Mise en place de la facturation électronique : les 4 étapes

Comprendre la réforme de la facturation électronique obligatoire

Avant de se lancer dans la mise en place de la facturation électronique, mieux vaut maîtriser les concepts et les grandes lignes d’un tel processus. En effet, la facture électronique obligatoire est une réforme fiscale française qui va bouleverser la gestion administrative des données de facturation dans les entreprises.

Comment fonctionne la dématérialisation des factures ?

Dématérialiser signifie rendre immatériel. Il s’agit donc ici de remplacer la facture au format papier par un fichier de données numériques. Deux manières le permettent :

• scanner une facture, par exemple en réception de vos fournisseurs et la stocker, la traiter et l’archiver sous forme de fichier ;
• émettre ou recevoir des factures dans un format immatériel, comme l’exigera prochainement la réforme de la facturation électronique en France.

Dans le cadre de cette évolution légale, la facture électronique doit respecter un format bien spécifique. En outre, les clients et fournisseurs ont l’interdiction de s’échanger directement les factures. Ils doivent passer par un prestataire agréé par l'administration fiscale, appelé plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Notez qu’ils devront aussi  transmettre leurs factures aux pouvoirs publics (DGFIP).

Ainsi, la facture électronique PDF classique que vous recevez et envoyez peut-être aujourd’hui ne respecte pas les futures règles. Au sens de la réforme, ce n'est pas une facture conforme.

Qui a l’obligation d’émettre des factures électroniques et pour quelle date ?

Avec cette réforme, l’administration fiscale vise à terme le pré-remplissage des déclarations de TVA. Aussi, elle s’organise pour que tous les flux de transactions lui soient remontés.

Le champ de la facturation électronique (e-invoicing)

La réforme comporte un volet “facturation” pour les flux de vente à des assujettis à la TVA établis en France. C’est ce qu’on appelle le e-invoicing. Il s’agit donc de toutes les factures adressées à des clients professionnels, situés sur le territoire français et eux-mêmes assujettis à la TVA. Les particuliers, notamment, sont hors champ.

Le sort des ventes hors champ de la facture électronique (e-reporting)

La réforme comporte aussi un volet e-reporting, soit un rapport de données pour les ventes hors champ de la facture électronique. Ce reporting transmis à la DGFIP concerne donc les flux d’opérations suivants :

• ventes aux particuliers et à d’autres non assujettis situés en France ;
• exportations hors Union européenne ;
• prestations et livraisons intracommunautaires. 

Ainsi, avec ces deux informations, e-invoicing et e-reporting, le fisc dispose de 100 % du chiffre d’affaires des entreprises.

Le calendrier de déploiement de la réforme

Plusieurs étapes existent pour mettre en oeuvre ces processus ;

• Depuis janvier 2020, les entreprises qui facturent des collectivités ou établissements publics doivent déposer leurs factures électroniques sur le portail Chorus Pro afin d’être payées.
• Au plus tard en septembre 2026, les grandes entreprises et les ETI (taille intermédiaire) situées en France et assujetties à la TVA doivent émettre leurs factures au format électronique.
• Au plus tard en septembre 2027, tous les autres professionnels français assujettis à la TVA doivent adopter le format électronique pour la facturation des clients. Ceci concerne donc les PME, TPE et micro-entreprises.
• Au plus tard en septembre 2026, toutes les entreprises doivent s’organiser pour pouvoir accepter et traiter les factures électroniques en provenance de leurs fournisseurs.

Notez également que les délais pour la mise en place de l’e-reporting sont identiques à ceux de l’e-invoicing.

Quand commencer la mise en place de la facturation électronique et pourquoi ?

Le calendrier de la réforme fiscale montre un déploiement étape par étape. Peut-être allez-vous conclure que vous avez bien le temps d’ici 2027 pour vos propres clients. Toutefois, vous êtes concerné dès 2026, car tous les grands fournisseurs, type énergie ou téléphonie notamment, vont vous émettre leurs factures au format électronique. En outre, vu les nombreux avantages de la dématérialisation, reculer l’échéance serait franchement dommage.

Quels sont les avantages de la facture électronique ?

La mise en place de la facturation électronique est tout sauf une contrainte administrative ou fiscale. La plupart des pays au monde l’ont déjà adoptée ou sont en train de le faire. Les enjeux sont importants, en plus de la lutte contre la fraude à la TVA.

