Facture électronique PDF : une idée reçue à démystifier

Qu’est-ce qu’une facture électronique au sens fiscal ?

Afin de bien comprendre en quoi consiste une facture électronique, et notamment au format PDF, distinguez bien cette notion de celle de la dématérialisation. Profitez pour vous mettre en tête les différentes phases vécues ou à vivre par les entreprises françaises.

Distinction entre facture dématérialisée et facture électronique

Voici la première chose importante à retenir : la facture dématérialisée ne constitue pas systématiquement une facture électronique au sens fiscal. Ainsi, la dématérialisation existe depuis longtemps. C’est le fait de rendre le document immatériel.

 La réforme de la facturation électronique obligatoire est en marche depuis quelques années en France, dans toutes les entreprises, PME, TPE, etc. Elle se déploie, étape par étape, avec des obligations précises, tant sur le format des factures que le mode de transmission et d’archivage des données électroniques.

La notion de facture électronique comporte donc plus de paramètres qu’une simple dématérialisation. Ainsi, toutes les factures électroniques sont dématérialisées, alors que le contraire est faux.

La situation actuelle des factures transmises aux clients sous une forme dématérialisée

Depuis longtemps, les entrepreneurs ont pris l’habitude de transmettre aux clients des factures au format PDF, donc sous une forme dématérialisée. Ils les envoient par mail. Les plus grandes structures ont aussi adopté des échanges de données informatisées (EDI), notamment avec leurs fournisseurs ou clients “grands comptes”. Ces processus dématérialisés sont autorisés. Toutefois, ils demandent des adaptations pour la mise en œuvre de la nouvelle réglementation fiscale qui comporte des règles plus strictes.

Les flux de factures avec les entreprises du secteur public

Le commencement de la réforme de la facture électronique en France remonte de façon pratique à 2020. Ainsi, l'administration fiscale a mis en place les dispositions prévues par l’Union européenne pour la facturation relative aux marchés publics. Depuis début 2020, tout entrepreneur qui doit facturer une entreprise du secteur public doit :

• émettre ses factures au format électronique ;
• les transmettre via le portail public appelé Chorus Pro.

Facture électronique : caractéristiques pour les flux entre entreprises à compter de 2026

La seconde brique de la réforme concerne les factures électroniques obligatoires entre les entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Après un report acté en juillet 2023, le nouveau calendrier prévoit plusieurs dates maximales d’adoption du dispositif.

Factures de vente

Les plus grandes entreprises doivent émettre leurs factures au format électronique au plus tard en septembre 2026. Les PME, TPE et micro-entreprises ont, elles, jusqu’à septembre 2027 pour adopter ce système.

Factures d’achat

Du fait de ce double délai pour les ventes, vous comprenez que dès 2026, vos fournisseurs de grande taille vont vous transmettre des factures électroniques, selon les nouvelles règles. Adieu alors le simple PDF reçu par mail.

Aussi, les textes de la réforme imposent à tous les professionnels, quelle que soit la taille de leur structure, d’avoir la capacité de recevoir ce format de factures électroniques entrantes dès septembre 2026. C’est pour cette raison que la nouvelle obligation légale impacte toutes les entreprises à cette date de 2026.

Pourquoi la facture électronique PDF de 2024 est-elle non conforme pour la réforme ?

La facture dématérialisée ou électronique PDF, au sens des années 2010-2020 devient caduque avec la réforme fiscale en cours. Découvrez comment définir la facture électronique version 2026, quels formats et quels modes de transmission utiliser.

Définition légale d’une facture électronique

En conformité avec les réquisitions européennes, la France a inscrit dans la loi les nouvelles caractéristiques d’une facture électronique. Pour pouvoir porter cette appellation, une facture doit être électronique de bout en bout : émission, transmission, réception et archivage. Ceci exclut déjà la facture papier scannée afin de la dématérialiser par exemple.

Le dispositif s'appuie sur des principes fondamentaux :

• le respect de quelques formats spécifiques prévus pour ces factures ;
• une authentification de la pièce, tant par le fournisseur que le client, afin de garantir son ’authenticité, son intégrité et sa lisibilité ;
• les modalités de circulation des factures électroniques entre fournisseurs et clients ;
• la transmission de toute facture électronique ainsi que de toute autre transaction de vente (e-reporting) à l’administration fiscale ;
• l’obligation d’archivage sécurisé durant la durée légale de 6 ans.

En outre, la réforme de la facture électronique comporte en plus de ce volet facturation, appelé e-invoicing, un autre volet, l’e-reporting. Il concerne toutes les ventes des entreprises hors champ de la facturation électronique obligatoire (particuliers et clients établis hors de France). Ce n’est pas l’objet de cet article. Vous pouvez toutefois consulter l’article de blog spécial e-reporting.

