Le grand livre comptable : un indispensable en comptabilité

Définition : qu'est-ce que le grand livre en comptabilité ?

Le grand livre comptable regroupe tous les comptes utilisés par la société, classés par ordre chronologique. Il reprend les informations suivantes :

• L’intitulé du compte ;
• La date de l’opération, son libellé ;
• Le journal utilisé (banque, achats, ventes ou opérations diverses) ;
• Le montant au débit ou à la colonne crédit.

Le grand livre comptable peut être général pour tous les comptes, mais aussi auxiliaire fournisseurs et clients. Son contenu reprend alors les mouvements de chacun des comptes. Il est donc indispensable dans le cadre d'une bonne tenue et gestion de votre comptabilité, notamment pour en maintenir la bonne santé financière.

Ce document est utilisé pour l'ensemble de l'exercice comptable de votre entreprise, à savoir :

• L’ouverture (début de la période comptable) ;
• La clôture (fin de la période comptable) ;
• Le suivi des comptes tout au long de l’exercice.

Quelle est la différence entre le grand livre comptable et le livre journal ?

C'est simple :

• Le livre journal présente les écritures comptables par dates, en fonction du type d’écriture : vente, achat, banque ou opérations diverses. Il y aura un compte débité et une contrepartie créditée ;
• Le grand livre comptable fait le report des écritures comptables, récapitule l’ensemble des comptes dans l’ordre chronologique, indifféremment du type de journal.

Inventaire des fonctions d'un grand livre journal : à quoi sert-il ? Quel est son rôle ?

Le grand livre comptable est un outil récapitulatif des comptes utilisés par votre entreprise, ainsi que leurs mouvements.

C'est le premier outil de l'exercice comptable

La comptabilité permet de suivre l’activité de votre entreprise. Elle restitue ces données financières grâce à un système codifié de comptes : c'est le plan comptable ou plan de comptes. Celui-ci est régi par le PCG (plan comptable général). Cet enregistrement de flux de trésorerie, de factures, etc. se fait dans des journaux comptables de façon chronologique au jour le jour. Il est primordial pour vous de saisir correctement toutes les opérations. Mieux, vous devez tout détailler dans les libellés pour trouver d'éventuelles anomalies et éviter les erreurs !

Par ailleurs, comme les écritures des journaux partiront vers le grand livre comptable, vous devez avoir l’égalité suivante à travers les balances :

Totaux des écritures du livre journal = Totaux des écritures du grand livre.

Le grand livre comptable récapitule les comptes : débits et crédits

Après avoir saisi toutes les écritures comptables dans les différents journaux, la prochaine étape pour vous consiste à faire votre grand livre comptable. Aujourd’hui, cette étape est gérée automatiquement par des logiciels utilisés par les experts-comptables ou par les entreprises.

L’élaboration du grand livre des comptes consiste à récapituler pour chaque compte comptable les mouvements débiteurs et créditeurs sur une période donnée. Ainsi, la présentation de votre grand livre comptable se fait par numéro de compte de la classe 1 à 7. C’est la raison pour laquelle votre document commence très souvent par les comptes de capitaux de type "101 000 Capital".

À chaque numéro de compte, le grand livre présente et détaille les opérations de votre entreprise, compte par compte.

Le grand livre comptable sert à identifier et éviter les erreurs

En général, le grand livre des comptes sert au professionnel de la comptabilité. Ainsi, comme le grand livre détaille des opérations compte par compte, votre expert-comptable identifie les erreurs de comptabilisation en lisant tout simplement le grand livre comptable. 

Un exemple ? Si vous regardez un extrait du grand livre "frais de carburant", attendez-vous à des fournisseurs connus comme Total ou BP ou bien encore les pompes d’essence des grandes surfaces. Par contre, si vous trouvez "Office Buro" dans le compte "dépenses de carburant", vous saurez immédiatement qu'il s'agit d'une erreur d’affectation. Corrigez cette opération et affectez-la par exemple dans le compte "fournitures administratives".

Le grand livre comptable permet de mieux comprendre votre entreprise

Dans des mains expertes, le grand livre comptable est le moyen le plus efficace d’étudier les variations d’un compte sur une période donnée. En effet, les opérations sont détaillées et facilitent la revue analytique des variations des comptes. C'est la raison pour laquelle vous ne devez pas sous-estimer son rôle !

