Les avantages de la dématérialisation : 5 raisons de l’adopter

Définition de la dématérialisation

Le terme dématérialiser signifie rendre un document immatériel. Cela consiste donc à numériser un original au format papier et à conserver le fichier de données obtenu. Les solutions de dématérialisation visent à exploiter des informations écrites de façon numérique, soit pour les archiver ou les traiter, par exemple en comptabilité.

La dématérialisation classique d’un document

Cette numérisation classique ne génère pas systématiquement un document à la valeur probante. Ainsi dans un tel processus, l’original fiscal de la facture dématérialisée reste l’exemplaire papier. À ce stade, la pièce dématérialisée n’est pas une facture électronique.

La dématérialisation fiscale d’une facture

La notion de dématérialisation fiscale ne s’emploie plus trop, car c’est celle de facture électronique qui la remplace désormais. Notez toutefois que ce concept correspond à un fichier électronique qui constitue lui un original fiscal. Cette facture est créée, transmise, reçue et archivée intégralement sous une forme numérique, sans intervention du papier.

Pour mieux comprendre, référez-vous aux articles comme  : 

• Comment faire une facture électronique ?
• Facture électronique PDF

Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs ?

Un des premiers secteurs de l’entreprise où les atouts des factures dématérialisées sont sensibles, ce sont les achats et toute la relation fournisseur.

Une dématérialisation de toutes les données de la chaîne achat pour plus d’efficacité

Vous pouvez commencer par scanner les factures papier qui arrivent au courrier de l’entreprise. Ensuite, ces documents s’intègrent dans la comptabilité automatiquement grâce au principe du machine learning (reconnaissance des caractères et préparation des écritures).

Mais, ce sont aussi les contrats, les bons de commande, les bons de réception en stock, etc. qui peuvent se dématérialiser. Ainsi, les contrôles et rapprochements se font en ligne, sans manipulation et transfert du papier d’un bureau à l’autre. Ce processus facilite et accélère le travail de vérification et de validation dans les équipes.

Réduction des coûts de traitement

Un tel fonctionnement évite de réaliser des copies, de transférer les factures d’un service à l’autre et de les classer manuellement. Vous réduisez aussi le besoin de locaux pour les archives. Le gain de temps est sensible. Globalement, le coût du traitement d’une facture d’achat peut être divisé par deux en passant du papier au fichier dématérialisé.

Réduction des litiges

Le fait de relier automatiquement toutes les étapes de la commande fournisseur au paiement d’une facture réduit les erreurs. Cela aide aussi à identifier les écarts et donc à traiter les éventuels litiges. 

Accélération potentielle des paiements fournisseurs

Les avantages de la dématérialisation s’empilent : des traitements plus fluides et une diminution des litiges conduisent aussi à des paiements plus rapides. Les services administratifs perdent moins de temps avec les relances des fournisseurs en attente de leurs règlements. C’est tout bénéfice pour la relation fournisseur et la sécurisation des approvisionnements.

Une concentration de toute la documentation fournisseur en un seul endroit aisément accessible

Enfin, sans le format papier, c’est simple de classer électroniquement toutes les données relatives à chaque fournisseur dans un dossier sur un espace en ligne. Toutes les personnes autorisées dans l’entreprise accèdent à ce dossier et disposent de toutes les informations en quelques clics. Chaque document est unique et classé une seule fois, par rapport à la gestion et au stockage du papier, voire des photocopies dans plusieurs services de l’entreprise. 

Pourquoi dématérialiser les factures clients ?

Les atouts de la dématérialisation des factures fournisseurs se retrouvent en grande partie du côté de la facturation client.

Émettre des factures en conformité avec la loi, grâce à un logiciel de facturation

En tant qu’entrepreneur, c’est de votre responsabilité de créer des factures conformes pour vos clients. Ce sont des documents commerciaux réglementés par le Code de commerce. C’est un élément de preuve et la loi prévoit de nombreuses mentions obligatoires. D’ailleurs, d’un point de vue fiscal, mieux vaut établir ses factures correctement également. 

