Télétravail : 5 astuces pour rester productif pendant le confinement

Télétravail, chapitre 2. Avec l’annonce de la mise en place d’un deuxième confinement, travailler chez soi est désormais une « obligation » pour les salariés lorsque cela est rendu possible. De même, les indépendants et entrepreneurs doivent adopter le travail à la maison. Comment être productif en télétravail ? Comment bien travailler depuis chez soi ? Comment organiser vos journées en “home-office” ? 

Au bureau, vous aviez vos habitudes, un espace dédié à votre travail. Avec le confinement, les choses changent. Vous devez désormais vous improviser une salle de réunion en visioconférence sur la table de la cuisine, ou emprunter le bureau des enfants quand ils sont à l’école. En permanence sollicité pour les tâches du quotidien ou happé par de nombreuses distractions, il est parfois difficile de rester concentré sur son travail.  Le “home-office” dans de mauvaises conditions, ce n’est pas ce qu’il y a de plus efficace, on vous l’accorde. De simples ajustements peuvent toutefois vous permettre de traverser cette période en toute sérénité.

1. Se créer un espace de travail 

Pour rester concentré et productif en télétravail pendant le confinement, il est primordial de vous aménager un espace de travail calme et confortable. Si possible, optez pour une pièce réservée exclusivement à votre “home-office”, comme un bureau, où vous vous installerez durant vos heures de travail uniquement. Une fois que vous quittez cette pièce, vous êtes off. De cette façon, vous marquez une réelle rupture entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle, malgré le contexte. 

Si vous n’avez pas d’espace bureau, vous pouvez vous aménager un coin studieux dans une pièce de votre habitation, comme le salon ou la chambre, avec un siège confortable, une bonne luminosité, tout en gardant votre matériel à proximité et prêt à l’emploi. Vous pouvez également délimiter les espaces avec un rideau ou un paravent pour vous créer un coin plus intime. Quelques petits ajustements dans l’agencement d’une pièce de vie peuvent rapidement en faire un espace propice au travail. 

Avoir un espace de travail vous aidera à être nettement plus productif en télétravail, mais vous pouvez également vous mettre en condition quasi-réelles. Si certes, l’avantage de travailler de chez soi est quand même de pouvoir traîner en jogging toute la journée depuis son canapé ; se préparer le matin, s’habiller pour une journée lambda participe à la création d’un cadre plus propice au travail. Ça fait aussi du bien au moral !

2. Se fixer des horaires et des objectifs

De prime abord, le télétravail peut faire miroiter des heures de travail plus souples et adaptables. Le “home-office” donne l’impression d’avoir un temps illimité pour réaliser vos différentes missions. Attention au piège toutefois, la procrastination n’est jamais loin. Il est important de garder votre rythme de travail habituel pour rester productif et en phase avec vos collègues. Pour cela, il est parfois utile de se fixer des objectifs afin de mieux cadrer votre journée. De plus, les objectifs atteints vous apportent satisfaction et vous permettent de rester motivé. 

Pour vous aider à organiser et tenir votre planning, vous avez le choix entre une multitude d’outils, techniques et méthodes. 

• Suivez votre progression à l’aide d’applications et autres ressources en ligne : Wunderlist, Workflow, Timely, côté outils digitaux pour mieux gérer votre temps, vous avez l’embarras du choix. Intuitifs et faciles à prendre en main, ces différentes applications vous aident à gagner en productivité et en efficacité. Vous pourrez ainsi cadrer le temps passé sur chaque mission, dresser des to-do lists, créer des penses-bêtes, mais plus généralement avoir une vue d’ensemble sur votre planning. 

