Comment prendre un apprenti dans les règles ?

Pourquoi recruter un apprenti ?

 Un investissement pour l'avenir de votre entreprise

Prendre un apprenti représente un véritable investissement pour l’avenir de votre entreprise. En effet, c’est l’une des meilleures stratégies pour former une relève qualifiée et performante, prête à contribuer à la croissance de votre organisation.

Durant son parcours, l'apprenti s’imprègne des valeurs et pratiques propres à votre entreprise. Une fois les compétences nécessaires acquises, l'intégrer dans l'équipe sera plus facile pour vous.

Des avantages financiers et fiscaux attractifs

Prendre un apprenti donne lieu à plusieurs aides financières.

Par exemple, une aide unique de 6 000 € est disponible pour la première année du contrat. De plus, des exonérations de charges sociales sont applicables pour réduire le coût salarial. Ces dispositifs rendent donc l'embauche d'un apprenti financièrement avantageuse pour votre entreprise.

Une réponse adaptée à vos besoins opérationnels

L'apprentissage peut contribuer efficacement aux projets en cours et développer des compétences directement applicables grâce à l'alternance entre les périodes de formation théorique et pratique.

Cette approche garantit donc une main-d'œuvre qualifiée et opérationnelle, prête à relever les défis spécifiques de votre secteur d'activité.

Les étapes clés pour recruter un apprenti

Identifier vos besoins et rédiger une offre claire

Avant de prendre un apprenti, vous devez définir précisément les missions et les compétences requises. Cette démarche vous incite à rédiger une offre détaillée pour attirer des candidats correspondant parfaitement à vos attentes. 

Une description claire des tâches, des compétences recherchées et des perspectives d'évolution peut faciliter le processus de sélection et garantir une collaboration fructueuse.

Trouver le bon candidat : où et comment chercher ?

Plusieurs canaux peuvent être utilisés pour trouver le candidat idéal :

• Centres de formation : collaborez avec des établissements spécialisés : l'ANPE (L'Agence nationale pour l'emploi) et le CFA (Centre de Formation Apprenti) disposent souvent de viviers de candidats en recherche d'apprentissage.
• Plateformes en ligne : publiez votre offre sur des sites dédiés à l'alternance et à l'apprentissage pour toucher un public plus large. Le site du gouvernement, France Travail ou encore Agefiph (pour les personnes handicapées) par exemple proposent cela.

Une fois les candidatures reçues, vous devez faire une sélection rigoureuse basée sur des entretiens et des tests adaptés. Vous pouvez ainsi identifier le candidat le plus approprié à vos besoins.

Formaliser le contrat d’apprentissage

La formalisation du contrat d'apprentissage est une étape cruciale qui nécessite le respect de certaines procédures :

1. Rédaction du contrat : utilisez le formulaire Cerfa FA 13, disponible sur le site du Ministère du Travail. Vous pouvez choisir entre un CDD ou un CDI.
2. Signature : le contrat doit être signé par vous (l'employeur) et l'apprenti (et ses représentants légaux si mineur). Dans cette démarche, vous devez aussi désigner un maître d’apprentissage pour assurer le suivi et la formation de l’apprenti. N'oubliez surtout pas de faire une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) auprès de l’Urssaf, au plus tard dans les 8 jours précédant la prise de poste de l'apprenti.
3. Enregistrement : transmettez le contrat à l'opérateur de compétences (OPCO) pour validation. Ce formulaire doit être déposé dans un délai de 5 jours ouvrables au début du contrat d’apprentissage. Sachez toutefois que l'OPCO peut ne pas couvrir l'intégralité des coûts. Selon les plafonds de prise en charge définis, l'entreprise pourrait devoir supporter un reste à charge, notamment si le coût de la formation dépasse ces limites.

NB : Assurez-vous de respecter les délais légaux et de fournir tous les documents requis pour garantir la validité du contrat.

Les obligations légales liées à l’embauche d’un apprenti

Quelles sont les conditions à respecter pour recruter un apprenti ?

