Classement et conservation des documents : la méthode en entreprise
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La création d’une entreprise engendre de nouvelles obligations administratives. Vous ne vous êtes pas préparé ? Cela tombe bien. En effet, voici la méthode de classement des documents et de tous vos papiers. Retrouvez également dans un dernier point la question de la durée de conservation de document comptable. Voici les conseils d’un expert comptable 100% Connecté mais pas uniquement.
Commençons tout de suite par les articles que vous devez acquérir :
- une corbeille. Soyons clairs c’est vraiment l’outil hyper indispensable pour un classement des documents efficace.
- 1 boite au format A4 (ou un classeur A4 pour ceux qui aiment à faire des trous). Dans les 2 cas, indiquez l’année comptable, cela vous évitera des recherches fastidieuses.
- 1 classeur que nous appellerons « dossier permanent » car il comportera tous les documents que vous devez conserver le temps de la vie de la société et même après. Je pense notamment aux statuts, bail commercial et tout autre document hyper important.
Maintenant que vous avez reçu votre équipement, commençons par le quotidien : les factures, prospectus, demande administrative … Voici la liste des questions à se poser et les actions.
1ère question : ce document doit il être supprimé ? C’est la principale étape pour le classement des documents dans une entreprise
Cela peut être un prospectus par exemple.
Si c’est le cas, direction poubelle.
Astuce : Si vous recevez une facture en double exemplaire, détruisez la copie, cela vous évitera de payer 2 fois la même facture. Cela arrive plus de fois que vous ne l’imaginez.
2ème question : Ce document est il une facture à payer ?
Si c’est le cas, Direction la bannière « A payer » dans votre classement des documents.
Astuce : indiquez systématiquement « payé » sur votre facture, ainsi que le mode de règlement. Cela sera plus facile s’il y a un litige ultérieur. Essayez dans la limite du possible également de payer par virement ou par prélèvement. En effet, une autre personne peut malheureusement détourner des chèques. Vous serez obligé ensuite de faire une opposition. En conclusion sur ce point, soyons moderne.
3ème question : S’agit il d’une facture déjà payée ?
Numérisez cette facture si la somme est significative ou photographiez la. C’est très simple. En effet, avec Dougs, vous attachez la copie de la facture à la dépense si vous le souhaitez. Comment ? Vous pouvez le faire directement de votre smartphone. Que ce soit votre iPhone ou votre Samsung, Dougs fonctionne aussi bien sous iOS qu’Android. Pas de jaloux ! Ou si vous le souhaitez vous pouvez le faire directement par Dropbox, Google Drive ou bien d’autres applications que vous pouvez connecter très simplement.
Une fois la photo prise, mettez votre facture dans la boite A4 ou votre classeur si vous préférez.
Astuce : Vous devez garder vos factures au moins 4 années pour vos dépenses courantes et plus de 10 ans s’il s’agit d’une immobilisation. Nous vous rappelons que l’administration fiscale oblige à voir les factures originales. C’est un peu surprenant dans notre environnement numérique mais c’est la loi.
4ème question : est-ce une demande qui peut être traitée dans les 2 minutes ?
Si c’est le cas, traitez cette demande de suite.
Astuce : Des études ont montré que cela prend plus de temps de classer des demandes simples que de le traiter sur le champs.
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5ème question : Ce document nécessite-t-il un traitement plus complexe et plus long ?
Classez le dans la bannière « A traiter »
Astuce : indiquez un post it de la date à laquelle vous comptez le traiter. Ou rentrez cette tâche dans votre agenda.
6ème question : Ce document doit être conservé car il est important ?
Cela peut être par exemple une copie du bail. Classez le dans votre dossier permanent. Et mettez vous une alerte sur votre agenda si le bail a un terme de renouvellement. Nous pensons notamment aux baux commerciaux à renouveler pour éviter de perdre la protection.
Astuce : vous pourrez à tout moment retrouver les documents les plus importants de votre société. En effet, ils seront classés au même endroit. Choisissez un classeur de très bonne qualité. Il devra résister au temps.
7ème question : Doit on conserver les factures papier ?
A l’ère numérique, peut on imaginer de devoir conserver le format papier des factures que nous venons de recevoir ? Et bien oui ! Malgré les différentes lois, nous attendons toujours les décrets d’application. En clair, vous recevez une facture papier, vous la conservez. Vous recevez une facture numérique, pas la peine de l’imprimer. Mais vous devez la conservez, ainsi que le lien qui pointe sur le serveur.
En conclusion, l’avenir apparaît très numérique au niveau de la comptabilité et plus spécialement dans le classement des documents. A terme, nous parions sur une capacité des fournisseurs à envoyer eux mêmes leurs propres factures dans un espace cloud dédié. Des robots iront chercher à ce stade vos factures. En attendant, n’oubliez pas de conserver.
Question bonus : Combien de temps doit on conserver des documents comptables ?
Dans l’exercice de son activité, une entreprise émet des documents. Le classement des documents prend un certains temps, comme vous avez pu le voir précédemment. Alors il ne sert à rien de les garder trop longtemps, mais il ne faut pas non plus s’en débarrasser alors que vous risquez d’en avoir besoin ! Les pièces comptables, comme les documents fiscaux, les documents sociaux ou bien encore les documents civils et commerciaux, ont une durée de conservation minimale. Il existe des délais de prescription pendant lesquels l’administration peut mener des contrôles, et ainsi demander à accéder à ces informations. Voici enfin le tableau qui résume la durée de conservation document comptable.
Durée de conservation des documents comptables
La durée de conservation de document comptable pour une entreprise est relativement homogène : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.
| Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | art. L.123-22 du code de commerce |
|---|---|---|
| Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | art. L.123-22 du code de commerce |
Voici tout ce que vous devez savoir concernant la durée de conservation de document comptable et le classement de ces documents en entreprise.
Quid pour la durée de conservation des documents fiscaux ? ou commerciaux ?
Patrick est cofondateur et CEO de Dougs. Expert-comptable de profession, expert conseil en création et reprise d’activité, il détient le Prix du Meilleur mémoire d'expertise comptable. Entrepreneur passionné, il partage régulièrement ses connaissances en intervenant dans des établissements supérieurs reconnus (X, HEC).
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