Comment créer un organigramme d'entreprise efficace ?
8 min.Tout est dans le titre. Si vous êtes ici, c’est que vous avez déjà entendu parler d’organigramme d’entreprise. Mais…vous hésitez encore sur son utilité ou la meilleure façon d’en créer un ? Rassurez-vous, on vous explique tout !
Qu’est-ce qu’un organigramme d’entreprise ? Pourquoi et comment le créer ? Quels modèles et outils utiliser pour une structure efficace et adaptée à vos besoins ? Petite équipe ou grande entreprise, découvrez en quelques minutes tout ce qu’il faut savoir pour maîtriser cet outil clé de la gestion d'entreprises.
Prêt à connaître ce qu'est la hiérarchie et optimiser l’organisation du personnel ? C’est parti !
Définition : qu’est-ce qu’un organigramme d’entreprise ?
Un organigramme d’entreprise, c'est une représentation graphique qui permet de visualiser la structure hiérarchique et fonctionnelle de l'entreprise. Il montre la répartition des rôles, la hiérarchie entre les postes, ainsi que les relations de subordination et de coopération entre les différents départements ou équipes.
C'est un outil essentiel pour les grandes entreprises ou les organisations complexes. Cependant, il sert aussi aux petites structures pour déterminer les responsabilités et les lignes de communication.
Quels sont les éléments clés d'un organigramme ?
- les postes ou rôles des employés (par exemple, directeur, responsable RH, comptable, etc.) ;
- les relations hiérarchiques entre ces postes ;
- les départements ou équipes composant l'entreprise.
Quel est le but d’un organigramme d’entreprise ? À quoi sert-il ?
Le but d'un organigramme d'entreprise est de refléter l'organisation interne,et d'aider à la gestion et à la communication. C'est un outil stratégique pour toute entreprise, quelle que soit sa taille, il sert à :
- visualiser rapidement la structure organisationnelle de l'entreprise ;
- faciliter l'intégration de nouveaux employés ;
- assurer une meilleure gestion des services RH ;
- aider à la prise de décision stratégique.
NB: l'organigramme est donc bien plus qu'un simple schéma. Il constitue un véritable levier d'efficacité pour l'organisation et la gestion quotidienne d'une entreprise.
Pourquoi créer un organigramme pour son entreprise ?
Une meilleure visibilité sur la hiérarchie et les équipes
L'organigramme d'entreprise permet d'avoir une vision claire et concise de la hiérarchie, des rôles et des départements de l'entreprise. Il facilite la compréhension des relations hiérarchiques, des responsabilités et des liens entre employés et équipes.
Un outil pour améliorer la communication interne
C'est un outil pour faciliter les échanges entre les différents collaborateurs et départements en réduisant l'ambiguïté quant aux positions et responsabilités. En visualisant les rôles et la structure organisationnelle de l'entreprise, l'organigramme clarifie les canaux de communication verticale, horizontale et mixte.
Est-il obligatoire d’établir un organigramme d’entreprise ?
Négatif ! L'organigramme n'est pas obligatoire légalement pour toutes les entreprises. Cependant, il est fortement recommandé pour les grandes entreprises ou celles avec une organisation complexe. Il peut être exigé par certaines conventions collectives ou dans le cadre de stratégie en identifiant les flux de travail. Néanmoins, il reste un outil essentiel pour clarifier l'organisation du personnel et optimiser la répartition des tâches.
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Les différents types d’organigrammes d’entreprise
Il existe plusieurs types d'organigrammes, en voici quelques-uns :
organigramme hiérarchique
C'est le modèle classique. L'organigramme hiérarchique montre la structure de l'entreprise. Il organise les employés en fonction de leur niveau de responsabilité : de la direction aux différents départements. L'accent est mis sur la compréhension des rapports et des relations hiérarchiques entre les membres de la direction et leurs collaborateurs.
organigramme matriciel
Dans l'organigramme matriciel, les relations hiérarchiques sont croisées avec des relations fonctionnelles. Ce type est adapté aux entreprises ayant des projets transversaux, où les équipes collaborent avec plusieurs responsables hiérarchiques et fonctionnels. Il permet de mieux visualiser l'organisation du personnel et de simplifier la gestion de projets.
organigramme fonctionnel
L'organigramme fonctionnel est utilisé pour organiser les employés par fonction, comme les départements marketing, finance, ou ressources humaines. Chaque département est dirigé par un responsable fonctionnel et les employés rendent compte à ce responsable, ce qui clarifie les responsabilités et les rôles dans l'entreprise.
organigramme en trèfle, planétaire et circulaire
Ce sont des modèles moins courants. Cependant, ils peuvent être utilisés dans des organisations particulières :
- l'organigramme en trèfle, par exemple, est utilisé lorsque l'entreprise a plusieurs centres d'activité ;
- le modèle planétaire place la direction générale au centre des différentes équipes ou départements ;
- l'organigramme circulaire représente la direction au centre, entourée de diverses équipes ou départements, créant une représentation graphique plus fluide.
