.  Les frais de livraison représentent généralement des ventes au détail nécessitant une livraison spécifique.

Pour en savoir plus sur la facturation et les frais à comptabiliser en entreprise, n'hésitez pas à consulter nos articles comme la comptabilisation des frais de recouvrement, les modalités de paiement des factures, la facturation de prestation de service et la prise en charge de frais de transport par l'employeur.