Gestion d’entreprise : les obligations juridiques à ne pas négliger

✅ Obligations juridiques liées à l’ouverture des registres des assemblées générales 

Les sociétés ont l’obligation de reproduire toutes leurs décisions dans un registre. Connu sous le nom de registre des assemblées générales, ce dernier est le plus souvent un classeur composé de feuillets numérotés. Vous pouvez vous procurer un exemplaire en papeterie ou directement sur Internet. 

Attention : une fois en possession de votre registre, il est impératif de le faire coter et parapher par le greffe du Tribunal de Commerce ou par le maire de votre commune.  

Les décisions prises en assemblée générale doivent être inscrites sur le registre, cela augmente la valeur de la preuve du procès verbal. Une bonne tenue du registre permet de fixer l’ordre des décisions, les feuillets numérotés ne peuvent être déplacés. 

Puisqu’il est obligatoire pour une société d’ouvrir un registre des assemblées générales pour y noter ses décisions, les administrations peuvent demander à le consulter, en cas de contrôle fiscal ou social par exemple. 

Le cas des SAS : l’obligation d’ouvrir un registre des mouvements de titres

En plus du registre des assemblées générales, les SAS doivent détenir un registre des mouvements de titres. Ce document est à acheter en papeterie ou en ligne et doit être coté et paraphé par le greffe du Tribunal de Commerce ou par le maire. Ce registre se présente comme un tableau qui permet de reproduire par écrit les différents transferts des actions. Devront y être inscrits tous les mouvements sur les actions de la société. Il permet d’avoir une trace de la répartition du capital et sera la preuve de la détention du capital par les associés. 

✅ Obligations juridiques liées à l’approbation des comptes

L’approbation des comptes est une assemblée au cours de laquelle les associés valident les comptes et informent le dirigeant de ses résultats. Il est impératif de remplir cette obligation juridique pour votre entreprise pour plusieurs raisons : 

1. L’approbation des comptes formalise l’accord des associés sur les comptes de l’entreprise.
2. C’est le moment où l’on décide de l’affectation du résultat et, éventuellement, de la distribution de dividendes.
3. C’est un élément clé pour fixer la responsabilité du dirigeant sur les actions qu’il entreprend au sein d’une société pluripersonnelle : SA, SAS, SARL, etc. Dès lors que les associés ont approuvé les comptes, il ne leur est plus possible d’engager la responsabilité du dirigeant puisque ces dernières ont été validées en amont.

Quand et comment réaliser l’approbation des comptes ?

L’approbation des comptes est une obligation juridique annuelle à effectuer dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice social de l’entreprise. Celle-ci est actée lors d’une assemblée générale faisant état des comptes et permettant de statuer sur leur affectation, soit la répartition des bénéfices et des pertes de la société.

S’ensuit un délai variable pour déposer les comptes au greffe du tribunal de commerce : 1 mois pour un dépôt de compte en version papier, 2 mois pour une version dématérialisée. Le dossier doit contenir les éléments suivants : 

• Le bilan (actif et passif) et le compte de résultat
• L’affection du compte de résultat
• Une déclaration de confidentialité si vous ne souhaitez pas que ces éléments soient divulgués 
• Le paiement relatif au traitement de votre dossier. En 2021, pour un dépôt des comptes annuels de votre entreprise au guichet du tribunal de commerce, comptez 43,85 €. Pour un dépôt par voie postale, le montant est de 45,20 €. Le dépôt en ligne revient à 45,87 €.

✅ Obligations juridiques liées au changement d’adresse du siège social

D’un point de vue juridique, le siège social est le lieu d’atteinte juridique de votre entreprise. En d’autres termes, elle existe à l’adresse de son siège social. Si quelqu’un souhaite contacter votre société, c’est à cet endroit précis qu’il pourra le faire. 

L’adresse du siège social de votre société apparaît sur votre Kbis, carte d’identité de l’entreprise. Sans demande de modification de ce dernier en cas de changement d’adresse, l’administration ne pourra vous contacter. Le risque ? Que le greffe du tribunal de commerce, dans l’impossibilité de vous joindre à l’adresse de votre ancien siège social, considère que votre société n’existe plus et acte sa radiation du registre du commerce et des sociétés. S’ensuit une procédure longue nécessitant une requête auprès du juge. Pour éviter cela, veillez à remplir vos obligations juridiques en cas de changement d’adresse de siège social.