L’absence pour le moment de transmission à l'administration fiscale

Jusqu’à cette réforme, les entreprises ne transmettent pas leurs factures pour des ventes à des clients privés à la direction générale des finances publiques (DGFIP) . À part pour le secteur public, la DGFIP ne dispose donc pas du détail de la facturation, sauf si elle déclenche un contrôle fiscal.

Demain, toutes les factures qui entrent dans le champ de la facture électronique obligatoire sont systématiquement transmises à la DGFIP. C’est donc une différence majeure pour les entreprises. Avec de tels processus, le fisc est en mesure de consolider toutes les opérations qui entrent dans le chiffre d’affaires. Un des objectifs de la réforme consiste effectivement à lutter contre la fraude à la TVA et, à terme, à pré-remplir les déclarations de TVA.

Un format de facture strictement encadré et qui exclut le simple PDF actuel

Les textes obligent les entreprises à transmettre en 2026 ou 2027 des factures électroniques sous une forme structurée, lisible par les ordinateurs. Le fichier PDF classique ne correspond pas à des données structurées.

Ainsi, sont autorisés :

• le format UBL (Universal Business Language), un format structuré qui fonctionne sur la base d’un fichier XML ;
• le format CII (Cross Industry Invoice), également un format structuré ;
• le format Factur-X, un format mixte ou hybride, avec des données non structurées (un PDF lisible par l’humain) et aussi des données structurées (à destination de la machine).

Un mode de transmission de chaque facture électronique par des plateformes et qui exclut l’email

La réforme impose un circuit précis de chaque facture électronique. Les canaux autorisés sont stricts. Ainsi, la loi interdit à l’entreprise de transmettre elle-même les factures à ses clients. Ceci exclut définitivement la facture électronique PDF envoyée par email.   Le gouvernement français a décidé mi-octobre 2024 de simplifier les schémas autorisés au départ pour cette réforme. Il a donc limité le rôle du PPF (portail public de facturation) à deux actions exclusives :

• maintenir l’annuaire des entreprises, dispositif indispensable pour router correctement les factures du fournisseur au client ;
• concentrer toutes les factures pour les transmettre à l'administration fiscale.

Aussi, toutes les entreprises doivent impérativement choisir une plateforme de dématérialisation partenaire dite PDP d’ici septembre 2026. L'administration fiscale donne une immatriculation à ces prestataires de service obligatoires. La filiale de Dougs, API First, fait partie des prestataires qui ont reçu l’agrément provisoire en octobre 2024. Une telle PDP transmet les factures de chaque entreprise :

• à ses clients ;
• au portail public de facturation (PPF), qui assure ensuite la communication à l’administration fiscale.

Comment Dougs vous aide-t-il à remplir vos obligations avec le format Factur-X et son PDF ?

La facture électronique en France devient peu à peu incontournable. Elle sera d’application obligatoire prochainement pour toutes les entreprises privées. Et, elle comporte de nombreux avantages. Pour se lancer, rien de mieux que de commencer par la dématérialisation, si vous fonctionnez encore en mode papier.

Les atouts de la dématérialisation en vue de la facturation électronique légale

La facturation électronique concerne toutes les entreprises. Elle présente plusieurs avantages, dont une bonne partie existe déjà avec un processus classique de dématérialisation. Ainsi le remplacement du papier par des fichiers conduit à :

• l’accélération des tâches administratives, avec un gain de temps (et donc d’argent) estimable ;
• un contrôle plus facile des pièces, par exemple le rapprochement des factures avec les bons de commande et de livraison ;
• une diminution des litiges et une résolution plus simple ;
• des paiements plus rapides des factures, un plus pour la trésorerie.

La dématérialisation, une manière de se préparer pour la facture électronique du type Factur-X

Au vu des bénéfices attendus, plus vous allez vite, plus vous êtes gagnant. Ne voyez pas la réforme de la facture électronique comme une obligation ou une contrainte. Adoptez dès maintenant la dématérialisation des factures et réduisez la circulation des documents au format papier.

Un tel processus modifie les habitudes de travail et initie la transformation digitale dans les entreprises. La mise en place de la facture électronique, conformément à la réforme, devient alors une formalité.

Le choix d’une PDP qui apporte l’ensemble des services administratifs pour TPE

En outre, si vous insérez cette démarche de dématérialisation dans votre fonctionnement habituel, c’est encore plus simple. En adoptant les outils de votre expert-comptable, vous facilitez les échanges. Vous accélérez la comptabilité. Vous disposez des résultats annuels et intermédiaires plus vite. Vous améliorez la gestion de l’entreprise et le processus de décision.

