Transfert de siège social : comment s’y prendre ?

Toute entreprise doit disposer d’un siège social. Pour rappel, un siège social, il s’agit du domicile de l’entreprise qui figure sur tous ses documents. Le siège social représente le lieu de direction et de fonctionnement officiel des organes de la société. Le lieu du siège social, inscrit dans les statuts de l’entreprise, n’est pas pour autant le lieu où se situe l’activité de votre entreprise. Au même titre qu’il est possible de déménager son lieu d’habitation, il est tout à fait possible d’effectuer un transfert de son siège social.

Mais comment effectuer le transfert de son siège social ? Quelles sont les formalités à effectuer pour le transfert de son siège social ? Quels sont les frais associés à ce type de transfert ? Dougs vous aide à y voir plus clair et vous informe sur toutes les étapes à suivre. Il ne vous reste plus qu’à suivre le guide !

Comment faire un transfert de siège social ?

La domiciliation du siège social de votre entreprise peut être à plusieurs endroits :

• À l’adresse du domicile du représentant légal ;
• Dans un local commercial dédié à l’activité de l’entreprise ;
• Dans des locaux loués par plusieurs entreprises (espace de co-working ou société de domiciliation par exemple).

Plusieurs raisons peuvent motiver le transfert de siège social de votre entreprise. Il peut s’agir du besoin de s’établir à l’étranger, de louer des locaux plus grands ou plus petits en fonction du développement de l’entreprise, ou encore de la nécessité de rapprocher le siège social de l’entreprise du domicile du représentant légal.

Comment faire une déclaration de transfert de siège social ?

Pour transférer le siège social de votre société, vous devez accomplir plusieurs formalités juridiques. Vous pouvez procéder seul à ces étapes. Mais il est tout de même préférable de demander l’assistance d’un juriste en ligne comme ceux présents chez Dougs. Ce dernier saura vous aiguiller dans les démarches à suivre et vous faire gagner un temps précieux.

Les formalités relatives au transfert de siège social

Préparer son changement de siège social

Le déménagement du siège social constitue une modification statutaire de l’entreprise, car il conduit à modifier l’adresse du siège figurant sur les statuts. Par conséquent, cette modification statutaire doit faire état d’une décision préalable prise par les organes de la société détenant le pouvoir.

L’organe désigné pour prendre une telle décision dans une entreprise diffère selon la forme juridique de celle-ci.

• Pour la SARL : le transfert du siège social peut être décidé par le gérant, sous réserve de faire ratifier sa décision par les associés représentant plus de la moitié des parts sociales pour un déplacement en France. Concernant un transfert de siège social à l’étranger, la décision doit en revanche être prise à l’unanimité.
• Pour la SA : sous réserve de sa ratification par l’assemblée générale ordinaire, le conseil d’administration ou le conseil de surveillance peuvent décider du transfert du siège sur l’ensemble du territoire français. La ratification par l’assemblée générale extraordinaire est nécessaire pour un transfert de siège social à l’étranger.
• Pour la SAS : l’organe habilité à prendre la décision du transfert de siège social de la SAS est désigné par les statuts, à la constitution de la société.
• Pour la Société Civile : le transfert de siège social doit être voté à la majorité par l’assemblée générale extraordinaire des associés de la société civile.

Les conséquences du transfert de siège social en ressort et hors ressort

La localisation du siège social de votre société a des conséquences sur la compétence des tribunaux de commerce. Ainsi, un transfert de siège peut donner lieu à deux situations :

• Première situation : un transfert de siège social dans le ressort du même tribunal de commerce. Cela n’entraîne pas de changement de sa compétence ;
• Un transfert de siège social hors du ressort du tribunal de commerce. Ceci a pour conséquence un changement de compétence.

Ainsi, le transfert dans le ressort du tribunal de commerce sous entend que le transfert de siège social a lieu dans un lieu affilié au même tribunal que celui existant avant déménagement. À l’inverse, un transfert de siège social hors ressort a pour conséquence la domiciliation du nouveau siège dans un lieu dépendant d’un autre tribunal que celui où la société a été immatriculée.

Pour certaines entreprises, un transfert de siège social hors ressort peut être stratégique. Cela peut inclure de multiples raisons, autant fiscales que légales. En effet, c’est le lieu du siège social qui détermine la loi applicable à la société.

Attention, les formalités d’un transfert de siège social hors ressort implique des formalités plus lourdes. Cela implique plusieurs avis à publier dans deux JAL différents (comme expliqué plus bas dans cet article), ainsi que des frais de greffe plus élevés ( environ 200€ pour un transfert de siège social sans changement de ressort, et 246,46 euros pour un transfert hors ressort ).