La facture électronique conduit à plusieurs bienfaits sur le plan économique et commercial :

• réduction du coût de traitement de la facture, de l’émission à son paiement ;
• rationalisation des formats et mentions sur les factures, ce qui simplifie le contrôle et l'approbation ;
• accélération du traitement des pièces en comptabilité (automatisation) ;
• simplification de l’identification des écarts, de la traçabilité et de la gestion des litiges entre clients et fournisseurs ;
• par voie de conséquence, accélération des paiements.

Comment mettre en place la dématérialisation obligatoire et quand ?

La meilleure manière de se lancer dans la facturation électronique c’est de commencer par dématérialiser ses flux de facture, en émission comme en réception, dès maintenant, sans attendre l’obligation.

Pour vos clients, si vous ne disposez pas encore d’application de facturation, c’est la première étape. Abandonnez le tableur Excel ou Word pour faire vos factures. Dougs vous propose un logiciel de facturation gratuit. Si vous vous demandez comment faire une facture électronique correctement, c’est l’assurance d’être en conformité avec les obligations actuelles et futures !

Pour vos fournisseurs, la dématérialisation consiste à scanner systématiquement toutes les factures à l'arrivée du courrier, puis à les traiter grâce à un logiciel spécialisé, afin de les comptabiliser automatiquement. En démarrant ainsi la dématérialisation, vous initiez le changement dans votre entreprise. Ensuite, vous pourrez réaliser la mise en place de la facture électronique obligatoire plus facilement.

Voici les 4 étapes à privilégier :

• information et formation sur le dispositif (ce blog vous y aide) ;
• décision en matière de planning de déploiement pour votre entreprise (dématérialisation volontaire puis obligatoire) ;
• réalisation de la cartographie des flux ;
• choix de votre plateforme de dématérialisation partenaire PDP.

Ai-je besoin d’une facture pour chaque transaction ?

Vous vous demandez quand faire une facture ? Dès lors que l’opération concerne la vente d’un bien ou d’un service entre deux professionnels, la facture est obligatoire. Peu importe où se situe l’entreprise de votre client, en France ou à l’étranger, vous devez émettre une facture, y compris si vous n’êtes pas redevable de la TVA.

Ainsi, toutes les micro-entreprises, y compris celles qui relèvent de la franchise en base, doivent établir des factures. Dans les faits, les commerçants, artisans et prestataires de services émettent des factures, alors que les professions libérales réalisent des notes d’honoraires.

Pourquoi commencer la dématérialisation des factures sans attendre ?

D’une part, vous bénéficiez des gains qu’apporte la réforme plus tôt, donc c’est économiquement intéressant. D’autre part, vous prenez les devants et n’attendez pas le dernier moment. Vous évitez le stress et aussi l’embouteillage probable que créeront les retardataires, avec peut-être des prestataires moins disponibles pour vous aider le jour J. Choisir la voiture balai est rarement avantageux pour la marche de vos affaires.

Comment refuser la facture électronique EDF par exemple ?

EDF laisse le choix à ses clients d’accepter ou non la facture électronique au format PDF. Chaque client peut activer ou désactiver ce mode de facturation dans son espace personnalisé Client EDF Entreprises. Pour le moment, jusqu’à septembre 2026, ce mode de fonctionnement reste facultatif et résulte donc d’un accord individuel. En revanche, quand EDF aura l’obligation de facturation électronique en septembre 2026, les entreprises devront systématiquement s’organiser pour accepter et traiter ce format pour leur comptabilité.

Réaliser la cartographie des flux de factures et de la TVA de votre entreprise

La réforme de la facturation électronique a conduit à identifier 36 cas d’usage différents. Ce sont 36 types de flux qui peuvent exister potentiellement. Chaque entreprise en utilise un ou plusieurs, mais rarement les 36 à la fois.

Pour chaque cas de figure, le schéma d’organisation de la facturation diffère. Par exemple, êtes-vous concerné par l’affacturage ? Par l’autofacturation ? Réalisez-vous des factures d’acompte ? La TVA sur marge intervient-elle dans votre métier ? Voilà quelques exemples de situations qui correspondent à des cas d’usage différents.

L’objectif ultime de la cartographie : identifier la plateforme PDP adaptée à votre entreprise

La cartographie des flux de transactions et de TVA vise à :

• identifier les cas d’usage qui existent, évaluer leur complexité et leur fréquence (ou rareté) ;
• classer les clients et les fournisseurs de l’entreprise par cas d’usage ;
• recenser les documents qui circulent entre le fournisseur et son client, de la commande au paiement, pour chaque cas d’usage ;
• contrôler la conformité de la documentation pour les opérations assujetties à la TVA (réglementation relative à la piste d’audit fiable) ;
• vérifier les mentions obligatoires sur factures.