Pour recruter un apprenti, certaines conditions sont requises :

Âge de l'apprenti

L'apprentissage est ouvert aux jeunes de 16 à 29 ans révolus. Il est possible de débuter en apprenti dès l’âge de 15 ans, à condition d’atteindre cet âge entre la rentrée scolaire et le 31 décembre de l’année civile. Le jeune doit, en outre, avoir achevé son année de 3ᵉ.

L’âge limite pour être apprenti peut être fixé à 35 ans révolus si :

• un nouveau contrat est signé pour préparer un diplôme de niveau supérieur à celui déjà obtenu ;
• le précédent contrat a été rompu pour des raisons indépendantes de la volonté de l’apprenti ;
• le précédent contrat a été interrompu à cause d’une inaptitude physique temporaire.

Cependant, il n'y a pas d'âge limite si l'apprenti :

• est reconnu comme travailleur handicapé ;
• est inscrit en tant que sportif de haut niveau ;
• projette de créer ou de reprendre une entreprise nécessitant l’obtention d’un diplôme ;
• n’a pas obtenu son diplôme et signe donc un nouveau contrat avec un autre employeur pour repasser l’examen.

Durée du contrat

Le contrat d’apprentissage peut être conclu en CDD (6 mois à 3 ans) ou en CDI. Dans le second cas, la durée du contrat doit correspondre au cycle de formation nécessaire pour obtenir la qualification prévue, mais varie selon le type de profession et le niveau ou les compétences de l’apprenti.

Dans tous les cas, le contrat débute à la date effective de la formation, qu’elle soit théorique en CFA ou pratique en entreprise.

Pour les travailleurs handicapés, la durée du contrat peut aller jusqu'à 4 ans.

La période d’essai en contrat d’apprentissage

En France, la période d’essai n’est pas obligatoire pour les contrats d’apprentissage, mais elle peut être prévue par l’employeur. Si elle est instaurée, elle doit être mentionnée dans le contrat et ne peut dépasser 45 jours.

Rupture d’un contrat d’apprentissage

Chaque partie peut rompre le contrat d’apprentissage. La procédure diffère cependant selon la durée passée dans l’entreprise :

• Avant les 45 premiers jours de formation

L’employeur ou l’apprenti peut mettre fin au contrat par écrit. Cette notification doit être adressée à l’opérateur de compétences, qui informe les services du ministère de la Formation professionnelle.

• Après 45 jours

Le contrat peut être rompu :

• par accord commun entre les parties ;
• par l’apprenti, après avoir saisi le médiateur et respecté un délai d’information (5 jours) et un préavis (7 jours) ;
• par l’apprenti ayant obtenu son diplôme, avec un préavis d’un mois ;
• par l’employeur pour faute grave, inaptitude, force majeure ou exclusion définitive du CFA ;
• en cas de décès de l’employeur dans une entreprise unipersonnelle.

En cas de rupture, l’apprenti peut poursuivre sa formation théorique en CFA durant 6 mois, avec le statut de stagiaire de la formation professionnelle et ses droits sociaux préservés.

Formation

L'apprenti doit être inscrit dans un centre de formation d'apprentis (CFA) durant les 3 mois qui suivent le début du contrat d'apprentissage.

La formation suivie par l’apprenti en CFA doit représenter au minimum 25 % de la durée totale du contrat.

En tant qu'employeur, vous êtes aussi tenu d'assurer la formation pratique de l'apprenti. Vous devez lui confier des tâches ou des postes lui permettant d'exécuter des opérations ou des travaux conformes à une progression annuelle.

NB : Le non-respect de ces conditions peut entraîner des sanctions pour vous (l'employeur), et vous devez donc vous y conformer rigoureusement.

Le rôle du maître d’apprentissage

Le maître d'apprentissage joue un rôle central dans l'accompagnement de l'apprenti. Il est responsable de sa formation pratique au sein de votre entreprise et veille à la cohérence entre les enseignements théoriques et les missions confiées. Ainsi, il doit posséder les compétences professionnelles et pédagogiques nécessaires, généralement attestées par une expérience significative ou une qualification reconnue dans le domaine concerné.