Déclarer son changement de siège social

Pour déclarer le transfert du siège social de votre entreprise, certaines formalités restent encore à prévoir :

• Publier un avis de modification au journal d’annonces légales. Le transfert du siège social doit faire l’objet d’une publication au journal des annonces légales afin d’être opposable aux tiers. La société dispose d’un mois à partir de l’acte modificatif pour publier un avis de modification dans un journal d’annonces légales indiquant le nouveau et l’ancien lieu du siège social. À noter que si le ressort du tribunal de commerce change, alors deux avis doivent être publiés. Un premier du lieu de départ, et un autre du lieu d’arrivée. Dans ce cas, un premier avis devra être publié dans le journal d’annonces légales du lieu de départ, et un second dans le journal du lieu d’arrivée du siège social.
• Déposer ses pièces : une fois l’avis de modification publié au journal d’annonces légales, il est temps de procéder à un dépôt de dossier au CFE dont dépend le nouveau siège social de l’entreprise. Si le transfert de siège social n’implique pas de changement de tribunal de commerce, le dépôt du dossier se fera dans le même CFE que celui dans lequel ont été effectuées les précédentes formalités de l’entreprise. Cependant dans le cas où le ressort du tribunal change, il faudra adresser le dossier au nouveau CFE.

Quels sont les documents à prévoir pour changer de siège social ?

Les documents à prévoir pour changer de siège social sont les suivants :

• Les statuts mis à jour : après avoir rédigé votre procès-verbal, il est nécessaire de mettre à jour les statuts de votre société. Lorsque le siège social de la société est transféré dans un autre département, qui relève donc du ressort d’un autre tribunal de commerce, un document mentionnant la liste des sièges sociaux antérieurs doit être annexé aux statuts. Les statuts doivent être datés et certifiés conformes à l’original par le dirigeant ;
• La décision de transfert de siège social : le représentant légal doit la certifier conforme;
• Le justificatif de jouissance des nouveaux locaux : Si le transfert de siège social est motivé par le déménagement de l’entreprise dans de nouveau locaux, assurez-vous que les locaux en question soient bien disponibles avant d’entamer les démarches. Assurez-vous également de disposer du certificat de jouissance des locaux. Vous devrez également transmettre ce certificat au greffe ou au CFE. Il peut s’agir par exemple d’un bail commercial ;
• L’attestation de parution ou l’avis paru dans le journal d’annonces légales ;
• Le formulaire M2 (ou le Cerfa n°11682*03) : il permet toute déclaration de modification de situation. Ce formulaire indique la nature de la modification et sa date, précise la nouvelle adresse du siège social et fournit des informations à propos de la société.

Comment changer le siège social d’une association ?

Tout comme pour une entreprise, une association peut effectuer le transfert du siège social à tout moment. Pour changer le SS d’une association, il faudra obligatoirement modifier les statuts de l’association. Une fois les statuts modifiés, et l’adresse du nouveau siège social inscrit, il est nécessaire de la déclarer dans les 3 mois. Vous devez réaliser cette déclaration auprès de la préfecture du département dans lequel l’association a son siège social. Seul un dirigeant de l’association ou une personne mandatée peut réaliser la procédure de transfert de siège social auprès de la préfecture. Cependant, si le siège social est transféré dans un autre département, la déclaration doit être effectuée auprès de la préfecture du nouveau département.

Le transfert de siège social peut s’effectuer à n’importe quel moment de l’année. Une partie des formalités peut désormais s’effectuer en ligne. Concernant les documents à prévoir, ils diffèrent légèrement de ceux à rassembler pour le transfert du siège social d’une entreprise. Il s’agit :

• Du formulaire de changement d’adresse d’association, le Cerfa n°13972*02 ;
• D’un exemplaire des statuts mis à jour et signés par au moins 2 dirigeants ;
• Du procès-verbal de la décision de changement d’adresse ;
• D’une attestation de domiciliation de l’association à la nouvelle adresse du siège social ;
• Si les démarches sont faites par une personne mandatée, alors un mandat signé par le dirigeant doit être ajouté.

Les dirigeants peuvent décider de publier un avis dans le journal officiel des associations et fondations d’entreprises. Bien qu’utile, la publication de cet avis reste néanmoins facultative.

Quelle différence entre les formalités de transfert de SS et celles du transfert d’un établissement ?

