La facture d'avoir : exemples et conseils sur sa réalisation

C'est quoi une facture d'avoir en comptabilité ? Définition

En comptabilité, les documents permettant de justifier les mouvements bancaires sont les factures.

Il existe deux types de factures :

• la facture de doit qui représente l’argent que l’acheteur doit au fournisseur ;
• et à l’inverse la facture d’avoir matérialise le fait que c'est le fournisseur qui doit de l’argent à l’acheteur.

La facture d’avoir, aussi appelée "note de crédit", est tout comme la facture classique un document séquentiel numéroté et chronologique.

En règle générale une facture d’avoir a une durée de validité de 5 à 10 ans au niveau de la comptabilité. Si vous souhaitez réduire cette durée, vous devez le mentionner dans les conditions de vente.

Toute facture que vous émettez doit nécessairement être enregistrée dans la comptabilité de votre entreprise et ne peut pas être supprimée. Si vous souhaitez faire une modification ou tout simplement l'annuler il faut impérativement faire un avoir et éditer une facture d’avoir.

Qu'est-ce qu'un avoir en compta ? Comment se présente t-il ?

L’avoir représente l’opération qui consiste à annuler ou à corriger une précédente facture émise :

• soit parce que celle-ci est erronée dans sa conception ;
• soit parce qu’une partie de la vente ou de la prestation facturée n’a pas été livrée réalisée.

La facture d’avoir quant à elle est le document qui matérialise cette correction. Elle permet de constater dans votre comptabilité la diminution ou l’annulation totale de la facture que vous voulez corriger ou annuler.

Si vous faites un avoir sans le matérialiser dans votre comptabilité par une facture d'avoir alors la facture de doit initiale reste intégralement due en l'état.

Quand et pourquoi établir une facture d'avoir pour votre comptabilité ?

Un avoir permet de corriger une facture émise.

Les motifs nécessitant de faire un avoir et une facture d'avoir sont les suivants :

• En cas d’un geste commercial ;
• Lors d’un retour de marchandises ;
• S'il y a une erreur sur la facture ;
• Lors de l’annulation d’une facture.

Comme on a pu le voir précédemment, une facture émise ne peut être supprimée ou corrigée autrement que par l’émission d’une facture d’avoir.

La facture d’avoir est donc obligatoire si vous souhaitez annuler ou modifier une facture émise.

Les raisons de cette correction peuvent être différentes selon le cas.

Comment faire un avoir pour annuler une facture réglée ?

Par exemple, vous avez édité une facture en faisant une erreur sur l’application de la TVA ou le calcul de la TVA appliquée. Dans ce cas, vous devez faire un avoir pour annuler la facture erronée. Pour faire cet avoir, vous devez reprendre exactement les mêmes données que la facture à annuler mais en indiquant les montants en négatif. Il faut également mentionner la facture à annuler dans la facture d’avoir.

Concrètement, la facture d’avoir est une facture négative.

Il se peut également qu'une facture soit à annuler entièrement ou uniquement en partie lorsque la vente ou la prestation de service ne s’est pas réalisée ou ne s’est réalisée qu’en partie.

Dans ce cas, vous devez faire la facture d’avoir sur la partie du montant à annuler uniquement, en indiquant en libellé le motif de l’annulation.

Cette facture d’avoir est à envoyer à votre client pour qu'il puisse prendre en compte :

• Soit le montant à recevoir suite à l'avoir, dans le cas où la facture d’origine a été réglée ;
• Soit la diminution ou l'annulation du règlement en cas de règlement non encore effectué.

La numérotation des factures d’avoir suit les mêmes règles que celle des factures de doit. Les numéros doivent donc nécessairement se suivre et respecter une séquence incrémentée de manière ininterrompue et sans trous.

Vous pouvez suivre la même numérotation que celle des factures ou avoir une numérotation distincte dès lors que vous respectez le principe de numérotation ininterrompue des factures.