Même si l’utilisation d’un logiciel spécialisé reste facultative, c’est un atout pour se mettre en conformité. En effet, les outils de facturation apportent cette sécurité immédiate, ce qui est un gage de sérénité. 

C’est ce que Dougs vous offre avec son logiciel de facturation gratuit et en ligne. Pour l’essayer, c’est par ici !

Réduire les litiges et anomalies sur les factures émises

Ce type de logiciel pour dématérialiser les factures et envoyer des fichiers PDF aux clients vous fait rentrer dans la norme en matière de facturation. Les factures n’ont plus rien d’artisanal et reprennent un cadre précis où les informations importantes sont systématiquement reprises. Les contestations et litiges clients diminuent. 

Faciliter le contrôle et l’approbation de la facture chez le client et donc son paiement

Vous retrouvez chez votre client les avantages cités côté fournisseur. C’est logique, vu que vous êtes son fournisseur ! La facture dématérialisée dès son émission ici lui arrive par un canal électronique. Il l’intègre dans ses systèmes informatiques. La validation de son achat s’obtient plus vite qu’avec du papier. Ceci entraîne, toutes choses égales par ailleurs, un paiement plus rapide. Que du bon pour votre trésorerie !

Abaisser les coûts financiers et administratifs par rapport au traitement papier

Vous retrouvez ici un avantage similaire à celui expliqué pour les factures d’achat dématérialisées : la réduction des coûts financiers pour le traitement administratif. C’est donc en quelque sorte un mode de fonctionnement moins coûteux et plus efficace. Il contribue à la productivité, ce qui est essentiel pour piloter une entreprise.

Quels sont les autres avantages de la facturation électronique obligatoire ?

Arrêtez-vous un instant sur la dématérialisation fiscale cette fois, soit la facturation électronique. La réforme est en marche et la facture électronique obligatoire sera bientôt une réalité en France pour toutes les entreprises. Même si vous n’aurez pas le choix, la bonne nouvelle, c’est que les avantages l’emportent sur les contraintes.

La facture électronique entre entreprises privées doit respecter des mentions et un format spécifique

La réforme de la facturation électronique en France comporte un volet spécial pour les flux de factures entre entreprises privées assujetties à la TVA et situées sur le territoire. En 2026 et 2027, en fonction de la taille de votre entreprise, vous devrez établir et recevoir les factures de vente au format électronique. 

Ces documents devront respecter un format bien précis, comme celui appelé Factur-X. C’est un PDF (lisible par l’humain) qui s’accompagne d’un fichier de données structurées à destination, lui, des systèmes informatiques.

Toutes les factures en France, en plus des mentions obligatoires, devront se conformer à des règles précises édictées par l’administration fiscale. Cette normalisation accrue de la facturation simplifiera encore davantage les échanges, les contrôles et l’acceptation des pièces comptables.

Plateformes PDP et statuts de factures : un cadre obligatoire qui rationalise la communication client-fournisseur

Les clients et fournisseurs ne pourront plus s’échanger eux-mêmes leurs factures. Tous les professionnels devront choisir d’ici septembre 2026 une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Ce prestataire qui reçoit obligatoirement une immatriculation de l'administration fiscale doit respecter un cahier des charges précis. 

En outre, le fournisseur sera informé régulièrement de la situation de chaque facture chez son client, de l’envoi jusqu’au paiement. C’est la notion des statuts de factures. Ce sont les PDP qui transmettront aussi ces éléments aux entreprises. Notez que Dougs vous propose ses services de PDP, grâce à sa filiale API First. 

Ce mode de fonctionnement standardise les échanges. Votre client ne pourra plus prétendre que la facture n’est jamais arrivée par exemple.

E-invoicing et e-reporting : deux processus qui conduiront au pré-remplissage de la déclaration de TVA

La réforme fiscale comporte deux volets qui se complètent : 

• Le e-invoicing est l’obligation d’émettre des factures électroniques pour les ventes à des assujettis situés en France. 
• Le e-reporting est un rapport de données pour les autres ventes des entreprises, à destination de l’administration fiscale. Il concerne notamment les opérations avec des particuliers, les ventes intracommunautaires et les exportations.

