Préparez-vous dès maintenant pour la facturation électronique ✨
Dougs se positionne en tant que PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) pour vous permettre de créer et recevoir vos factures dans un format conforme. 🎉
Une facture d'achat, ça semble simple comme concept, n'est-ce pas ? Et pourtant, de nombreux entrepreneurs peuvent avoir des doutes sur ses spécificités, ou oublient certaines mentions indispensables sur une facture d'achat. Vous ne savez pas comment reconnaître une facture d'achat ? Comment la comptabiliser ou tout simplement, comment éditer une facture d'achat sans faire d'erreurs ? Voici notre dossier pour tout savoir sur la facture d'achat.
Définition et rôle d'une facture d'achat
Une facture d'achat est une facture produite par un fournisseur lors de la vente de marchandise ou service à une entreprise ou particulier. Ce document a une valeur juridique, commerciale, comptable, fiscale, et c'est un indispensable pour toute transaction d'entreprise à entreprise, ou autrement dit "B2B".
Une preuve d'achat de marchandise ou service
En tant qu'entrepreneur individuel ou dirigeant de société, obtenir une facture d'achat pour chaque achat de matière première, achat de produit ou achat de service est primordial pour produire une comptabilité sans reproche. La facture d'achat est un justificatif de la réalité d’une dépense, et elle fait apparaître le montant de TVA récupérable. C’est donc une condition de déductibilité de la dépense et de récupération de la TVA. Elle peut être demandée par l'administration dans le cas d'un contrôle fiscal.
Qui peut établir une facture d'achat ?
La facture d'achat peut être réalisée par n'importe quelle personne ayant l'autorité pour signer (ou tamponner) une facture dans l'entreprise fournisseur. Il peut s'agir du dirigeant de l'entreprise, du service comptable, ou encore d'un commercial selon la taille et le type de société. Pour le fournisseur il s’agit en réalité d’une facture de vente. Celle-ci constitue donc une facture d’achat pour l’entreprise cliente. Néanmoins, la facturation est une affaire de professionnels, et un particulier ne peut émettre de factures (ils peuvent néanmoins émettre une attestation de vente), elle doit provenir d’une entreprise ou société.
Quelle est la différence entre une facture d'achat et une facture de vente ?
Toute facture de vente émise par un fournisseur devient une facture d’achat dans la comptabilité du client. La différence entre les deux n’est donc qu’une question de perspective ! Le même document revêt en conséquence les deux terminologies suivant que l’on se place chez le client ou bien chez le fournisseur.
Pourquoi la facture d'achat est-elle essentielle en comptabilité ?
La facture d’achat est un document très important pour une entreprise car elle permet de justifier de la réalité d’une dépense. C’est une condition de forme pour en assurer la déductibilité sur le plan fiscal que cela soit à travers la déduction immédiate d’une charge ou bien l’amortissement comptabilisé ultérieurement lorsque la dépense est constitutive d’une immobilisation. La facture d’achat permet ainsi de catégoriser les flux et réaliser la ventilation entre des dépenses d’investissements ou des dépenses à caractère de charge. La facture d’achat est donc la brique de base essentielle à la tenue conforme d’une comptabilité.
Suivez 18 actions de cette checklist et optimisez dès maintenant votre tréso !
Comment remplir et reconnaître une facture d'achat d’une facture de vente ?
La facture d'achat peut concerner un flux entre deux entreprises ou bien entre une entreprise et un particulier. Ce flux représente un achat de produit, de service, une prestation, ou encore des matières premières livrées à une entreprise par un fournisseur. Le fournisseur se doit d’adresser une facture qui détaille les flux intervenus sur la période de facturation, en précise les modalités détaillées ainsi que les conditions de paiement. La facture de vente établie par le fournisseur devient ainsi automatiquement une facture d’achat dans la comptabilité du client. Cette dualité de traitement, moyennant un seul document correspondant à un flux unique de prestation/livraison caractérise la facture d’achat émise entre professionnels.
Comment enregistrer une facture d'achat ?
L’enregistrement d’une facture d’achat doit être fait avec le plus grand soin pour produire une comptabilité probante. Il est réalisé au moyen d’un journal des achats dans lequel toutes les transactions sont enregistrées de façon chronologique. Selon le principe de la partie double, l’inscription comptable permet de détailler d’une part l’affectation de la dépense (charge, immobilisation), fait apparaître également le montant de la tva déductible, et d’autre part permet de constater la contrepartie correspondant à la dette fournisseur qui sera soldée au moment du paiement.
Quelles sont les mentions à ne pas oublier dans une facture d'achat ?