• Adoptez la technique des “Gros cailloux” :  imaginez votre temps de travail comme un grand vase, à côté duquel vous avez vos projets professionnels cruciaux, longs et laborieux, symbolisés par des gros cailloux, puis vos missions intermédiaires (petits cailloux) et les tâches complémentaires (sable). Si vous commencez à remplir votre vase de sable et petits cailloux, en réalisant des tâches plus légères en premier, vous n’aurez plus de place pour les gros : les missions et tâches moins importantes vous auront pris tout votre temps, n’en laissant que peu pour les projets plus conséquents. Il faut alors revoir toute l’organisation de votre vase. En commençant par les gros cailloux, vous bouclez les projets à réaliser en priorité. Ensuite, sable et petits cailloux peuvent venir compléter le vase, en se glissant entre les gros cailloux. Cette métaphore de l’organisation peut sembler simple, mais elle est extrêmement pertinente pour conceptualiser une gestion du temps efficace et vous aider à boucler vos objectifs de la journée. Pensez-y 😉

• Ne boudez pas le papier, une valeur sûre : souvenez-vous 2017, la grande tendance du bullet journal, “bujo” pour les intimes. Alors oui, mais c’est quoi ? Le bullet journal est un carnet de notes niveau supérieur, un outil qui se veut « révolutionnaire » pour vous aider à organiser votre quotidien, à décorer à l’aide de mises en page et templates créatifs. Il accueille vos listes, planning, idées, trackers, envies, projets… Le tout, en laissant libre court à votre créativité. Ainsi, le bujo a le grand avantage d’allier deux aspects essentiels à votre journée de travail : vous permettre de vous organiser et vous détendre en même temps. Comment ? Le principe du bullet journal n’est pas simplement de noter à la va-vite ce que vous avez à faire. La mise en page de tous ces éléments tient une place importante dans le concept. Un bullet journal, ça se décore, ça se peaufine, c’est un appel à la créativité ! Il vous stimule autant qu’il vous apaise, et ça en confinement, on ne dit pas non. 

3. Identifier ses sources de distraction 

Chez soi, les sources de distraction sont multiples. La télévision d’un côté, votre smartphone de l’autre, au milieu vos loisirs et autres activités qui vous appellent. Difficile de résister ? Non, pas si vous réussissez à identifier vos sources de distraction pour mieux lutter contre elles. Une fois la liste des éléments perturbateurs dressée, faites en sorte de les écarter. Vous pouvez par exemple mettre votre smartphone en mode avion durant vos heures de travail, ou vous installer dans une pièce sans télévision pour résister à la tentation. Bye-bye Netflix ! 

Il existe également des outils en ligne pour vous aider à rester concentré. Par exemple, l’application Freedom vous permet de bloquer les sites de votre choix pour une durée déterminée. L’idée : vous empêcher de vous perdre sur YouTube, d’errer sur Amazon ou tout autre site certes fort intéressant mais totalement anti-productif pour votre journée de travail. Dans le même esprit, l’extension Google Chrome StayFocusd, ou encore celle disponible sur Firefox, LeechBlock NG. 

Au-delà des difficultés de concentration traditionnelles liées au télétravail, le confinement ajoute un autre facteur : votre entourage. Tous à la maison, en famille, en colocation, ou autre, faire concorder les emplois du temps relève d’une sacrée gymnastique intellectuelle. La clé ? Définir des limites, mais aussi des temps de pause en commun. Identifier vos sources de distraction, oui. Les rayer de votre emploi du temps, non ! Et si jamais, votre tribu est vraiment trop bruyante, il vous reste l’option casque anti-bruit. 

4. Prendre le temps de faire une pause

Pour rester productif durant votre journée de travail, vous avez besoin de temps de pause (à moins que vous soyez un robot 🤖). D’après certaines études, notre capacité de concentration avoisinerait les 90 minutes. Il serait donc conseillé d’effectuer une mini-pause toutes les 1h30. Ces instants vous permettent de vous aérer l’esprit pendant quelques minutes. Ils sont non négligeables et vous aideront à tenir sur la longueur. 

Vous accorder un vrai temps de pause est la meilleure façon pour mieux repartir par la suite. Quelques astuces peuvent vous aider à déconnecter du travail comme changer de pièce, faire quelque chose qui vous détend ou même ne rien faire. Vos temps de pause font partie intégrante de votre planning et accompagnent la réalisation de vos objectifs du jour. La liste des petits plaisirs peut être longue : se faire un encas, regarder un épisode de série, faire une partie de jeu en famille, faire des exercices de méditation, lire quelques pages, pratiquer une activité physique, etc. Toutefois, délimitez ces pauses. Sinon, il vous sera difficile de retourner à vos obligations.