Analyse des cycles de facturation, tant pour les ventes que pour les achats

Pour établir cet état des lieux complet, procédez méthodiquement. Traitez la chaîne achat et la chaîne vente séparément. Une fois identifiés les cas d’usage, analysez les documents utilisés dans chaque transaction commerciale. Profitez pour vérifier leur conformité avec la réglementation en vigueur. Puis, prenez votre balance des comptes et classez les tiers actifs par cas d’usage. Mentionnez dans votre tableau aussi le nombre de factures moyennes émises par tiers. 

Pourquoi se faire accompagner par son expert-comptable pour la cartographie ?

La personne idéalement placée pour ce travail d’analyse en vue de la facturation électronique, c’est celle qui vous connaît le mieux : votre expert-comptable. Il traite toutes les factures entrantes comme sortantes pour la tenue de votre comptabilité ou l’établissement du bilan. C’est le conseiller parfait pour vous aider à mettre à plat et de façon structurée le fonctionnement de votre facturation.

Choisir les outils pour la dématérialisation et la transmission des factures électroniques

L’étape ultime pour la mise en place de la facturation électronique consiste à choisir ses outils. Dans l’idéal, si vous avez bien compris l’intérêt de dématérialiser sans attendre, vous commencez par adopter un outil de facturation. Puis, en vue de l’obligation qui arrive dès 2026 pour les factures fournisseurs, vous vous préoccupez des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).

Choisir une application pour émettre des factures conformes

L’urgence, si vous établissez toujours vos factures de façon empirique sur un tableur ou sur un traitement de texte, c’est bien de passer à un outil conforme. Est-ce obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation en France ? Non, pour le moment, rien ne vous y contraint. Toutefois, vu les atouts que comporte ce type d’outils, et avec l’arrivée de la facture électronique obligatoire, mieux vaut vous préoccuper du sujet dès maintenant. 

Ce type de logiciel vous permet en outre de :

• réaliser toutes les autres opérations comme les devis ou bons de commande ;
• intégrer automatiquement les factures dans votre comptabilité ;
• suivre les paiements des clients ;
• intégrer les encaissements dans un livre de recettes, par exemple pour le micro-entrepreneur (et de même pour les dépenses) ;
• disposer de modèles de factures conformes à la loi ;
• montrer à vos clients un meilleur professionnalisme.

Dougs vous propose plusieurs articles sur les logiciels de facturation, afin de compléter vos connaissances et votre réflexion.

Choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) pour la gestion et la circulation des flux de factures

Le gouvernement a annoncé le 15  octobre 2024 la suppression de la plateforme gratuite, le portail public de facturation (PPF). Aussi, l’unique solution technique pour faire circuler les factures entre fournisseurs et clients, et les transmettre aux pouvoirs publics, c’est de choisir une plateforme PDP dans la liste des prestataires agréés.

C’est la dernière étape à réaliser avant début septembre 2026, quelle que soit la taille de votre entreprise. La plateforme de dématérialisation partenaire est immatriculée par la DGFIP. Elle doit respecter un cahier des charges strict au regard de la réforme. Une centaine de PDP disposent à ce jour de l'agrément provisoire de la DGFIP. Dougs en fait partie, à travers sa filiale API First.

En fonction des cas d’usages, certaines PDP conviennent mieux que d’autres. En outre, les plateformes peuvent aussi offrir des services complémentaires à ceux obligatoires pour le socle commun. C’est donc utile de procéder à un choix de façon rationnelle.

La solution tout-en-un de Dougs : expertise comptable, facturation et plateforme PDP

Anticipez la mise en place de la facturation électronique. Commencez par adopter un outil de facturation. Ainsi, vous émettez des factures dématérialisées selon les règles en vigueur, avant la facture électronique obligatoire. Pour vos fournisseurs, équipez-vous d’une application pour scanner ou prendre en photo les factures et justificatifs papier. Puis, étudiez les exigences de la réforme qui arrive et choisissez une plateforme PDP.

Dougs vous accompagne dans 100 % de ce processus avec une palette d’outils complète. C’est l’assurance d’avancer sereinement et de rester toujours en conformité avec les règles fiscales. Pour émettre votre première facture gratuite, c’est ici !