Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) : c’est quoi ?

Réforme de la facturation électronique obligatoire : les bases à connaître

Avant de parler de plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), intéressez-vous au cadre de la réforme de la facture électronique. En effet, la PDP est un outil incontournable pour ces nouvelles dispositions qui arrivent dans toutes les entreprises. 

Qui est concerné par la dématérialisation obligatoire et pour quelles transactions ?

Le fait de dématérialiser les factures signifie passer du traitement papier au format informatique. Deux méthodes existent :

• soit exploiter les factures reçues, par exemple au format PDF ;
• soit scanner les documents papier pour conserver les données sous forme de fichier électronique.

En revanche, quand vous entendez parler de dématérialisation obligatoire, il s’agit de la nouvelle facture électronique qui se déploie en France. Dans ce cas, le seul moyen de dématérialiser consiste à créer des factures au format électronique dès le départ (plus de scan du papier).

Tous les professionnels français sont soumis à un tel processus depuis 2020 pour leurs contrats publics. L’obligation s’étendra dans les prochains mois aux opérations commerciales entre les entreprises privées situées en France et assujetties à la TVA. La réforme concerne aussi toutes les micro-entreprises. En effet, toutes sont assujetties à la TVA, même si certaines sont exonérées (régime de la franchise en base).

Cette réforme de la facture électronique comporte deux volets :

• l’e-invoicing, soit la facture électronique pour les transactions entre assujettis à la TVA et situés en France ;
• l’e-reporting, un rapport de données requis par l’administration fiscale, pour les ventes hors champ de l’e-invoicing.

Les données à intégrer dans l’e-reporting correspondent donc aux ventes : 

• aux particuliers ;
• à des professionnels français non assujettis à la TVA ;
• à l’international, dans ou hors de l’UE.

Quel est le calendrier de mise en place de la facturation électronique obligatoire en France ?

Le processus de facturation électronique se déploie progressivement dans notre pays.

Depuis le 1er janvier 2020

Toutes les transactions avec des entités publiques sont soumises à l’obligation de dépôt de la facture électronique sur le portail Chorus Pro, afin d’en obtenir le paiement.

Septembre 2026 au plus tard

• Émission de factures électroniques par les fournisseurs à destination des clients (et aussi l’e-reporting) : obligatoire pour toutes les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire (ETI).
• Capacité à recevoir les factures électroniques, en provenance des fournisseurs : obligatoire pour toutes les entreprises.

Septembre 2027 au plus tard

• Émission obligatoire de la facturation au format électronique pour toutes les PME, TPE et micro-entreprises (et données du type e-reporting).

Les bases de l’obligation légale pour émettre, transmettre et archiver les factures numériques

La facturation électronique obligatoire signifie que chaque facture est électronique de bout en bout : création, envoi, réception et archivage. En outre, les pièces sont authentifiées et infalsifiables.

La loi comporte plusieurs dispositions que toutes les entreprises devront respecter :

• des formats particuliers pour les factures (CII, UBL et Factur-X) ;
• un envoi à l'administration fiscale systématique de chaque facture émise ainsi que de l’e-reporting (via le portail public de facturation dit PPF) ;
• recours obligatoire à une plateforme de dématérialisation partenaire pour diffuser les données aux clients et aux pouvoirs publics, et pour les recevoir des fournisseurs.

N.B : pour mieux comprendre quels sont les formats et pourquoi le PDF classique ne répond pas aux obligations, consultez l’article sur la facture électronique PDF.

Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire ou PDP ?

Ce terme fait partie intégrante de toute mise en place de la facture électronique dans notre pays. Jusqu'au 16 octobre 2024, les entreprises avaient plusieurs choix pour la gestion des flux de factures. Désormais, le gouvernement impose à tous les professionnels de recourir à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Voici ce que recouvre ce terme.

Qui sont les opérateurs de dématérialisation pour la réforme de la facture électronique en France ?