Pensez à bien mettre le nom de votre société sur votre boîte aux lettres à l’adresse de votre siège social. La question n’est pas “êtes-vous présent lors du passage des services postaux ?”, mais bien ”est-ce que le courrier de votre société sera délivré à la bonne adresse ?”. Il est donc impératif de mettre le nom de votre entreprise sur votre boîte aux lettres, même si le siège social correspond à votre domicile et que votre nom y est déjà apposé.  

Quelles formalités juridiques en cas de changement de siège social ?

Le déménagement (transfert) de siège social amène la modification des éléments présents dans les statuts de votre entreprise. Cette décision doit être prise et actée par les organes dirigeants de la société. Par la suite, certaines formalités juridiques sont à remplir : 

1. Réunir une assemblée générale extraordinaire pour valider la décision de transfert du siège et modifier les statuts de l’entreprise. 
2. Publier un avis de modification au journal d’annonces légales. 
3. Déposer un dossier relatif au changement auprès de votre Centre de Formalités des Entreprises (CFE), incluant le formulaire CERFA M2, le procès verbal de l’AG, un exemplaire des statuts mis-à-jour, une attestation de parution ou avis de parution dans le journal d’annonces légales et un justificatif de jouissance des nouveaux locaux.

Attention aux changements de nom de rue. Dans certaines communes, il se peut qu’une municipalité choisisse de renommer les voies de circulation. Dès lors, votre siège social peut être amené à changer d’adresse sans réellement avoir changé d’emplacement. Dans ce cas, le professionnel doit fournir les éléments justificatifs transmis par la mairie au greffe du tribunal de commerce.

Si vous pouvez procéder seul au changement d’adresse du siège social de votre entreprise, il est toutefois recommandé de faire appel à un juriste comme ceux présents chez l’expert-comptable en ligne Dougs. Pour aller plus loin, découvrez notre article dédié au transfert de siège social et les formalités juridiques liées à la CFE qui en découlent.

✅ Obligations juridiques liées à la modification de l’adresse personnelle du dirigeant 

Lors de la nomination d’un dirigeant, son adresse fait l’objet d’une publication dans le journal des annonces légales. De plus, cette dernière apparaît sur le Kbis de la société. Puisque le Kbis est la carte d’identité de votre entreprise, il est impératif que les informations présentes soient correctement mises à jour. Ainsi, si le dirigeant change d’adresse personnelle, ce dernier doit effectuer une modification de l’extrait de Kbis pour y faire apparaître sa nouvelle adresse.

Comment modifier l’adresse du dirigeant sur le Kbis ?

Le changement d’adresse personnelle du dirigeant sur le Kbis s’effectue auprès du registre du commerce et des sociétés (RCS). La démarche est simple : 

• Les dirigeants de SA, SAS, SNC et sociétés en commandite doivent remplir une Déclaration de modification d’une entreprise – formulaire M3
• Les gérant de SARL ou d’EURL doivent utiliser le formulaire de  Déclaration relative aux gérants et autres personnes liées à la société (M3 SARL-SELARL) 
• Tous devront s’acquitter du montant de 65,04 euros. 

Attention à ne pas oublier de mettre à jour la déclaration des bénéficiaires effectifs ! En effet, la déclaration des bénéficiaires effectifs mentionne également l’adresse personnelle des dirigeants si ceux-ci sont également bénéficiaires effectifs de la société. Dans ce cas, il sera nécessaire de procéder à la modification en même temps à l’aide de l’imprimé DBE.