Durée et horaires de travail spécifiques aux apprentis

Les apprentis sont soumis à la durée légale du travail applicable dans l'entreprise, soit 35 heures par semaine. Toutefois, des aménagements sont prévus pour les mineurs, notamment des limitations sur le travail de nuit et les heures supplémentaires.

• Pour les jeunes de 16 à 18 ans : le travail est interdit entre 22 h et 6 h.
• Pour les apprentis de moins de 16 ans : l'interdiction s'applique entre 20 h et 6 h, sauf en cas de dérogations.
• L'apprenti peut exceptionnellement réaliser jusqu'à 5 heures supplémentaires par semaine, sous réserve de l'accord de l'inspecteur du travail et de l'avis du médecin du travail.

Pensez à bien respecter ces dispositions pour assurer le bien-être et la sécurité de votre apprenti et se conformer à la législation en vigueur.

Quel est le coût d'un apprenti pour l'employeur ?

Le salaire de l’apprenti selon son âge et son année de formation

La rémunération d'un apprenti est déterminée en pourcentage du SMIC ou du salaire minimum conventionnel (SMC) s'il a plus de 21 ans, et varie selon son âge et son année de formation.

Les aides et exonérations disponibles

Pour encourager l'embauche d'apprentis, le gouvernement a mis en place une aide exceptionnelle et une exonération de cotisations sociales destinées aux entreprises.

• L'aide à l'embauche

L'aide à l'embauche vise à soutenir financièrement les employeurs qui recrutent des apprentis. Elle peut s'élever jusqu'à 6 000 euros.

Toutes les entreprises peuvent généralement profiter de cette aide, sous réserve de remplir certaines conditions :

• le contrat doit être un contrat d'apprentissage ;
• le contrat doit être conclu entre le 1ᵉʳ janvier 2023 et le 31 décembre 2024 (décret n° 2023-1354 du 29 décembre 2023) ;
• l'alternant doit préparer un diplôme ou un titre professionnel de niveau 7 ou inférieur du cadre national des certifications professionnelles (ex. : master, diplôme d’ingénieur, etc.) ;

Les entreprises de plus de 250 salariés doivent satisfaire à des critères supplémentaires :

• atteindre au moins 5 % de contrats d’insertion professionnelle (apprentissage, professionnalisation, etc.) dans l’effectif salarié total annuel, au 31 décembre de l’année suivant celle de la conclusion du contrat. Ce taux est calculé en fonction du nombre de contrats d’insertion professionnelle et l’effectif total des salariés dans l'année ;
• atteindre au moins 3 % d’alternants et réaliser une progression de 10 % d'alternants l'année suivant la conclusion du contrat, comparée à l'effectif salarié annuel des contrats d’apprentissage et de professionnalisation de l’année précédente.

En cas de non-respect de ces objectifs, l’aide perçue devra être remboursée.

Pour bénéficier de cet appui financier, vous devez dans un premier temps déclarer l'embauche de votre apprenti auprès de votre Opérateur de Compétences (OPCO).

Une fois le contrat enregistré et la DSN (Déclaration Sociale Nominative) mensuelle effectuée, pensez à déclarer la présence ou l'absence de votre salarié sur la plateforme SYLAé. Chaque mois, l’Agence de Services et de Paiement (ASP) vous met à disposition un avis de paiement, accessible directement via cette plateforme.

L'ASP procède par la suite au versement mensuel automatique de l'aide pendant la première année du contrat d'apprentissage, avant même le paiement du salaire.

• L'exonération des charges sociales

L’apprenti bénéficie d'une exonération des cotisations salariales dans la limite de 79 % du Smic.

D'autre part, le salaire versé dans le cadre d'un contrat d'apprentissage est entièrement exonéré de la CSG (contribution sociale généralisée) et de la CRDS (contribution au remboursement de la dette sociale). Cette exonération s'applique aussi à l'ensemble des cotisations salariales pour la retraite complémentaire.

Cependant, elle ne concerne pas les cotisations liées à la prévoyance, à l'Association pour l’emploi des cadres (APEC), ni celles relatives à la complémentaire santé, aux accords de prévoyance ou de mutuelle.

Alternance ou apprentissage ? Quelle option choisir ?

