Comment déduire ses frais de repas pour les impôts ?

Quels sont les frais que l'on peut déduire des impôts sans justificatif ?

Comme toutes dépenses que vous réalisez dans le cadre de l’exploitation de votre entreprise ou société, les frais de repas ne peuvent être déduits que s’ils sont justifiés sur le fond et sur la forme :

• Sur le fond, les frais de restauration doivent être exposés dans l’intérêt de votre entreprise ;
• Sur la forme, ils doivent être comptabilisés et justifiés par une note de restaurant ou une facture.

Les conditions initiales pour déduire ses frais de repas pour les impôts

Les frais dits “de représentation” sont admis en déduction des résultats de l’entreprise s’ils sont :

• Liés à des dépenses professionnelles ;
• Justifiés.

Comment calculer ses frais de repas (frais réels) ? Comment les déduire pour les impôts (2021, 2022, 2023) ?

Les frais de repas déductibles d’impôt doivent être supérieurs à ce que vous auriez payé si vous aviez déjeuné à votre domicile. L’administration fiscale évalue forfaitairement les frais de repas pris au domicile à 5,20 € pour l’année 2023. Ce forfait est chaque année revalorisé, pour 2022, il était de 5 €.

En revanche, il n’est pas possible de déduire des frais de repas trop importants. En effet, l’administration fiscale fixe un plafond pour la prise en compte des frais de repas pris à l’extérieur.

Nous verrons un peu plus loin comment se calcule le montant des frais de repas que vous pouvez déduire à l’aide de quelques exemples.

Les frais de repas d’affaires sont-ils déductibles d’impôts ?

On parle de déjeuner d’affaires quand vous invitez des clients, des prospects ou toute autre personne dans l’intérêt de la société. Vous devrez disposer des éléments suivants :

• Avoir une note faisant apparaître la TVA (pour la récupérer) ;
• Avoir une facture au nom de votre entreprise si le montant dépasse 150 € TTC ;
• Avoir sur la note de restaurant  : les noms des invités, les entités représentées (nom de la société, prospect, client, etc.);

En cas de contrôle fiscal, l’inspecteur pourra juger de l’importance de la note du restaurant, notamment si vous invitez vos clients dans un 3 étoiles !

Puis-je déduire mes frais de repas et quelles sont les conditions ?

Reprenons dans l’ordre. Les frais de repas déductibles d’impôts doivent remplir plusieurs conditions. Ils doivent :

• Constituer des dépenses nécessitées par l’exercice de la profession. À titre d’exemple, les frais de repas qui accompagnent des déplacements chez un client ou dans un salon professionnel ;
• Se justifier par la distance entre le lieu d’exercice et le domicile ;
• S’accompagner d’une pièce justificative.

Des frais de repas déduits, mais avec des restrictions si vous invitez

On le rappelle encore une fois, une dépense est professionnelle à partir du moment où vous l’engagez dans l’intérêt de votre entreprise. Un exemple ?

Vous invitez un prospect pour obtenir un contrat. Bien évidemment, la nature de l’entreprise facilitera la compréhension de cette invitation. C’est logique : il est plus complexe pour un médecin généraliste d’expliquer ce type d’invitation qu’un dirigeant d’entreprise dans le BTP. Mais pour autant rien n’est impossible, dans un sens comme dans l’autre ! C’est avant tout l’explication économique qui prévaut lors de la justification.

Parallèlement, les frais de repas déductibles d’impôts doivent reposer sur des justificatifs. Un simple ticket de caisse faisant apparaître la somme à payer avec la TVA est admis par l’administration fiscale. Si les frais dépassent 150 € TTC, nous vous conseillons de demander une vraie facture faisant apparaître le nom de votre société.

N’oubliez pas de prendre vos précautions en notant sur votre ticket ou votre facture le nom des invités, ainsi que le contexte. Cette petite rédaction en amont vous évitera bien des ennuis lors d’un contrôle URSSAF ou fiscal.

Quels sont les frais de repas non déduits par les impôts ?

Question claire, réponse simple. Les frais de repas non déduits par les impôts sont :

• Les frais de repas pour convenances personnelles (par exemple inviter son conjoint marié, pacsé ou autre) ;
• Les frais de repas en famille, hors de vos heures de travail ou en week-end ;
• Les frais de repas en dehors de toute obligation professionnelle ;
• Et bien d’autres cas encore car la liste est quasi illimitée.