Les établissements (principaux, secondaires et complémentaires) d’une société sont des locaux dans lesquels à lieu l’exercice de l’activité de l’entreprise.

Certaines raisons logistiques, économiques ou commerciales peuvent vous pousser à décider de procéder au transfert d’un établissement secondaire. La procédure de changement d’adresse d’un établissement secondaire ne varie pas selon la forme sociale de la société. Pour effectuer le transfert d’un établissement secondaire, il est obligatoire de le déclarer auprès du greffe ou auprès du CFE.

Le dossier de changement d’adresse d’un établissement secondaire doit notamment contenir :

• Un formulaire CERFA M2 dûment rempli et signé ;
• Un extrait K-bis original de l’établissement transféré datant de moins de 3 mois ;
• Un justificatif de jouissance en cas de création d’activité ;
• L’acte d’achat ou d’apport portant mention de l’enregistrement auprès des impôts, un justificatif du local si l’acte ne comporte pas le droit au bail, et une attestation de parution dans un journal d’annonces légales en cas d’achat ou d’apport de fonds de commerce ;
• Le traité de fusion comportant la jouissance du local commercial, en cas de fusion.

Combien coûte un transfert de siège social ?

Les frais à prévoir lors d’un transfert de siège social concernent essentiellement ceux relevant des formalités légales. Des coûts facultatifs peuvent les compléter.

Le coût des formalités légales d’un transfert de SS

Les frais de publication

Les frais de publication dans le journal d’annonces légales constituent la première dépense à prévoir pour effectuer le transfert du siège social de votre entreprise. Pour procéder à cette démarche, il faut compter environ 158 euros. Il s’agit ici d’une moyenne puisque le coût des annonces légales diffère d’un département à un autre. Son calcul se fait suivant certaines règles définies par arrêté ministériel et dépendent du nombre de lignes de l’annonce.

Les frais de greffe

Les frais de greffe représentent la deuxième dépense à budgétiser lors du transfert du siège social d’une société. Ils diffèrent en fonction de la forme sociale et selon que le transfert se fasse dans un même département ou dans un département différent.

Lorsque le transfert se fait dans le même département, sans avoir à changer de tribunal, les frais de greffe sont les suivants :

• Pour une EURL ou une SASU dont l’associé unique est le dirigeant, il faut compter 80 euros environ ;
• Pour une SARL, une SAS, une SCI ou une EURL et SASU dont l’associé unique n’est pas le dirigeant, les frais s’élèvent à 195 euros environ.

Toutefois, si le transfert se fait dans un autre département et donne lieu donc à un changement de tribunal, les frais de greffe seront les suivants :

• Pour les Sociétés Unipersonnelles dont l’associé unique est le dirigeant, il faudra prévoir un budget de 126 euros environ ;
• Pour les SARL, les SAS, les SCI et les Sociétés Unipersonnelles dont l’associé unique n’est pas le dirigeant, les frais seront de 242 euros environ.

Les frais de BODACC

L’insertion au BODACC, assuré par le greffe du tribunal, constitue également une dépense à prévoir. Le coût de l’insertion au BODACC dépend du département de transfert du siège social.

• Pour un transfert de siège social dans le même département, comptez 138 euros;
• Pour un transfert de siège social dans un autre département, comptez 165 euros.

Enfin, vous pouvez déclarer le transfert de siège social auprès de l’INPI. Cette démarche est gratuite à condition de suivre le circuit classique pour compléter la procédure. Si vous souhaitez accélérer la procédure, alors les frais s’élèveront environ à 25 euros.

Les coûts facultatifs d’un transfert de SS

Le calcul des coûts de transfert de siège social varie également en fonction des sommes versées aux prestataires extérieurs potentiels. En effet, pour mener à bien ce transfert, vous pouvez choisir d’effectuer les démarches par vous-même ou choisir de rémunérer un professionnel qui se chargera des formalités légales à votre place. Vous pouvez par exemple déléguer les tâches suivantes :

• La rédaction de l’acte juridique ;
• La modification des statuts de l’entreprise ;
• La rédaction et l’envoi de la parution de la modification au journal d’annonces légales ;
• Le remplissage du formulaire M2 ;
• La constitution complète du dossier et l’envoi aux organes compétents.

Concernant les professionnels à mandater, il peut s’agir d’un juriste, d’un avocat ou encore d’un expert-comptable. Le coût d’un accompagnement pour le transfert du siège social de votre entreprise varie en fonction du professionnel sollicité et des spécificités de ce transfert.

À bientôt chez Dougs !