Afin de garantir la déductibilité d’une dépense ainsi que la récupération de la TVA, il faut s’assurer qu’un certain nombre de mentions obligatoires figurent sur les factures d’achats enregistrées en comptabilité, notamment le montant ht et tva de la prestation, ainsi que l’identification de l’acheteur et du vendeur. Voyons dans le paragraphe suivant en détail les éléments obligatoires.
Comment remplir une facture d'achat ?
Voici les mentions obligatoires à placer sur une facture d'achat pour qu'elle soit valide auprès de l'administration fiscale, et assurer sa valeur commerciale et juridique :
- date de la facture ;
- numéro de facture et du bon de commande (si un bon de commande a été émis) ;
- nom, adresse, coordonnées de contact (téléphone, mail, etc.) du fournisseur ;
- numéro de SIRET et code RCS ou RM du fournisseur ;
- nom, adresse et forme juridique de l'entreprise cliente ;
- détails des produits/services/matières premières avec quantité, montant unitaire et total HT ;
- le taux TVA ;
- les éventuelles réductions de prix ;
- date du règlement, date d'exécution de vente ou prestation ;
- taux de pénalité (selon date/pourcentage) ;
- conditions d'escompte.
Quand comptabiliser une facture d'achat ?
Une facture d’achat doit être enregistrée à la date de facture figurant sur ce document, dans le journal des achats. Par exemple, les factures datées du mois de septembre 2024 figureront donc au journal des achats de ce mois.
Comment faire l'enregistrement comptable d'une facture d'achat ?
Pour être en règle avec l'administration fiscale, il faut comptabiliser les factures d'achat, que vous soyez l'acheteur ou le vendeur, par l'intermédiaire de votre entreprise. Dans toutes les situations, vous aurez des factures d’achat et factures de vente à comptabiliser, selon votre position dans la transaction. Veillez donc à avoir une comptabilité exhaustive.
Il y a un processus à suivre pour gérer une facture :
- rapprocher la facture du bon de commande ;
- contrôler les données de la facture ;
- imputer la somme dans les comptes appropriés ;
- valider la facture et déclencher le paiement.
Comptabilisation et saisie pour facture d'achat et de vente
Pour une facture d'achat auprès d’un fournisseur, vous devez enregistrer le mouvement sur vos comptes :
- débit du compte de charges (ou du compte d’immobilisation) concerné par la dépense (montant HT) ;
- débit du compte TVA déductible ;
- crédit du compte fournisseur (pour le montant TTC).
Dans le cas d'une acquisition de bien qui aura un effet durable sur l'entreprise, qui sera utilisé pendant plusieurs années, il s’agit d’une immobilisation. La dépense est donc enregistrée dans un compte d'immobilisation (au lieu d'un compte de charges) et répartie sur plusieurs exercices via le mécanisme de l’amortissement.
Les étapes de l'enregistrement comptable d'une facture d'achat
L’enregistrement comptable d’une facture suppose son contrôle préalable par le service concerné. La mise en paiement devra également être approuvée par une personne habilitée. Si l’entreprise dispose d’un workflow, les systèmes d’autorisation peuvent être chainés afin que la fonction achat permette un contrôle de l’ensemble du cycle de vie de la facture.
Comment comptabiliser une facture d'avoir sur achat ?
Une facture d’avoir sur achats suppose que le fournisseur ait annulé une partie ou la totalité de la facturation concernant les biens et services facturés à l’entreprise. La facture d’avoir a en conséquence vocation à annuler la prise en compte du flux initialement facturé. Un avoir se caractérise par un compte de charge au crédit et une tva récupérable au crédit, générant au débit une créance envers le fournisseur. Cet avoir à vocation à être soit imputé sur un prochain paiement, soit être remboursé.
Exemple d’écriture liée à une facture d’avoir:
débit crédit
401 fournisseur 96 €
607 achat 80 €
44566 tva déductible 16 €
Comment traiter une facture d'achat avec escompte en comptabilité ?
L’escompte obtenu constitue un produit enregistré dans le compte 765 pour son montant HT. Il génère également une TVA à reverser qui sera enregistrée au crédit du compte 445710.
Une créance égale au montant TTC de l’escompte obtenu figure au débit du compte fournisseur.
L’escompte fait en effet naître une créance sur le fournisseur correspondant à la réduction de ce prix obtenue de ce fait.
Écriture comptable sur le compte 409 - fournisseurs et débiteurs
Le compte 409 - fournisseurs et débiteurs correspond aux acomptes (4091) qui sont payés au fournisseur et avoirs (4097/4098) qui sont dus par le fournisseur. Ces avoirs et acomptes sont liés à un ou plusieurs services rendus, produits ou matières premières livrées. Il s'agit donc d'un compte regroupant les créances sur les fournisseurs, dont les montants seront imputés sur les factures à venir ou remboursés.