Certaines méthodes de gestion du temps incluant de nombreuses pauses ont déjà fait leurs preuves. C’est le cas par exemple de la méthode Pomodoro. En partant du principe que nous ne restons concentré que 30 minutes, la méthode propose d’enchainer temps de concentration et temps de pause, en mettant des alarmes sur votre téléphone : 

• Se concentrer pendant 25 minutes
• Prendre une pause de 5 minutes
• Toutes les 5 séquences, prendre une pause plus longue de 15-20 minutes.

La méthode peut ne pas convenir à tout le monde. Vous pouvez dès lors l’adapter à votre façon de travailler en vous auto-diagnostiquant. Combien de temps restez-vous concentré avant de vous perdre dans vos pensées ? Qu’est-ce qui vous aide à rester focus sur votre travail ? Combien de temps de pause pouvez-vous vous accorder pour remplir vos objectifs de la journée ? N’oubliez pas, “Connais-toi toi-même”, merci Socrate. 

5. Garder le contact avec ses collègues, collaborateurs ou confrères

Rester en contact avec vos collègues peut paraître évident. Pourtant la mise en place du télétravail dans les entreprises qui n’en ont pas l’habitude peut créer un fossé entre les différentes équipes mais aussi un manque de communication. Que vous soyez confiné seul ou en famille, garder le contact avec vos collègues de travail est essentiel, aussi bien pour votre motivation au travail que pour votre vie sociale. 

Adapter votre fonctionnement habituel au télétravail appelle à repenser ou ajuster la façon dont vous communiquez dans votre entreprise. Pour maintenir le lien avec vos collaborateurs, de nombreux outils et plateformes de travail s’offrent à vous, comme Slack, Zoom et bien d’autres. Si ce sont des moyens efficaces de rompre l’isolement, les visioconférences et autres chats vous aident à suivre l’évolution de vos projets d’équipe. Ce suivi par les pairs est un élément essentiel pour rester productif : savoir que les autres dépendent de l’avancement de vos missions permet de rester motivé en télétravail.

Au-delà de l’aspect technique lié à la progression des dossiers communs, maintenir un lien avec vos collaborateurs fait vivre l’esprit d’équipe et l’entente en entreprise, même à distance. Pour relâcher la pression à la fin de votre journée, vous pouvez organiser des temps de discussion, de rencontres mais aussi de jeux entre collègues. Avec le premier confinement, de nombreuses idées ont vu le jour pour entretenir la cohésion de groupe, comme des activités de team building en ligne, des apéros en visio, etc.  Vous pouvez également réunir vos collègues autour des parties de jeu en ligne sur Discord notamment. Notre chouchou du moment, Among Us. Rencontre des grands classiques Cluedo et Loup-Garou sur fond d’aventure interstellaire, ce jeu en ligne vous propose d’intégrer l’équipage d’un vaisseau spatial. Ensemble, vous devrez effectuer diverses missions pour permettre à votre navette de poursuivre son vol. Mais attention, parmi vous, un imposteur a pour mission d’éliminer chaque membre de l’équipage sans se faire repérer. Vous devrez être vigilant et avoir l’oeil pour le démasquer avant qu’il arrive à ses fins. Au programme : coopération, ruse et rire.

6. BONUS : Relativiser et prendre du recul 

La période est assez difficile et anxiogène comme ça, inutile d’en rajouter une couche en vous mettant une pression monstre. S’il faut rester performant, ce n’est pas pour autant qu’il faut se laisser submerger par le travail à la maison. Rester chez soi donne aussi l’occasion de penser à votre vie professionnelle, revoir vos priorités, passer du temps en famille, penser à l’avenir et pourquoi pas envisager une nouvelle aventure, comme la création de votre entreprise.

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