Mutuelle d'entreprise obligatoire : ce qu'il faut savoir

Contexte de la mutuelle d’entreprise obligatoire et de la complémentaire de santé

Dans le passé, la Sécurité sociale remboursait non seulement 100% des frais de médicaments, mais également les frais de timbre pour envoyer vos demandes de remboursement de médicaments. Quelques milliards de pertes après, la Sécurité sociale avoue son incapacité à répondre aux exigences de notre situation sociale.

Pour revenir à l’équilibre, nos gouvernements successifs n’ont eu de cesse de rivaliser d’imagination. La dernière, et la plus importante finalement : nous rapprocher du système des autres pays comme les USA, c’est-à-dire privatiser la santé. Comment ? En créant une mutuelle obligatoire pour les entreprises depuis 2016.

Différence entre la mutuelle d’entreprise obligatoire et la mutuelle individuelle

La grande différence entre une mutuelle que vous pourriez prendre à titre particulier et celle de l’entreprise réside dans son caractère obligatoire. La première est purement facultative, la seconde est quasiment obligatoire. Pourquoi cette obligation de souscription à une mutuelle ? La France a souhaité que ces mutuelles collectives soient présentes au sein de toutes les entreprises sans exception.

Autre grande différence, le prix ! Comme les garanties sont les mêmes pour tous les salariés d’une entreprise ou d’une branche d’activité, le prix est avantageux par rapport à une mutuelle individuelle. En effet, les contrats ont été négociés à une échelle bien plus importante.

Ainsi, les mutuelles de groupe protègent tous les salariés et dirigeants assimilés salariés tels que les présidents et DG des SAS dont les garanties sont supposées être adaptées aux spécificités des salariés et pouvant facultativement être étendues à leurs familles et autres ayants droit. Certaines branches d’activité comme la restauration avaient anticipé ces adhésions aux mutuelles avant la grande réforme.

En tant qu’employeur, est-ce obligatoire d’avoir une mutuelle d’entreprise ?

Tant que votre société n’embauche pas de salarié, vous n’avez pas besoin de choisir de mutuelle. Par contre, dès que vous embauchez un premier employé (ça peut être vous en qualité de président de SASU/SAS), vous devez obligatoirement choisir une mutuelle d’entreprise.

Comment choisir une mutuelle d’entreprise avec la première embauche ?

La plupart du temps, personne ne vous impose le choix de telle ou telle mutuelle entreprise. Cependant, si votre entreprise rentre dans un accord de branche spécifique, vous pouvez être contraint de privilégier certaines mutuelles.

Est-ce qu'un employeur peut imposer une mutuelle ?

Si votre salarié ne dispose pas de mutuelle par son conjoint, ou s'il ne rentre pas dans les cas de dispense, le salarié a effectivement l’obligation d’adhérer à votre mutuelle d’entreprise.

Comment mettre en place une mutuelle d'entreprise au sein de votre société ?

Pour mettre en place une mutuelle d’entreprise, vous devez vérifier que votre société ne rentre pas dans le cadre d’un accord de branche spécifique qui vous imposerait certaines mutuelles.

Une fois cette vérification faite, vous pouvez mettre en place la mutuelle de votre entreprise de 4 manières différentes, à savoir par :

• Un accord de branche : vérifier qu’un accord de branche s’impose ou non dans le cas ou votre entreprise l’a négocié avec les organisations syndicales. En général, c’est souvent rarement le cas si votre entreprise a été créée récemment ;
• Un accord d’entreprise : il faudra ouvrir des négociations avec les représentants du personnel. L’accord doit être signé par le syndicat représentatif élu avec au moins 50% des voix aux élections des représentants du personnel. Dans le cas où l'accord n’est pas signé, il doit être soumis à un référendum d’entreprise ;
• un référendum d’entreprise : l’employeur soumet un projet de mise en place de mutuelle qui fera l’objet d’un vote à tous les salariés, dans les mêmes conditions que les élections des délégués du personnel (vote à bulletin secret, peut se faire par voie électronique). Le projet est adopté sous condition d’obtenir la majorité lors du vote ;
• Une décision unilatérale de l’employeur (DUE) : c’est souvent cette méthode qui est retenue car c’est la formalité la plus simple. Il s’agit d’un document juridique établi par l’employeur qui fait acte de sa propre décision de la mise en place de la mutuelle et des modalités. Ce document engage la responsabilité de l’entreprise, il est donc important de ne pas oublier de mentions obligatoires.

Une fois la méthode de mise en place de la mutuelle d’entreprise choisie, votre DUE ou un votre accord d’entreprise doit comporter certaines mentions :

• Qui seront les bénéficiaires du contrat de mutuelle ? Il est possible d’opter pour 2 contrats différents pour les cadres et non cadres ;
• Quelles seront les garanties ? Il faudra lister toutes les garanties du contrat de mutuelle. En cas de DUE, vous pouvez vous référer directement au contrat de mutuelle pour éviter de devoir refaire une DUE à chaque modification des garanties.
• Les cas de dispenses : la loi établit une liste précise de cas où le salarié sera dispensé d’adhérer à la mutuelle. En tant qu’employeur, vous devez reprendre chaque point de dispense dans sa DUE

Qui finance la mutuelle de santé d’entreprise ?

Vous êtes employeur ? Alors vous devez financer les mutuelles d’entreprise au minimum à hauteur de 50%. Mais votre entreprise peut également prévoir des garanties distinctes entre les cadres et les non-cadres.

Dans tous les cas, le contrat proposé à vos salariés doit contenir un niveau minimal de garantie, imposant la prise en charge de certaines prestations et leur taux de remboursement. C’est ce qu’on appelle le “contrat responsable”.