Ainsi, avec la somme de ces deux sources d’information, le gouvernement disposera de tout le chiffre d’affaires des entreprises. Il pourra pré-remplir les déclarations de TVA. C’est donc une autre source de simplification administrative à terme.

Une comptabilité en temps réel qui devient réalité pour tous

La mise en place de la facturation électronique, d’ici quelques années, c’est l’assurance de pouvoir faire saisir les factures vite, et même au fil de l’eau, dès la transmission par les PDP. Finie définitivement la “boîte à chaussures” que vous transmettez chaque mois à votre cabinet comptable. En retour, vous bénéficierez de données fraîches régulièrement, le meilleur moyen pour piloter correctement un business !

Quels sont les avantages de la digitalisation pour la gestion de la paie ?

Voilà un autre secteur de l’entreprise qui bénéficie aussi des atouts du numérique.

Réduction des coûts administratifs de traitement, de diffusion et d’archivage

Le même avantage que celui mis en avant pour les factures existe dans les services RH : cela coûte moins cher d’émettre des paies, de les diffuser aux collaborateurs et de les archiver sous un format numérique. Vous supprimez la manipulation du papier, les coûts éventuels d’affranchissement et de mise sous pli.

Une collecte facilitée des variables de paie grâce aux outils digitaux et collaboratifs

Les logiciels d’établissement des paies en ligne comportent des modules collaboratifs pour échanger de l’information avec les salariés. C’est plus simple de récupérer ainsi les données variables chaque mois : heures travaillées, absences, congés, données nécessaires pour le calcul des primes variables, etc. Le collaborateur devient acteur de sa propre paie. 

Meilleure sécurisation des bulletins de salaire électroniques dans un coffre-fort numérique

Les bulletins de salaire électroniques se conservent sur les mêmes durées fixées par la loi que pour le papier. L’avantage pour le salarié est immense. Il garde l’information à portée de clic pendant toute sa carrière, et malgré les déménagements et changements d’entreprises. Ce système reste facultatif, mais emporte souvent l’adhésion des salariés.

C’est aussi pour l’employeur un dispositif plus confidentiel et sécurisé pour transmettre en automatique les bulletins aux salariés.

Dougs dispose de l’ensemble de ces outils de gestion des paies sous une forme dématérialisée. C’est l’assurance d’établir des bulletins précis, à l’heure et sans effort. Vous pouvez réaliser un essai gratuit de ce logiciel de paie en ligne.

Quels sont les atouts d’une gestion électronique de documents (GED) dans une entreprise ?

Le terme de GED correspond aux processus informatiques qui permettent de gérer tous les documents d’une entreprise sous une forme électronique.

Vous retrouvez beaucoup des avantages cités précédemment avec une GED :  

• Meilleure sécurité et conformité des archives numériques (plus de perte de documents papier et plus de risques de destruction).
• Confidentialité renforcée avec la gestion des droits des utilisateurs.
• Centralisation de toute la documentation en ligne, ce qui fluidifie les travaux sur les documents, les contrôles, validations, etc., réduit les coûts et améliore la trésorerie.
• Suppression des archives physiques grâce à l’organisation d’un espace documentaire en ligne centralisé.
• Une meilleure collaboration entre les équipes, même à distance ou en télétravail, soit plus de productivité.
• Une traçabilité plus forte et plus simple des actions réalisées sur les documents numériques.
• Une action en faveur d’une plus faible empreinte écologique avec la suppression du papier et la faculté d’adopter des serveurs bas carbone.

La dématérialisation comporte surtout des avantages. Repousser les échéances conduit juste à maintenir des méthodes de travail anciennes et surtout des coûts que vous pourriez éradiquer. Pour commencer la digitalisation de votre entreprise, lancez-vous avec la paie ou un logiciel de facturation par exemple. Envie d’en discuter avec un expert-comptable en ligne ? Prenez rendez-vous avec Dougs en quelques clics.