Comment créer un organigramme d’entreprise ?
Identifier la structure de l’entreprise et la répartition des postes
Pour créer un organigramme efficace, commencez par analyser la structure organisationnelle de l’entreprise. Il est essentiel de bien comprendre la répartition des rôles, des départements et des collaborateurs afin d’établir un organigramme qui reflète la hiérarchie et les responsabilités au sein de l'entreprise.
Définir l’objectif de l’organigramme
L’objectif principal de l ’organigramme est de montrer la hiérarchie ou d’améliorer la communication interne. Selon les objectifs de l’entreprise, l’organigramme sert aussi à optimiser la gestion des ressources humaines ou à faciliter l’intégration des nouveaux employés dans le fonctionnement de l'entreprise.
Réunir les informations à inclure
Rassemblez toutes les informations nécessaires pour l’organigramme : les titres des postes, les services ou départements, et les relations hiérarchiques. Assurez-vous que ces informations sont à jour afin de créer un document fiable et utile.
Construire l’organigramme
Choisissez un modèle d'organigramme adapté à la structure de l'entreprise. Utilisez un outil de communication visuelle pour rendre l’organigramme facile à lire et compréhensible par tous les collaborateurs.
Mettre à jour le graphique régulièrement
L’organigramme doit évoluer avec l’entreprise. Dès qu’un changement de structure ou de personnel survient, vérifiez que l’organigramme est mis à jour pour refléter la réalité de l’entreprise et garantir une répartition claire des responsabilités.
Quels sont les meilleurs outils pour faire un organigramme ?
Pour créer un organigramme, il existe plusieurs outils adaptés aux besoins de différentes entreprises. Voici une sélection des meilleurs outils disponibles :
- Lucidchart
Lucidchart est un outil très populaire pour la création d’organigrammes. Il permet de créer des diagrammes de flux, des organigrammes hiérarchiques et des cartes mentales. Lucidchart est apprécié pour sa simplicité d’utilisation et ses fonctionnalités collaboratives en ligne, ce qui facilite les mises à jour en équipe. - Microsoft Visio
Visio est une solution classique pour la création d’organigrammes professionnels. Il offre une large gamme de modèles et de formes, ainsi que des options de personnalisation avancées. Visio est idéal pour les entreprises ayant déjà des outils Microsoft et qui recherchent une solution robuste et complète. - Canva
Canva propose une version gratuite pour créer des organigrammes simples. Bien qu'il ne soit pas aussi sophistiqué que Visio ou Lucidchart, Canva est très accessible et facile à utiliser. C’est un bon choix pour des entreprises de petite taille ou pour des besoins simples et visuellement attrayants. - OrgChart Now
Ce logiciel est spécifiquement conçu pour créer des organigrammes dynamiques. Il permet d'intégrer des informations directement à partir de bases de données RH et d'autres outils internes. OrgChart Now est particulièrement adapté aux grandes entreprises avec des structures complexes. - SmartDraw
SmartDraw est un autre outil puissant qui permet de créer facilement des organigrammes, avec des fonctionnalités permettant d'importer des données d'autres sources pour automatiser le processus de création. Il offre également une option de collaboration.
Bonnes pratiques et erreurs à éviter
Les bonnes pratiques
Garder l’organigramme à jour
Un organigramme doit être révisé régulièrement pour refléter les changements dans la structure de l’entreprise (changements de postes, réorganisations, départs, etc.). Il est conseillé de mettre à jour l'organigramme chaque fois qu'un changement important survient, et au moins une fois par an.
Simplifier pour mieux communiquer
Évitez d’ajouter trop de détails inutiles qui risquent de compliquer la lecture de l’organigramme. L’objectif est d’offrir une vue d'ensemble claire des rôles et de la hiérarchie de l'entreprise.
Intégrer l’organigramme dans les outils internes
Utilisez des plateformes telles que les SIRH (Systèmes d'Information des Ressources Humaines) pour intégrer l’organigramme à la gestion quotidienne de l'entreprise. Cela facilite la gestion des collaborateurs et l’optimisation des processus organisationnels.
Les erreurs à éviter
Ne pas impliquer les responsables dans le processus
Lors de la création ou de la mise à jour de l’organigramme, il est essentiel d’impliquer les responsables des différents départements pour s’assurer que les informations sont exactes et à jour. Ne pas recueillir leurs retours peut mener à des erreurs qui nuisent à la clarté de l’organigramme.
