Tout savoir sur la note de débit : définition, fonctionnement et utilisation

Définition : qu'est-ce qu'une note de débit ?

À quoi sert une note de débit ?

Une note de débit est un document commercial permettant à un fournisseur de réclamer la différence entre le montant réglé (correspondant à la facture) et le restant dû. Le fournisseur informe donc son client d’une dette à régler différente de ce qui a été facturé. 

Voici quelques exemples de raisons pouvant expliquer le changement de prix : 

• une erreur de facturation ;
• des frais supplémentaires comme des frais de livraisons ;
• des ajustements de prix ;
• des intérêts de retard ;
• etc.

Différences entre une note de débit et une facture

La principale différence entre une facture et une note de débit réside dans leur fonction :

• la facture est un document émis par un fournisseur pour demander le paiement d'un bien ou service vendu. Elle détaille le montant à payer, les produits ou services livrés, ainsi que les conditions de paiement.
• La note de débit est un document supplémentaire émis après la facturation, pour ajuster à la hausse le montant dû par l'acheteur.

D’un point de vue fiscal, une note de débit permet au fournisseur de prévenir son client d’une somme due en complément d’une facture déjà émise. Elle est normalement suivie d’une facture. Dans de nombreux cas, la note de débit est assimilée à une facture.

Pourquoi utiliser une note de débit ?

La note de débit est utilisée pour augmenter le montant initialement facturé sans avoir à refaire la facture, plusieurs cas peuvent être donnés en exemple : 

• une correction d’erreur de facturation ;
• frais supplémentaires tels que les frais de transport, des pénalités de retard ;
• des ajustements de prix liés à une hausse des tarifs.

La note de débit peut avoir 2 utilités selon son utilisation : 

• elle peut avoir pour fonction d’informer et d’obtenir l’accord du client pour un complément de facturation envisagé avant l’émission d’une facture complémentaire ;
• ou elle peut directement servir de complément de facturation.

Quand faire une note de débit ?

Comme nous l’avons vu précédemment, la note de débit est émise lorsque le fournisseur souhaite facturer un montant complémentaire après l’émission de la facture initiale (erreur de facturation, frais supplémentaires, ajustement de prix, frais financiers, etc.). 

Elle est donc à faire dès qu’un montant supplémentaire doit être facturé après l’émission de la facture initiale. 

Comment rédiger et émettre une note de débit ?

Comment rédiger une note de débit pour un client ?

Il n’existe pas de modèle particulier. Il est important d’apporter les informations nécessaires à la bonne compréhension du débiteur de ce complément de facturation. 

Nous vous conseillons de faire figurer les éléments suivants : 

• les coordonnées du fournisseur et du client (nom, adresse, etc.) ;
• la date du document ;
• les références à la facture d’origine (numéro, date, etc.) ;
• le motif de la note de débit, la description ;
• le détail de l’ajustement : indiquer clairement les ajustements (quantité, prix, produits/services concernés, les prestations complémentaires, etc.) ;
• le montant de la dette à payer ;
• les informations relatives à la TVA ;
• les conditions de paiement.

Si la note de débit sert de facture, alors elle devra contenir toutes les mentions obligatoires imposées aux factures. 

Exemple de note de débit

Les étapes pour émettre une note de débit

Que faut-il obligatoirement mentionner dans une note de débit ?

Il n’y a pas de mentions légales obligatoires. En revanche, on vous conseille de faire figurer les éléments nécessaires à la bonne compréhension de ce document. 

Toutefois, si votre note de débit vous sert de facture, alors vous devez indiquer les mentions obligatoires des factures : numéro intracommunautaire, TVA, etc.

Les obligations légales liées à la note de débit

Si la note de débit est utilisée comme un complément de facturation, alors elle devra suivre les mêmes obligations légales que les factures. 

Dans le cas contraire, si la note de débit est un préalable à une facturation complémentaire, elle n’est alors assujettie à aucune obligation légale.

Comment enregistrer une note de débit ?

Dans la majorité des cas, la note de débit est un complément de facturation, elle se comptabilise comme une facture. Attention, dans certains cas, la note de débit n’est qu’un document commercial pour obtenir l’accord sur le complément de prix, elle n’est alors pas à comptabiliser et vous devrez attendre la nouvelle facture. 

Comment comptabiliser une note de débit ?

Comme nous l’avons vu précédemment, vous avez 2 cas de figure : 

• si la note de débit est également une facture, vous devez la comptabiliser comme une facture ;
• si la note de débit est un préalable à une nouvelle facture, la dette sera alors comptabilisée au moment de la réception de la facture.

Impact sur les états financiers

Comparaison entre note de débit et note de crédit en comptabilité

Une note de débit comme nous l’avons vu est une dette complémentaire alors que la note de crédit représente à l’inverse un avoir, une remise commerciale.

Erreurs courantes lors de l'émission d'une note de débit

Voici quelques exemples d’erreurs ou d’omission : 

• certaines compliquent la compréhension du client : omission de la référence à la facture initiale, du motif ;
• des erreurs dans les montants : des calculs erronés sur les Qtés x prix unitaire, le montant de TVA ;
• oublier de l’envoyer au client.

FAQ sur la note de débit

Quelle est la différence entre une note de débit et une facture ?

Comme nous l’avons vu précédemment, la facture est le document initial (elle est émise dès qu’une vente est réalisée). Alors que la note de débit est un document complémentaire à une facture existante (elle est émise pour ajuster à la hausse le montant initialement facturé). 

Quand émettre une note de débit ?

Vous pouvez émettre une note de débit lorsque vous avez un complément à demander à votre client en lien avec une vente ou prestation déjà facturée. 

Est-ce que la note de débit a une incidence sur la TVA ?

La note de débit est souvent utilisée comme un complément de facturation, elle peut donc avoir des impacts sur la TVA au même titre qu’une facture. 

Comment corriger une erreur après l’émission d’une note de débit ?

Une erreur s’est glissée dans votre note de débit, que faire ? 

Plusieurs solutions : 

• vous faites une note de débit (ou crédit) complémentaire en expliquant les raisons de ce nouveau document ;
• vous émettez une nouvelle note de débit après avoir annulé la 1ère (avec une note de crédit).

La note de crédit est donc très utile pour corriger une note de débit.

C'est quoi une note de débours ?

Une note de débours est un document utilisé pour facturer à un client des frais avancés par un prestataire ou un professionnel pour le compte de ce client. Les débours représentent donc des dépenses engagées en son nom, qui doivent ensuite être remboursées.

Elle est utilisée par exemple pour un avocat qui avance des frais pour le compte de son client. 

Comment gérer une note de débit fournisseur ?

Lorsque vous recevez une note de débit d’un fournisseur, le premier réflexe à avoir : comprendre le motif de la note de débit. En cas de doute, il est important de contacter le fournisseur pour clarifier la situation. 

Ensuite, il convient de comptabiliser la note de débit et de la mettre en paiement.