C'est quoi un contrat en alternance ?

Le terme "alternance" désigne un mode de formation qui combine des périodes d'enseignement théorique en centre de formation et des périodes de travail en entreprise. Deux types de contrats existent : le contrat d'apprentissage et le contrat de professionnalisation.

Le contrat d'apprentissage vise l'obtention d'un diplôme (CAP, Baccalauréat, BTS, Licence, Master…) ou d'un titre à finalité professionnelle inscrit au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP). Tandis que le contrat de professionnalisation a pour objectif d'acquérir une qualification professionnelle reconnue dans les classifications d’une convention collective nationale (un diplôme ou un titre professionnel, un certificat de qualification professionnelle (CQP).

Alternance temps plein ou partiel ?

Le contrat d'apprentissage est généralement conclu à temps plein. Dans cette optique, l'apprenti doit alterner entre périodes en entreprise et en centre de formation. Mais, une exception existe pour les sportifs de haut niveau ou les personnes en situation de handicap. En effet, ces derniers peuvent conclure un contrat d'apprentissage à temps partiel.

Le contrat de professionnalisation, par contre, peut être signé à temps partiel, à condition que cette organisation ne compromette pas l'acquisition de la qualification visée. Il doit aussi respecter les exigences spécifiques du contrat, notamment la durée de la formation par rapport à la durée totale du contrat.

Les avantages pour les apprentis : pourquoi choisir votre entreprise ?

Offrir un cadre formateur et bienveillant

Vous voulez des apprentis motivés ? Proposer un environnement de travail propice à l'apprentissage et au développement professionnel, c'est-à-dire un encadrement de qualité, des missions variées et enrichissantes et une culture d'entreprise qui valorise l'initiative et l'engagement.

Choisissez aussi un maître d'apprentissage compétent et disponible, car il joue un rôle clé dans l'accompagnement de l'apprenti tout au long de sa formation.

Faire la différence avec des avantages supplémentaires

Les apprentis sont des salariés à part entière. Ils bénéficient donc des mêmes avantages que les salariés classiques :

• contrat de travail ;
• visite médicale d’embauche ;
• congés payés ;
• représentation : Dès 16 ans, l'apprenti peut rejoindre un syndicat et participer aux élections des représentants du personnel ;
• autres avantages et droits (des tickets restaurant, la prise en charge d'une partie des frais de transport, etc.).

Vous pouvez cependant offrir des avantages supplémentaires à vos apprentis ou des initiatives adaptées à leurs besoins de formation et de développement personnel. Ces avantages peuvent être tangibles (comme des primes) ou intangibles (comme un suivi personnalisé ou des opportunités de formation supplémentaires). 

Ces actions constituent un moyen efficace de créer un environnement favorable à leur apprentissage et à leur succès dans l'entreprise. Elles peuvent également favoriser une fidélisation après leur apprentissage, si une embauche est envisagée.

Les erreurs à éviter lors du recrutement d’un apprenti

Négliger les obligations légales ou administratives

Le recrutement d'un apprenti implique le respect de nombreuses obligations légales et administratives. Toute négligence en la matière peut entraîner des sanctions pour votre entreprise. Pensez donc à vous conformer aux procédures établies, notamment en ce qui concerne la rédaction et l'enregistrement du contrat, le respect des conditions de travail spécifiques aux apprentis et la mise en place d'un encadrement adapté.

Sous-estimer l’importance de l’intégration de l’apprenti

L'intégration d'un apprenti au sein de votre entreprise est une étape déterminante pour la réussite de sa formation. Une intégration réussie passe par une présentation claire des missions, une communication ouverte et un accompagnement régulier. Sous-estimer cette phase peut conduire à une démotivation de l'apprenti et à une collaboration moins fructueuse. Donc, consacrez du temps et des ressources à l'accueil et à l'intégration de votre apprenti.

Respecter ces dispositions légales et offrir un environnement de travail formateur et bienveillant permettent à votre entreprise d'attirer des apprentis motivés et contribuer efficacement à leur développement professionnel.

FAQ : Réponses aux questions fréquentes des employeurs