La réforme distingue trois types d’acteurs :

• Le portail public de facturation (PPF) : le rôle de cette structure publique se limite à deux fonctionnalités. Il assure la gestion de l‘annuaire des entreprises. Il concentre aussi toutes les données pour leur transmission au fisc (e-invoicing et e-reporting).
• Les plateformes dématérialisation partenaires (PDP) : ce sont des intermédiaires obligatoires entre le fournisseur et son client, ainsi qu’avec le PPF.
• Les opérateurs de dématérialisation (OD) : ce sont souvent des éditeurs de logiciel de facturation ou de dématérialisation, ils ne possèdent pas d’immatriculation fiscale, contrairement à la PDP. Ils peuvent uniquement transmettre les factures aux PDP, ou les recevoir des PDP.

Comment faire pour devenir plateforme de dématérialisation partenaire ?

Les prestataires de dématérialisation qui envisagent de proposer les services de PDP doivent déposer une demande auprès de l'administration fiscale. Après étude, si le dossier montre un respect du cahier des charges, ils reçoivent un numéro d’immatriculation.

Pour le moment, tous les agréments sont provisoires, car les PDP devront réaliser des tests d’interopérabilité entre elles. Ceci permettra de vérifier le bon fonctionnement des échanges entre les acteurs. Ces tests interviendront à compter de 2025. Les habilitations sont données pour des durées déterminées. Le renouvellement est réalisé sur la base d’audits et de vérifications.

C’est ainsi que la filiale de DOUGS, API First a obtenu son agrément provisoire mi-octobre 2024. Ceci donnera la faculté à ce cabinet d’expertise comptable en ligne d’apporter la suite des services administratifs indispensables aux TPE.

Quelles caractéristiques minimales présente une PDP ?

Les plateformes de dématérialisation partenaires doivent au minimum respecter les textes de loi :

• émission des factures, transmission aux clients et réception en provenance des fournisseurs ;
• conversion des factures si nécessaire dans un des formats requis ;
• extraction des informations pour le rapport e-reporting, et envoi au PPF ;
• transmissions des données d-e-invoicing au PPF ;
• Récupération et transmission des éléments relatifs aux paiements et aux statuts des factures.

Quels services optionnels offrent certaines PDP ?

Voici des prestations complémentaires au socle légal que les plateformes de dématérialisation partenaires pourront proposer à leurs clients :

• suivi des règlements, voire des relances et des actions de recouvrement (credit management) ;
• tableaux de bord commerciaux basés sur les factures, les clients, les produits, les encours ;
• workflows pour automatiser le contrôle et le rapprochement des factures fournisseurs, par rapport aux bons de réception (produits gérés en stocks), ou aux bons de commande ;
• analyse de la data (données extraites des factures), pour réaliser des prévisions, du benchmarking (comparaisons sectorielles) ou de la valorisation d’entreprise par secteur d’activité ;
• signature électronique des contrats et devis clients ou fournisseurs en amont de la facturation.

Comment choisir sa plateforme PDP pour 2026 ?

Votre entreprise doit travailler avec une plateforme PDP pour la mise en place de la facturation électronique obligatoire. Comment s’y prendre pour identifier celle qui correspond le mieux à votre entreprise ? Nous avons recensé les points importants à examiner, dont les fonctionnalités proposées.

Où trouver les plateformes de dématérialisation partenaires françaises ?

Le site impots.gouv présente une page avec la liste intégrale des plateformes de dématérialisation partenaires. Elle est régulièrement mise à jour, au fur et à mesure que l’administration fiscale (DGFIP) étudie et immatricule les candidats. Elle comporte à fin novembre 2024 une centaine d’entités à l’immatriculation provisoire, dont API First, la filiale de Dougs. Pour le moment, toutes les homologations sont “sous réserve”, car des tests d'interopérabilité entre plateformes sont à réaliser dans les prochains mois.

