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Le journal comptable est un document très important dans une entreprise. Il représente l’enregistrement chronologique de l’ensemble des différentes opérations de l’exercice de l’entreprise, et ce, en partie double. Pour des questions pratiques, il existe plusieurs journaux auxiliaires déterminés en fonction de la nature de l’activité de la société. Ainsi, on peut retrouver le journal de banque, le journal d’achat, le journal de vente, de caisse, ou encore d’opérations diverses. La tenue d’un journal comptable est obligatoire dans toutes les entreprises et toutes les sociétés. L’enregistrement s’effectue jour par jour, chronologiquement durant l’exercice comptable. Retour sur ce journal comptable, un élément indispensable à la gestion de votre entreprise !
À quoi sert le journal comptable ?
Le journal comptable est avant tout un document obligatoire. Ainsi, l’inspecteur fiscal peut demander l’accès aux journaux comptables même si désormais le Fichier d’Ecritures Comptables (FEC) l’a remplacé dans les faits. Mais son utilité va au-delà de l’obligation. Tout d’abord, un professionnel de la comptabilité peut contrôler les différentes imputations des opérations comptables. Mais c’est également un moyen pour mieux connaître le fonctionnement d’une entreprise.
Comment s’enregistrent les opérations dans un journal en comptabilité ?
Il existe 2 façons d’enregistrer les opérations dans un journal comptable.
Tout d’abord, la plus traditionnelle repose sur la saisie manuelle. Cela suppose qu’une personne compétente utilise un plan comptable et travaille de façon habituelle à saisir des milliers de pièces dans différents journaux. On parle d’ailleurs de comptabilité « d’engagement » ou « de trésorerie ». On estime qu’environ 50 à 60% du temps d’un collaborateur comptable est consacré à la saisie comptable.
Ensuite, il existe une autre solution. Elle est automatisée et repose sur de l’intelligence artificielle. Il s’agit généralement de récupération automatique des données bancaires qui sont analysées par des algorithmes puis transformées en écritures. Même s’il est essentiel pour de jeunes futurs collaborateurs de comprendre le fonctionnement des écritures comptables, l’automatisme va devenir la norme à court terme.
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Quels sont les différents journaux existants ?
Plusieurs journaux sont utilisés par les entreprises. On y retrouve des journaux des ventes, des achats, de trésorerie, ou encore des opérations diverses. L’entreprise peut également diviser les opérations diverses en plusieurs journaux : journal de TVA, des salaires, des dotations aux amortissements…
Quelle est l’utilisation du journal comptable ?
En pratique, dans un cabinet classique, le collaborateur comptable prépare ses documents. Lorsqu’il saisit des factures d’achat, il utilise le journal des achats et va principalement s’aider des comptes de charges de classe 6, du compte 445660 TVA déductible et en contrepartie des comptes de fournisseur.
| Nature des pièces | Journal utilisé | Au débit : Comptes principalement utilisés | Au crédit : Comptes principalement utilisés |
|---|---|---|---|
| Factures d'achat | Journal d'achat | – Comptes de classe 6– TVA déductible avec le Compte 445660 | – Compte Fournisseur (401) |
| Factures de vente | Le Journal de Vente | – Compte Client (411) | – Comptes de classe 7– Compte 446710 TVA collectée |
| Opérations bancaires | Journal de Banque | – Banque : Compte 512 (quand encaissement)– Fournisseur Compte 401 principalement | – Compte 512 (quand décaissement)– Compte 411 principalement |
| Enregistrement des salaires | Journal de paie | – Comptes 641 (salaires bruts)– Comptes 645 (charges patronales) | – Compte 421 Rémunération due– Comptes 431 Organismes sociaux |
| Opérations diverses | Journal OD | Tout numéro de compte | Tout numéro de compte |
Comment s’inscrit ce document dans la procédure comptable ?
Le journal comptable fait pleinement partie du processus de chaque expert-comptable. Chaque élément a son importance, et celle du journal comptable est d’enregistrer chaque activité. Le plan comptable permet ainsi d’établir une codification des écritures, et la partie double permet de s’assurer si les éléments sont corrects. Si le bilan tient compte des résultats de l’entreprise, c’est justement grâce à l’enregistrement chronologique de l’ensemble des différentes opérations de l’exercice de l’entreprise à travers ce journal comptable.
Son utilité est donc bien prouvée et dépasse largement la simple obligation : le journal comptable permet aux entreprises de s’y retrouver dans leurs chiffres, et ainsi de prévoir les actions à mener par la suite.
Nous espérons que cet article vous a aidé à y voir plus clair sur l’utilité du journal comptable. À bientôt chez Dougs !
Patrick est cofondateur et CEO de Dougs. Expert-comptable de profession, expert conseil en création et reprise d’activité, il détient le Prix du Meilleur mémoire d'expertise comptable. Entrepreneur passionné, il partage régulièrement ses connaissances en intervenant dans des établissements supérieurs reconnus (X, HEC).
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