Apprivoisez la compta : tenir son livre journal

Notre objectif avec la série d’articles “Apprivoisez la compta” est de vous faire découvrir quelques notions comptables. En effet, nous en avons profité pour vous montrer quelques unes de vos obligations existantes dans la plupart des AGA. Si vous saisissez vous même votre comptabilité !

Chapitre 1 : Le Livre Journal

Le livre journal est le document sur lequel vous devez inscrire vos recettes et vos dépenses. Il peut ainsi prendre la forme physique d’un livre ou d’un cahier. Toutefois, Dougs vous recommande l’utilisation d’un logiciel comptable de qualité (retrouvez tous les avantages d’une comptabilité informatisée).

Une comptabilité au jour le jour

Le Code Général des Impôts (art.99) préconise d’inscrire ses dépenses et recettes “au jour le jour”. Mais rassurez-vous, cela ne veut pas dire pour autant qu’il faille absolument remplir son livre journal tous les soirs ! Cela signifie simplement que vos dépenses et recettes doivent être notées par ordre de date.

Un exercice rigoureux et sincère

Toujours d’après l’art 99 du CGI, chaque entrée du livre journal doit être détaillée. Elle ne peut comporter ni ratures ni blancs. De surcroît, le tout de façon indélébile. Concrètement, cela veut dire que si vous mangez au restaurant, alors vous devez indiquer la date, le lieu et le montant de l’addition. L’important est de pouvoir comprendre de quoi il s’agit et ainsi retrouver le justificatif correspondant. Néanmoins, vous n’êtes pas non plus obligé de préciser si vous avez pris une mousse au chocolat ou une part de tarte !

Dans le cas d’une comptabilité informatisée, c’est la validation des écritures qui détermine sa régularité : les écritures ne doivent plus être modifiables. (C’est pour cette raison que nous vous déconseillons l’utilisation d’un simple tableur Excel)

Corriger une écriture

Ne pas raturer c’est bien, mais comment faire en cas d’erreur ? Même si vous êtes sur papier, vous ne pouvez pas utiliser votre gomme (et si vous avez suivi jusqu’ici, vous avez compris qu’il ne faut pas non plus utiliser de crayon de bois !). Vous devez inscrire une nouvelle entrée que l’on appelle “écriture de régularisation” ou encore “écriture d’annulation”.

Exemple : vous avez inscrit des magazines achetés pour votre salle d’attente d’une valeur de 50 € en fournitures administratives et vous vous rendez compte le mois suivant qu’il s’agit en réalité de documentation générale. Vous allez passer une nouvelle écriture pour remettre au bon endroit vos 50€ :

Le rôle du livre journal est avant tout de vous permettre de suivre les mouvements d’argent au sein de votre entreprise. En le remplissant clairement et régulièrement, il vous aidera ainsi à mieux gérer votre activité, et pas seulement à remplir vos déclarations d’impôts !

Au fait, savez vous que Dougs vous enlève la plupart de vos obligations ? Notamment la tenue d’un livre journal.