✅ Obligations juridiques liées à la modification des activités de l’entreprise 

Tout comme l’adresse du dirigeant, l’activité principale, telle qu’elle ressort de l’objet social de l’entreprise, est inscrite sur le Kbis de cette dernière. Si vous souhaitez étendre le domaine d’activité de votre société, il est impératif de distinguer deux cas de figure :

1. La nouvelle activité est prévue dans l’objet social de l’entreprise. On parle alors d’une modification d’activité. Cela n’entraîne pas de modification de l’objet social..Pour les sociétés unipersonnelle type EURL/SASU et micro-entrepreneurs, remplir une Déclaration de modification d’une entreprise – Personne physique (P2).Pour les SAS/SARL, Déclaration de modification d’une entreprise – Personne morale (M2)

Si la modification de l’activité correspond à une modification de votre activité principale, l’INSEE va également modifier votre code APE pour l’adapter à votre nouvelle activité.

1. La nouvelle activité n’est pas prévue dans l’objet social de la société. Par exemple, si votre entreprise a pour objet social le conseil en informatique, et que vous souhaitez étendre votre domaine d’action à la vente d’appareils, vous devez ajouter cette activité à votre objet social et donc faire une modification de vos statuts et de votre Kbis. Vous devez alors commencer par réunir une assemblée générale extraordinaire pour voter le changement d’objet social,Rédiger un procès verbal de la décision des associés,Publier la décision dans le journal d’annonces légales,Envoyer un dossier au CFE ou au greffe du Tribunal de Commerce en incluant : les statuts modifiés, le procès-verbal des associés, l’attestation de parution au journal d’annonces légales, une copie d’autorisation pour les activités réglementées, un formulaire M2 rempli. 

✅ Obligations juridiques liées au versement de capital

Lors de la création de votre entreprise, vous êtes appelé à déposer votre capital. Son montant est inscrit sur le Kbis de votre société. S’il n’est pas obligatoire de libérer le capital en une seule fois, vous devrez effectuer le versement dans sa totalité dans un délai de 5 ans à compter de la date de constitution de l’entreprise. 

Il est essentiel de libérer le capital pour plusieurs raisons :

1. C’est une obligation juridique.
2. Cela permet de bénéficier d’un taux réduit d’impôt sur les sociétés. Cette réduction peut être vitale pour une entreprise naissante. 
3. C’est obligatoire si vous souhaitez augmenter votre capital.
4. Cela ouvre de nouvelles possibilités à votre société. 

À noter : ne verser qu’une partie du capital ne vous couvre pas en cas de faillite de votre entreprise. Si le capital inscrit sur votre Kbis est de 10 000 €, et que votre entreprise rencontre des difficultés en ayant un capital effectif de 5 000€, c’est la totalité du capital, non pas les 50%, qui court à sa perte.

Notre conseil : au lieu de créer votre entreprise avec un capital de 10 000€ versé en plusieurs fois, optez pour un capital plus faible. Avec une somme de 5 000€ immédiatement libérée, vous profitez du taux réduit à l’IS et offrez de nombreuses possibilités d’évolution à votre société. Vous pourrez par la suite augmenter votre capital de 5 000€ pour atteindre les 10 000€ escomptés.

Quid de l’augmentation de capital ?

L’augmentation de capital n’est jamais obligatoire. En revanche, si vous souhaitez y avoir recours, il est nécessaire d’aller au bout de certaines formalités juridiques. Il ne suffit pas d’effectuer un virement vers le capital pour l’augmenter. Puisque le capital de votre société est inscrit sur le Kbis, une augmentation du capital appelle une modification de l’extrait de Kbis. Dès lors, les associés doivent réunir une assemblée générale durant laquelle ils devront modifier les statuts et voter l’augmentation du capital.

Par la suite, le montant du nouveau capital devra être :

• Inscrit au passif de votre société
• Mentionné dans les statuts
• Déclaré au RCS
• Apposé à la suite de votre dénomination sociale et de votre forme juridique sur l’ensemble de vos documents (courriers, factures, mentions légales du site web, …)

Sur la même thématique : Entreprises : tout savoir sur vos obligations et échéances fiscales

✅ Obligations juridiques liées à la convention de mise à disposition

La convention de mise à disposition, un document facile à remplir et qui peut rapporter à votre société. Pourquoi ne pas en profiter ? Si votre entreprise est domiciliée chez vous, vous pouvez mettre à sa disposition quelques mètres carrés de votre habitation mais aussi du matériel pour les faire passer en charges déductibles. Cette simple manipulation permet de créer de la charge et donc de réduire la fiscalité de l’entreprise. 