Comment enregistrer une facture d'achat avec Dougs ?
Dougs simplifie le traitement et l’enregistrement de vos factures d’achats. Scannez ou photographiez simplement vos factures afin de permettre une comptabilisation automatique grâce à notre système de reconnaissance automatique et de catégorisation.
Les erreurs courantes à éviter avec les factures d'achat
Les erreurs fréquentes lors de l'émission et de la réception des factures
Il peut arriver qu’une facture reçue soit égarée et par conséquent ne figure pas dans le journal des achats. Le service comptable identifie alors rapidement le manque lorsque la facture est en prélèvement automatique car le compte fait apparaître un paiement sans contrepartie. En revanche, lorsque le paiement n’est pas réalisé par prélèvement, c’est souvent une relance de la part du fournisseur qui va faire apparaître cet oubli.
Conséquences des erreurs de facturation sur la comptabilité
Les erreurs de facturation ont un impact direct sur la comptabilité et donc sur la production des comptes de l’entreprise. En effet, la facturation doit refléter le chiffre d’affaires réel pour l’entreprise émettrice, de même que l’enregistrement d’une facture d’achat doit traduire les coûts réellement engagés par l’entreprise cliente au titre de son fonctionnement. Une erreur de facturation pourrait donc potentiellement aboutir à une majoration ou une minoration du chiffre d’affaires de l'entreprise émettrice, comme à une mauvaise traduction du coût de fonctionnement de l’entreprise cliente. Afin d’éviter les conséquences d’une erreur de facturation, il est nécessaire de procéder à un contrôle systématique des factures émises et reçues.
Questions fréquentes sur les factures d'achat (FAQ)
Quelle est la différence entre une facture proforma et une facture d'achat ?
Une facture proforma est une facture émise par un fournisseur sans valeur légale : c’est un simple brouillon. Elle peut être éditée pour les besoins du processus commercial, notamment pour poursuivre la négociation, mais n’a aucune valeur, ni sur le plan juridique ni fiscal. Elle n’autorise de ce fait aucun enregistrement comptable, et ne permet donc aucune déduction de charges ni récupération de TVA. Elle ne doit par ailleurs pas être payée.
Comment rectifier une facture d'achat erronée ?
Lorsqu’une facture est erronée, elle ne peut pas être simplement annulée car cela est tout simplement interdit, le risque étant de faire apparaître des trous dans la séquence de numérotation des factures. Deux options s’ouvrent alors au fournisseur :
- lorsque la facture émise n’est pas réglée, une première possibilité est d’éditer une facture rectificative qui mentionne clairement la facture d’origine et de façon très précise le fait que la nouvelle facture a vocation à remplacer l’ancienne, émise avec une erreur.
- Lorsque la facture erronée a été réglée, il est nécessaire d’éditer un avoir et de produire une nouvelle facture, ou bien de procéder au remboursement de l’avoir si nécessaire.
Combien de temps faut-il conserver une facture d'achat ?
La durée de conservation d’une facture comptable est de 10 ans. Cela permet de faire face à toute éventualité de contrôle et de demande de justificatifs de la part de l’administration fiscale. Il est donc essentiel de classer ses pièces avec méthodologie et d’opter pour un mode de numérotation et d’archivage qui facilite les recherches.
Quelle est la différence entre une attestation d'achat et une facture d'achat ?
Tout professionnel peut et doit émettre des factures dans le cadre de ses relations commerciales avec d’autres professionnels (B2B). En revanche, un particulier ne peut pas émettre de factures. Lorsqu’un professionnel achète un bien auprès d’un particulier, ce dernier doit remettre une attestation de vente. Cette attestation permettra au professionnel de catégoriser ce flux dans sa comptabilité et de justifier la nature et le montant de la dépense en cas de contrôle.
Un particulier peut-il faire une facture à une entreprise ?
Un particulier n’a pas la possibilité d’émettre une facture. Lorsqu’il réalise une vente au profit d’une entreprise, le besoin de justification de la transaction nécessite en revanche qu’il réalise une attestation de vente. Si cette attestation de vente n’a pas légalement la valeur d’une facture, elle permet cependant à l’entreprise de justifier de la réalité de la transaction et donc d’appuyer les conditions de sa déduction.
Expert-comptable passionné avec une formation en économie et gestion, doté du DSCG et du DEC. Fort de plus de 10 ans d'expérience en cabinet comptable, il a gravi les échelons jusqu'au poste de RAF et Expert-Comptable. Son choix de rejoindre Dougs découle de frustrations avec les éditeurs classiques de logiciels comptables.
En savoir plus