Certaines PDP visent plutôt les grandes entreprises et les ETI. D’autres s’adaptent aux besoins des PME et des TPE. Vous pouvez aussi trouver des plateformes PDP spécialisées pour les cabinets d’expertise comptable et leurs clients. Enfin, il existe des PDP qui s’adressent à certains secteurs d'activité. Elles maîtrisent parfaitement des cas d’usage bien spécifiques.

Sur quels critères choisir une plateforme PDP ?

Voici des questions à se poser pour analyser les fonctionnalités et les offres des PDP :

• volumétrie de factures électroniques à traiter (en émission et en réception) ;
• typologies de clients et de factures que la PDP immatriculée gère ;
• simplicité de la solution pour toute la gestion de la facturation électronique (émission et transmission des factures ainsi que processus d’e-reporting) ;
• services optionnels offerts en plus du socle commun à toutes les PDP ;
• conversion des formats en cas de besoin pour certaines factures ;
• mode d’hébergement et de sécurisation des données (RGPD, chiffrement des données, authentification des utilisateurs, etc.) ;
• fonctionnement de la gestion des droits sur la plateforme ;
• tarification des services de la PDP, tant pour le socle commun que pour les prestations de service optionnelles.

Des idées reçues ou erronées sur la circulation des factures électroniques

C’est important d’émettre chaque facture de façon conforme. Pour le format électronique, c’est pareil. Pour compléter votre lecture, prenez connaissance de l’article qui explique comment faire une facture électronique. Vous aurez les clés pour organiser la facturation dématérialisée obligatoire. Attention, sachez que certaines informations erronées persistent encore dans les entreprises. En voici quelques-unes.

Pourquoi la facture PDF manque-t-elle de conformité par rapport à la réforme ?

Vous imprimez vos factures actuelles au format PDF et vous les envoyez à vos clients par mail. Vous pensez donc ne pas devoir vous adapter pour la réforme de la facturation électronique obligatoire. Eh bien, c’est faux.

Comme expliqué précédemment, la facture électronique de 2026 exige une authentification entre émetteur et récepteur. Elle est infalsifiable. Elle doit impérativement se transmettre avec l’aide d’une plateforme PDP. Enfin, si vous envisagez le format PDF, vous devez réaliser un PDF à la norme A-3, et joindre un fichier de données XML, conformément aux dispositions de la Factur-X.

Quel est le portail public de facturation français (PPF) pour établir ses factures ?

Contrairement à ce que son nom actuel (novembre 2024) indique, ce portail ne vous permet pas d’établir des factures ou de les transmettre vous-même aux clients. Vous ne pourrez pas non plus récupérer vos factures fournisseurs sur le PDF. À l’origine de la réforme fiscale, les pouvoirs publics avaient conçu ce portail comme une plateforme de dématérialisation ++, avec d’autres fonctionnalités exclusives.

Un communiqué du gouvernement en date du 16 octobre 2024 modifie les processus de gestion de la facturation électronique obligatoire. Ainsi, le recours à une plateforme PDP devient indispensable pour chaque entreprise. Quant au PPF, son rôle se limite désormais à deux actions :

• Il gère l’annuaire des entreprises pour le routage des factures ;
• Il fait office de concentrateur des données d'e-invoicing et d’e-reporting, pour leur transmission à la DGFIP.

La plateforme PDP deviendra votre partenaire, comme son nom l’indique

Son choix revêt une importance toute particulière pour les petites entreprises, entrepreneurs solos, freelances, etc. C’est l’occasion de dénicher un prestataire qui apporte de réels services pratiques pour simplifier et améliorer votre gestion administrative. En choisissant la solution Dougs, non seulement vous confiez les processus de dématérialisation à un professionnel qui vous garantit la conformité fiscale et la sécurité de vos données. Mais, vous bénéficiez aussi de la facturation gratuite, et de nombreuses prestations en expertise comptable.