C’est pourquoi, DOUGS, cabinet d’expertise comptable en ligne, vous accompagne tant pour la paie, la comptabilité, les déclarations fiscales, le juridique, que la dématérialisation. Dougs vous apporte une solution complète pour tous vos besoins administratifs et comptables.

Dougs vous offre aussi les services d’une plateforme de dématérialisation partenaire. En effet, sa filiale API First dispose de l’immatriculation PDP de la DGFIP depuis le 15 octobre 2024. Ainsi, vous avez l’assurance de bénéficier de toutes les fonctionnalités pour la gestion de l’e-invoicing ainsi que de l’e-reporting.

La réglementation évolue et ce n’est pas fini. Dougs vous garantit une adaptation des logiciels à chaque étape, pour le maximum de sérénité. Vous émettez vos factures. Dougs se charge de les transmettre et de les archiver en toute sécurité.

Dougs, une solution pour une facture électronique avec un PDF, mais pas seulement

Dougs vous garantit, grâce à sa filiale API FIRST, PDP immatriculée, l’émission, la transmission et le stockage de factures électroniques, cela dans les formats légaux. C’est la Factur-X qui semble la plus pratique pour les petites entreprises, les indépendants et les micro-entrepreneurs. Ce système hybride comporte en effet :

• un fichier PDF/A-3 pour l'utilisateur humain ;
• un fichier de données XML, pour un traitement automatisé dans les systèmes informatiques, chez l’émetteur comme chez le récepteur.

Notez bien qu’au regard de la réforme, le simple fichier PDF n’est pas conforme. Il doit systématiquement être accompagné de données structurées, sous forme de fichier XML. 

Quelques questions classiques sur la facture électronique de demain

Vous vous interrogez probablement sur le fonctionnement de la facturation électronique entre les entreprises. Voici quelques réponses à ces questionnements classiques.

Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?

Tout le monde a accès au processus de dématérialisation (sans confondre avec la réforme de la facturation électronique obligatoire). Un tel dispositif consiste soit à scanner un document papier afin de générer un fichier immatériel, soit à émettre la pièce au format numérique. Tout le monde peut déjà réaliser un tel traitement administratif pour la gestion des factures fournisseurs comme clients.

Qui est concerné par la facturation électronique ?

En France, la facture électronique est déjà obligatoire depuis 2020 pour toutes les transactions du type B2G, soit Business to Government. Ce sont les flux de factures des entreprises privées à destination du secteur public.

La prochaine étape prévue pour 2026 et 2027 porte sur les transactions entre les entreprises privées, assujetties à la TVA et situées en France. Ainsi, tous les professionnels sont concernés, de la grande entreprise à la micro-entreprise, en passant par l’ETI, la PME et la TPE.

Notez bien que tous les micro-entrepreneurs, même ceux au régime de la franchise en base pour la TVA, sont soumis à la réforme. En effet, ils sont exonérés de TVA, mais ce sont bien tous des assujettis.

Est-ce que la facture électronique est obligatoire ?

Oui, la réforme de la facture électronique la rend obligatoire dans les années à venir pour tous les professionnels assujettis à la TVA et établis en France. 

Les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire (ETI) doivent adopter ce système de facturation au plus tard en septembre 2026. Toutes les autres ont jusqu’à septembre 2027 pour passer au format électronique. Mais, toutes doivent pouvoir techniquement les accepter en réception, dès septembre 2026, du fait que les grands fournisseurs l’appliqueront déjà.

Les idées reçues comme celle de la facture électronique PDF sont nombreuses. En voici une autre. Les entreprises qui travaillent seulement avec des particuliers ne seraient pas soumises à la réforme. Elles n'émettent effectivement pas systématiquement de factures à leurs clients. Pourtant, elles sont concernées par la réforme. Elles devront appliquer le second volet appelé e-reporting. D’ailleurs, les systèmes de caisses enregistreuses vont s’adapter et le ticket Z répondra à l'obligation fiscale pour les opérations avec des particuliers.

La facture électronique PDF demande de l’adaptation pour demain

Ce type de facture exige d’évoluer sensiblement pour rester en conformité avec les nouveaux textes. Maintenant que vous savez que vos PDF transmis aux clients par email ne répondent pas aux nouvelles règles, comment avancer sur un tel projet ? Dougs, avec sa filiale API FIRST, une plateforme de dématérialisation partenaire immatriculée par la DGFIP, vous apporte une solution complète, pour respecter l’obligation légale et bien plus. Vous disposez ainsi d'un logiciel de facturation, gratuit et 100 % compatible avec la facturation électronique française. Découvrez l’offre en ligne et lancez-vous dans un essai !