Un petit complément de revenu non négligeable mais à ne pas oublier de déclarer ! En effet, si vous mettez à disposition de votre entreprise des locaux ou du matériel, en touchant une déduction de charges, sans effectuer de convention, vous risquez : 

• des pénalités en cas de contrôle sur votre fiscalité personnelle, 
• un redressement fiscal en cas de contrôle sur les comptes de la société.

S’il n’est pas obligatoire de réaliser une convention de mise à disposition si vous travaillez de chez vous, cela le devient dès lors que votre entreprise vous verse de l’argent pour l’utilisation de certains biens. Dès lors, vous devez réaliser une convention de mise à disposition puisque chaque flux monétaire doit pouvoir être justifié par un document. 

Retrouvez l’ensemble des questions à se poser avant de réaliser ce document dans notre checklist de la convention de mise à disposition.

✅ Obligations juridiques liées à la perte de la moitié du capital 

Si, lors du bilan comptable de votre société, les capitaux propres sont inférieurs à la moitié du capital social de la société, certaines formalités juridiques sont à effectuer. Par exemple, si votre capital social est de 1 000 €, et que votre résultat est négatif du fait d’une perte de 600 €, alors vos capitaux propres seront de 400 € (1000 – 600 €), ce qui est inférieur à la moitié de votre capital social (1 000/2 = 500 €).

1. En cas de perte de la moitié du capital, le code de commerce indique que les associés doivent constater la perte lors de l’assemblée générale d’approbation des comptes. 
2. Puis, dans les 4 mois suivants, une assemblée générale extraordinaire doit être convoquée pour se prononcer sur la dissolution de la société. 
3. En cas de rejet de la dissolution, l’entreprise conserve son activité. Vous devez dès lors publier votre décision dans le journal d’annonces légales.
4. Une modification du Kbis est nécessaire : la perte de capital doit être inscrite dessus. Pour cela, il est nécessaire de se rapprocher du greffe du Tribunal de Commerce.
5. La situation doit normalement être régularisée dans un délai de deux ans. C’est-à-dire que dans un délai de deux ans à compter du rejet de la décision de dissolution, la société doit avoir rétabli ses capitaux propres à un niveau au moins égal à la moitié de son capital social. Si nous reprenons l’exemple ci-dessus, dans un délai de deux ans, les capitaux propres devront avoir été ramenés à la somme de 500 € au moins. Il est également possible de modifier le capital social pour procéder à cette régularisation, toutefois cette opération entraîne des coûts qui peuvent être assez importants.
6. À défaut de régulariser la situation, toute personne intéressée est susceptible de demander au Tribunal de Commerce de prononcer la dissolution de votre société même si en pratique cela arrive très rarement.

Conseils : 

✅ Obligations juridiques liées à l‘abandon de compte courant avec clause de retour à meilleure fortune 

Partons d’un postulat : votre comptable réalise le bilan de votre société mais votre résultat est négatif. Que faire ? Si un associé dispose d’un compte courant d’associé, ce dernier peut abandonner une certaine somme à l’entreprise pour redresser le résultat. Il est alors possible de mettre en place une convention d’abandon de compte courant afin de réaliser cette opération. En abandonnant une partie de votre créance, vous augmentez le résultat de l’entreprise tout en allégeant le poids de sa dette financière. 

La convention d’abandon de compte courant va de paire avec une clause de retour à meilleure fortune. Ce dispositif permet à celui qui a abandonné sa créance, de la reprendre ultérieurement en tout ou partie, lorsque la société sera en capacité de la rembourser. L’abandon de créance ne deviendra définitif que si la société ne parvient pas à  rétablir une situation financière plus favorable

Bon à savoir : Le compte courant d’associé est un mode de financement des entreprises puisque cela permet d’obtenir des fonds de manière rapide et économique. De plus, ce transfert de fonds n’est pas imposable. 