Créer un organigramme trop complexe
Un organigramme trop détaillé ou trop complexe peut rapidement devenir confus et difficile à lire. Il est important d’opter pour une présentation claire et concise, en évitant les subdivisions inutiles ou excessives. La simplicité est le mot clé pour assurer la compréhension.
Oublier de mettre en évidence les relations transversales
Dans certaines entreprises, les relations transversales entre départements ou équipes doivent être prises en compte. Négliger ces liens peut entraîner des malentendus et des difficultés de communication. Il est indispensable de mettre en lumière les collaborations interfonctionnelles lorsque cela est nécessaire.
FAQ sur l’organigramme d’entreprise
Quels sont les avantages d’un organigramme ?
L’organigramme offre plusieurs avantages pour l’entreprise :
clarté organisationnelle : il permet de visualiser facilement la structure hiérarchique de l’entreprise pour aider à mieux comprendre qui relève de qui, quel est le rôle de chaque employé ;
amélioration de la communication : un organigramme clair facilite les échanges en interne, car il indique les canaux de communication et les personnes responsables de chaque domaine ;
optimisation des processus : il aide à repérer les éventuels doublons ou zones d'inefficacité dans l'organisation, ce qui permet de mieux répartir les ressources humaines et de rationaliser les processus de travail ;
facilitation de l'intégration : pour les nouveaux employés, l’organigramme est un excellent outil pour comprendre rapidement l’organisation de l’entreprise et ses relations hiérarchiques.
Quelle est la différence entre un organigramme fonctionnel et matriciel ?
La différence entre un organigramme fonctionnel et matriciel est :
organigramme fonctionnel : c'est un modèle où tous les employés sont regroupés par fonctions (finance, marketing, RH, etc.). Chaque département ou fonction a son propre responsable, et les relations de subordination sont claires au sein de chaque fonction ;
organigramme matriciel : l'organigramme matriciel combine à la fois des liens hiérarchiques et fonctionnels. Un employé peut avoir plusieurs responsables, l'un hiérarchique et l'autre fonctionnel (par exemple, un manager de projet et un directeur de département). Ce modèle est adapté aux entreprises qui gèrent des projets complexes nécessitant la collaboration de plusieurs départements.
Comment faire un organigramme sur Canva ?
Utilisez les modèles de Canva pour créer un organigramme personnalisé en ajustant les textes, les couleurs et les formes. Cette plateforme est idéale pour une création graphique simple et rapide.
Pour créer un organigramme sur Canva :
- créez un compte sur Canva ;
- recherchez un modèle d’organigramme en utilisant le mot-clé "organigramme" ;
- choisissez un modèle adapté à vos besoins ou commencez un design à partir de zéro ;
- ajoutez les noms des employés, les titres des postes et les lignes de hiérarchie. Utilisez des formes simples comme des rectangles ou des cercles pour représenter les différents rôles ;
- personnalisez les couleurs, les polices et les dispositions selon la charte graphique de votre entreprise ;
- sauvegardez et exportez votre organigramme une fois terminé.
Est-il obligatoire de faire un organigramme ?
Non, un organigramme d’entreprise n’est pas une obligation légale pour toutes les entreprises. Cependant, il peut être exigé dans certaines situations, notamment dans les grandes entreprises, ou dans les cas où une organisation claire et transparente est nécessaire (par exemple, pour la gestion des ressources humaines ou lors des audits). Certaines conventions collectives ou règlements internes peuvent également demander la création d’un organigramme.
Quels sont les avantages et inconvénients des organigrammes ?
Les avantages et les inconvénients des organigrammes se présentent comme suit :
avantages :
- clarté organisationnelle : visualise la structure et la hiérarchie de manière simple ;
- facilitation de la gestion : aide à la gestion des ressources humaines en clarifiant les rôles et les responsabilités ;
- communication améliorée : précise les canaux de communication interne et simplifie les échanges.
inconvénients :
- rigidité : un organigramme trop strict peut être contraignant, notamment dans les organisations en constante évolution ;
- surcharge d’informations : un organigramme trop détaillé peut devenir complexe et difficile à lire ;
- exclusion de certaines relations informelles : les organigrammes ne montrent pas les relations informelles ou les réseaux de communication qui existent en dehors des relations hiérarchiques formelles.
Créer un organigramme d’entreprise efficace, c’est structurer votre entreprise pour gagner en clarté, en communication et en performance. Vous hésitez encore sur le type ou l’outil à utiliser ? Suivez nos conseils et mettez en place une organisation sur mesure dès aujourd’hui !
Maha est directrice des opérations. Chez Dougs, elle pilote le pôle formation des comptables et assure la coordination des opérations entre les différents services, garantissant une fluidité et une efficacité optimale.
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