Où déduire les frais de repas pour vos impôts ?

En tant qu’indépendant, vos frais de repas déductibles d’impôts sont directement constatés dans votre comptabilité. L’inscription de ces frais en comptabilité peut se faire directement, au moment où vous payez votre repas avec votre carte bancaire professionnelle.

Si exceptionnellement, vous n’avez pas votre carte bancaire professionnelle sur vous lors du paiement du repas, vous pouvez payer votre note de restaurant avec votre carte bancaire personnelle. Dans ce cas, faites une note de frais pour l’attester.

Comment déclarer ses frais de repas (frais réels) ? Auprès de qui ?

Vous n’êtes pas client chez Dougs ? Comme pour vos frais réels, vous devez présenter au centre des finances publiques (si celui-ci les réclame) tous vos justificatifs de frais de repas. Vous devez tout détailler :

• Le montant total ;
• Les bénéficiaires ;
• Le contexte.

Si vous êtes client Dougs, tout cela est simplifié. Votre compte bancaire professionnel est directement synchronisé avec votre application. Vous n’avez en principe aucune démarche particulière à effectuer pour que vos frais de repas soient déduits en charge. Tout du moins, il vous faut catégoriser les opérations correspondantes en “Restaurant”. En revanche, si vous avez payé votre repas avec votre carte bancaire personnelle, n’oubliez pas de constater une note de frais.

Pour cela, rien de plus simple, dans votre onglet “Comptabilité”, il suffit de cliquer sur le bouton “Ajouter une note de frais” et de vous laisser guidé.

Quel montant (prix) de frais de repas est déduit de vos impôts si vous mangez seul ?

Pour les frais de repas individuels, ils doivent se réaliser dans l’intérêt de la société. Oubliez donc le restaurant en bas de chez vous, celui où vous allez de temps en temps quand vous ne voulez pas faire à manger ! Pourquoi ? En fait, les frais supplémentaires de repas se déduisent si la distance entre le lieu d’activité et le domicile est un obstacle réel pour vous. C’est une appréciation au cas par cas, relevant à la fois de :

• La nature de l’activité
• La durée de transport ;
• La pause déjeuner ;
• La distance.

Par ailleurs, l’administration fiscale considère seulement le supplément entre le prix du repas et les frais minimums de repas comme rendus nécessaires par l’exercice de la profession.

Pour information, le forfait repas 2023 est fixé à 5,20 €. Le forfait jour est de 10 €.

La dépense déductible correspond donc à la différence entre les frais de repas réellement engagés et l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature nourriture. Ainsi, si votre repas du midi coûte 15 €, seule la dépense déductible est de 10 € (15 € – 5 €).

Au-delà de la limite d’exonération des indemnités pour frais de repas des salariés (équivalant à 19,40 €), la dépense engagée est considérée comme excessive et n’est en théorie pas déductible. En cas de contrôle URSSAF ou fiscal, c’est l’inspecteur qui juge la situation.

Exemple de déjeuner déductible :

• Vous déjeunez pour 18,60 € ? Alors vous pouvez déduire de votre résultat la somme de : 18,60 € – 5,20 € = 13,40 € ;
• Vous déjeunez pour 30 € ? La déduction est seulement de 15 € car le plafond est dépassé ;
• Vous déjeunez pour 15,60 €. En tant que dirigeant, vous ne pouvez déduire que 10,80 € car vos frais ne peuvent pas être pris en forfait. Tout repose obligatoirement sur les frais dépensés.

Dans tous les cas de figure, pensez toujours à noter le nom, les qualités des personnes invitées et le contexte de vos frais de repas déductibles d’impôts.

👉 Pour en savoir plus sur vos charges déductibles de votre bénéfice, consultez notre article “Quels frais et charges peut-on déduire de son bénéfice ?“

Barème de déduction des frais de repas pour les impôts

Chaque année, l’administration fiscale revalorise le montant des frais de repas qui peuvent être pris en compte pour le calcul de votre impôt.

Ainsi, elle établit chaque année un barème des frais de repas déductibles d’impôts :