Modèle et exemple gratuit : comment rédiger une facture d'avoir sur excel ?

La rédaction d'une facture nécessite que vous respectiez un certain nombre de mentions obligatoires. Si certaines de ces mentions sont erronées ou manquantes, vous devez obligatoirement faire l’édition d’un avoir et d'une facture d'avoir.

Pour vous aider à y voir plus clair, on vous a préparé un exemple de facture d'avoir au format excel :

Si l’annulation porte sur un montant fixe, vous n'avez pas l'obligation d’indiquer un pourcentage mais simplement le montant à annuler ou à rembourser.

Si vous n’utilisez pas de logiciel de facturation, vous pouvez parfaitement effectuer une facture d’avoir à l'aide de logiciels comme Excel ou Google Sheet mais les risques d'erreur sont plus élevés.

On vous conseille d’utiliser un logiciel de facturation, comme celui de Dougs, afin d’éviter au maximum les erreurs qui peuvent parfois coûter très cher à votre entreprise.

Les différents types de facture d'avoir

La facture d'avoir d'erreur

Lorsqu’une erreur a été commise sur une facture émise : erreur sur le prix, sur le calcul, sur les coordonnées du client, etc. La facture d’avoir permet d’annuler la facture erronée afin d’en éditer une nouvelle qui soit conforme.

Il convient dans ce cas que la facture d’avoir soit la réciproque de la facture de doit qu’elle corrige. Elle comporte donc les mêmes erreurs que celle-ci lorsque ces erreurs sont chiffrées (TVA, montant facturé, etc.) afin de les annuler.

Vous devez ensuite éditer une nouvelle facture conforme.

La facture d’avoir commerciale

Ce type d’avoir s’assimile à un geste commercial de votre part, autrement dit une remise. Pour intégrer correctement cette remise dans votre comptabilité vous devez le faire grâce à la facture d'avoir qui peut être soit remboursée directement soit, le plus souvent, déduite des prochains achats que votre client réalisera.

La facture d’avoir pour annulation

Il se peut que suite à l’édition de la facture, votre client demande l’annulation complète de la prestation ou de la vente. Dans ce cas la facture d'avoir vous permet d’annuler l’intégralité de la facture et donc comptablement de ne plus attendre de règlement de la part de votre client.

Exemple des mentions obligatoires sur une facture d'avoir

Les mentions obligatoires de la facture d’avoir sont les mêmes que celles qui doivent apparaître sur la facture de doit.

Vous n'êtes pas dans l'obligation de faire apparaître des montants négatifs dès lors que vous indiquez clairement la mention "facture d’avoir".

Attention, c'est important d’indiquer de façon lisible le numéro de la facture initiale qui fait l'objet de l’avoir.

Ces mentions obligatoires sont les suivantes :

• la date d’émission de la facture d’avoir ;
• le numéro de la facture d’avoir ;
• le numéro de la facture à annuler ou modifier ;
• le nom du client à qui est adressée la facture, son adresse et l’adresse de facturation ;
• la date de la vente ou de la prestation de service ;
• l’identification du vendeur (dénomination sociale, numéro RCS ou RM, adresse du siège social, forme juridique et montant du capital si vous avez une société) ;
• le numéro du bon de commande le cas échéant ;
• la désignation des produits ou prestations ;
• le décompte détaillé de chaque prestation et produit délivré ;
• le prix unitaire et les majorations potentielles ;
• le taux de TVA applicable ;
• les réductions appliquées ;
• la date de règlement souhaitée ;
• la somme totale à payer HT et TTC.

Maintenant que vous savez quand et comment établir une facture d'avoir, il ne vous reste plus qu’à choisir quel moyen utiliser pour l'éditer. Comme on a pu le voir précédemment, vous pouvez soit le faire à la main avec des outils tels que Excel mais le mieux est encore d'utiliser un logiciel de facturation simple d'utilisation pour faire des factures 100% conformes.