À quelle hauteur s'élève la participation de l'employeur sur la mutuelle d'entreprise ?

Votre participation d’employeur doit être au minimum de 50% de prise en charge du montant total mensuel de la mutuelle. Vous pouvez augmenter ce pourcentage de prise en charge jusqu’à 100%.

Une prise en charge peut aussi être différente en fonction du statut cadre et non cadre de vos salariés : par exemple 60% pour les non cadres et 80% pour les cadres.

Certaines conventions collectives prévoient automatiquement une prise en charge supérieure à 50%. Pensez bien à vérifier ce point avant de lancer votre accord de mutuelle d’entreprise au sein de votre société.

Est-ce obligatoire pour un étudiant alternant ou un apprenti de posséder une mutuelle professionnelle ?

Ayant les mêmes droits qu’un salarié de votre entreprise, l’apprenti/alternant a également la possibilité d’adhérer à votre mutuelle d’entreprise. En tant qu’employeur, il faut obligatoirement que vous lui proposiez. Il existe cependant des cas de dispense :

• Il dispose déjà d’une mutuelle à titre privé : il est dispensé d’adhérer à votre mutuelle d’entreprise jusqu’à la date d'échéance de son contrat de mutuelle personnel ;
• Il est adhérent d’une mutuelle obligatoire familiale : si son conjoint ou l’un de ses parents dispose d’un contrat de mutuelle obligatoire par son entreprise et qu’il est inscrit en tant qu’ayant droit ;
• Il bénéficie d’une CSS (complémentaire santé solidaire) au moment de son arrivée dans votre entreprise ;
• La cotisation mutuelle est supérieure à 10% de son salaire brut ;
• Il est en contrat d’apprentissage de moins de 12 mois : si et seulement si l’accord de mutuelle d’entreprise le permet ;
• Son contrat dure plus de 12 mois mais il est couvert par une autre complémentaire santé : si l’accord de votre mutuelle d’entreprise le prévoit.

Chaque année, l’apprenti/alternant doit vous fournir un justificatif d’adhésion à une mutuelle s' il décline l’offre de votre mutuelle d’entreprise. C’est un document à conserver en cas de contrôle URSSAF !

Quand peut-on refuser une mutuelle d’entreprise obligatoire ?

Normalement, la mutuelle d’entreprise est obligatoire pour chacun. Elle prend donc effet dès l’embauche. Votre nouvel employé peut alors résilier sa mutuelle individuelle sans attendre la fin de son contrat.

Comment refuser une mutuelle d'entreprise obligatoire ? 

Il vous suffit d'envoyer une lettre de résiliation, avec un justificatif du caractère obligatoire de l’adhésion au contrat de complémentaire collective. Le tout en recommandé avec accusé de réception.

Notez cependant que certaines exceptions existent en la matière !

L’employé est en CDD ou saisonnier

• Si votre employé a signé un CDD depuis moins de 12 mois, il peut être dispensé de votre mutuelle d’entreprise selon les cas ;
• Si votre employé a signé un CDD de moins de 3 mois, la dispense est d’ordre public s’il est déjà couvert par une complémentaire santé responsable ;
• Si votre employé a signé un CDD entre 3 mois et 12 mois, la dispense n’est possible que si l’acte fondateur ayant institué la mutuelle dans l’entreprise le prévoit (sans justificatif exigible mais demande écrite) ;
• Si votre employé a signé un CDD de plus de 12 mois, il est nécessaire pour lui d’avoir le justificatif d’une couverture complémentaire souscrite par ailleurs, accompagné d’une demande écrite.

L’employé a une complémentaire individuelle

Cette possibilité de dispense n’est pas ouverte pour un employé qui intègre une société qui a déjà une mutuelle d’entreprise. Autrement dit, cette dispense est quasi impossible aujourd’hui.

Prenons le cas d’un employé présent dans votre entreprise au moment de la mise en œuvre d’une complémentaire d’entreprise. Il peut provisoirement refuser l’adhésion s’il prouve qu’il est couvert par une mutuelle individuelle. Mais à la date anniversaire de son contrat individuel, en tant qu’employeur vous devrez obligatoirement souscrire à la mutuelle d’entreprise.

Le salarié est couvert par une autre complémentaire obligatoire

Votre employé peut être couvert par un accord obligatoire de son conjoint. Ainsi, il peut demander de ne pas adhérer au contrat collectif. Il doit cependant pouvoir le justifier !

Le salarié travaille pour plusieurs employeurs

En cas d’employeurs multiples, votre employé est déjà couvert par un accord collectif. Il peut donc refuser de souscrire aux autres contrats, justification à l’appui.

L’employé travaille à temps partiel

Votre employé peut demander par écrit de ne pas adhérer, sous ces 3 conditions cumulatives :

• Votre entreprise ne finance pas à 100 % la mutuelle ;
• Le coût de sa cotisation est supérieure à au moins 10 % de son salaire ;
• Votre entreprise prévoit cette faculté dans l’acte juridique instituant le dispositif de prévoyance.

La fiscalité de la mutuelle entreprise de santé

Votre structure finance une grande partie de la mutuelle d’entreprise. Pour elle, le coût de la cotisation auprès de la mutuelle constitue ainsi une dépense. La mutuelle entreprise est donc logiquement déductible du résultat imposable.

Pour votre salarié, la partie que vous versez en tant qu’employeur pour sa mutuelle constitue un avantage en nature. Elle est donc imposable comme si votre employé avait perçu cette somme.

Exemple de lettre de résiliation auprès d’une mutuelle prise individuellement par vous ou votre salarié