Même si le grand livre comptable est aujourd’hui généré automatiquement par des logiciels de comptabilité, son exploitation est essentielle afin de mettre en avant les éventuelles anomalies de votre comptabilité, mais également d’expliquer les performances de l’entreprise.

Comment faire la présentation d'un grand livre comptable ?

Revenons sur le compte 101 000 Capital. On y retrouve en face le libellé ainsi que le solde créditeur. Sachez que le solde est créditeur si la somme des mouvements créditeurs excède celle des mouvements débiteurs. C’est le cas du compte 101000 qui se trouve au passif du bilan et qui naturellement est un compte normalement créditeur.

Il se construit et se présente généralement de cette manière :

• Numéro de compte et son libellé ;
• Date et libellé de l’opération (généralement le nom du fournisseur dans le cas de dépenses) ;
• Une éventuelle référence de l’opération (comme le numéro interne d’une facture par exemple) ;
• Code du journal de comptabilisation (une aide pour rechercher l’origine de l’enregistrement comptable) ;
• Montant débiteur ou montant créditeur de l’opération ;
• Un éventuel code de lettrage ;
• Le montant du cumul débiteur ou créditeur à chaque opération.

Exemple de présentation d’un grand livre général en comptabilité

Afin d’illustrer le grand livre des comptes, retenons une entreprise avec un service comptable. Ainsi, ce dernier a établi un grand livre des comptes. Il décide d’en extraire le compte "carburant" pour le mois de janvier. L’extrait de ce grand livre comptable est présenté sous un format liste.

Dans cet exemple, les dépenses d’essence se sont élevées à 6 987,45 € au cours de ce mois (cf. cumul du mois).

Parallèlement, le 3 janvier 2020, une personne a utilisé la carte bleue de la société pour payer 120,50 € d’essence. À ce stade, on ne peut pas savoir si la TVA était incluse ou pas dans cette somme.

Enfin, le 6 janvier, la société a enregistré une facture provenant de BP pour 1 345 €, ce qui ne signifie pas que cette somme soit payée.

Comment remplir un livre journal comptable vierge ?

Les écritures comptables doivent être constatées dans votre grand livre journal, dans l’ordre dans lequel elles ont été réalisées et en fonction de leur typologie : 

• Factures d’achats : dans le journal des achats ;
• Factures de ventes : dans le journal des ventes ;
• Décaissements et encaissements : dans le journal de banque ;
• Le reste (exemple : dotations aux amortissements, stock, etc.) : dans le journal des opérations diverses.

Le journal n’est pas modifiable. Pour annuler une écriture, vous devez la contrepasser, c'est-à-dire la passer à l’envers.

Dans votre grand livre comptable, chaque écriture comptable comprend : 

• La date de l’opération ;
• Un numéro de pièce (exemple FA0001 ou 20220629) permettant de suivre la chronologie et de retrouver les justificatifs ; 
• Le numéro des comptes débités puis crédités ;
• Un libellé d’écriture (restaurant client X) ;
• Le montant de l’opération hors taxe et la TVA associée.

Qui s'occupe de tenir le grand livre comptable ?

Si, en tant que dirigeant, vous décidez d’externaliser votre comptabilité, votre grand livre comptable est généralement tenu par un expert-comptable comme Dougs. À défaut, vous pouvez le tenir vous-même, par exemple si vous ne souhaitez pas confier votre comptabilité pour des raisons économiques. Si c'est le cas, sachez que le coût d'un expert-comptable en ligne comme Dougs est aujourd'hui très intéressant !

Dans tous les cas, vous pouvez gérer la tenue de votre comptabilité, et faire en sorte que votre cabinet d'expertise comptable ne réalise qu’une mission de présentation des comptes annuels. Dans ce cas-là, votre comptable n’aura qu’une mission de révision des comptes et d’établissement des documents fiscaux.

Comment lire un grand livre comptable ?

Le grand livre comptable vous permet de mettre en évidence les montants impactant un de vos comptes. Vous pouvez ainsi comprendre tout ce qu’il s’est passé pendant l’exercice comptable en question.

En analysant les comptes d’immobilisations, vous vous apercevrez par exemple :

• De l'achat d'une voiture et d'un ordinateur dans l’année ;
• Une forte baisse des dépenses de restaurant par rapport à N-1 dans les charges ;
• Dans les produits, on pourra comparer la composition du chiffre d’affaires entre l’année N et N-1.