Pourquoi est-il nécessaire de mettre en place une convention d’abandon de compte courant d’associé avec clause de retour à meilleure fortune ?

En cas d’abandon de compte courant, il est obligatoire de mettre en place une convention écrite afin que l’opération soit valide. Cela permet également de justifier les écritures comptables. Enfin ce document expliquera les conditions du retour à meilleure fortune afin de permettre de reprendre la créance le jour où l’entreprise ira mieux financièrement.  

Le contrat doit donc impérativement inclure :

• le  montant abandonné, 
• les conditions du retour à meilleure fortune. Par exemple, vous pouvez acter que la somme prêtée vous reviendra dès lors que la société enregistre un résultat positif égal au montant abandonné. 
• la durée de la clause de retour à meilleure fortune (en général 10 ans).

✅ Obligations juridiques concernant la fermeture d’une société

Chaque étape de la vie de votre entreprise est rythmée par des obligations juridiques. Il en va de même pour une cessation d’activité. On distincte alors plusieurs temps forts :

1. La dissolution. Dans un premier temps, la société est placée en dissolution qui permet d’ouvrir une phase de liquidation.
2. La liquidation. Pendant la période de liquidation, l’entreprise reste en vie mais dans un seul but : écouler ses stocks, mettre fin aux contrats en cours, rembourser les dettes, encaisser les créances, etc. 
3. La disparition, actée par la clôture de l’opération de liquidation et la radiation de l’entreprise du Registre du Commerce et des Sociétés.

Attention, la dissolution d’une société est irrévocable.

Quelles obligations juridiques respecter pour fermer définitivement une entreprise ?

1. Première étape : la dissolution de la société. Celle-ci doit se décider en assemblée générale et être suivie par une série de formalités auprès des administrations compétentes : 

• Publication de l’avis de dissolution de la société au journal d’annonces légales, dans le délai d’un mois à compter de la date de dissolution.
• Dépôt des pièces justificatives et déclaration de modification auprès du centre des formalités des entreprises (CFE), dans un délai d’un mois à compter de la date de la dissolution de la société. 
• Demande d’inscription modificative au registre du commerce et des sociétés (RCS).

Le CFE fera par la suite suivre les éléments au greffe du tribunal de commerce chargé d’inscrire la dissolution de la société dans le bulletin officiel des annonces civiles et commerciales. À ce stade, plus aucune activité n’est possible. 

1. Deuxième étape : la procédure de liquidation de la société. Cette dernière est engagée dès que l’ensemble des opérations liées à la dissolution sont effectuées. La procédure prend fin grâce à une assemblée générale où les associés approuvent le compte définitif, se prononcent sur le quitus de la gestion du liquidateur, donnent à ce dernier décharge de son mandat, se répartissent ce qu’il reste de la société et constatent la clôture de la liquidation.

Pour aller plus loin : Dissolution d’une société : que faire ?

1. Troisième étape : la clôture des opérations de liquidation. Cette dernière doit intervenir dans un délai de trois ans à compter de la dissolution de la société. 

Pourquoi est-il impératif de remplir des obligations juridiques en cas de fermeture d’une société ?

Si vous souhaitez fermer votre société, mais que vous n’enclenchez pas de dissolution, votre société continue d’exister aux yeux de l’administration fiscale. Vous serez donc toujours redevable des obligations fiscales, juridiques et comptables de votre entreprise. Les déclarations de TVA et le paiement de différentes charges seront toujours exigées. Vous encourez dès lors de lourdes pénalités.

Attention, la procédure de liquidation est disponible seulement pour les sociétés qui ne sont pas en cessation de paiement. Si la société ne peut pas payer ses dettes, s’ouvre alors une procédure collective. L’entreprise est placée en liquidation judiciaire. Le tribunal de commerce prend la main. Dans cette situation, les associés ont 45 jours pour déclarer la situation au tribunal de commerce. Il est impératif de respecter ce délai : au-delà de 45 jours, le dirigeant peut être tenu personnellement responsable des dettes.

Lorsque l’associé unique de la société en dissolution est une personne morale, comme une autre société par exemple, il n’y a pas de liquidation. On parle alors de transmission universelle du patrimoine.