Voyages et déplacements d’affaires : quelles sont les dépenses déductibles ?

Lorsque vous engagez des sommes pour des déplacements dans le cadre de votre activité professionnelle, celles-ci peuvent faire l’objet d’une déduction du résultat fiscal de votre entreprise. Des courts trajets aux voyages d’affaires plus longs en passant par les événements spéciaux (comme l’incentive), voici un point sur ces dépenses déductibles et les conditions à respecter pour être en règle.

Les frais de déplacement que vous pouvez déduire

Pour être déductibles du résultat imposable de votre société, les frais de déplacement doivent répondre à plusieurs critères. Tout d’abord, il doit s’agir de frais liés à des déplacements réalisés dans l’intérêt direct de l’exploitation de l’entreprise. Impossible d’intégrer dans ce calcul vos dépenses personnelles et notamment vos dépenses de vacances. Pas de dépenses personnelles donc, uniquement des dépenses liées à l’objet social de votre entreprise.

Deuxième grande condition à respecter, les frais de déplacement doivent être cohérents au regard de la gestion normale de votre entreprise. La dépense ne doit pas être excessive.

Exemple : vous ciblez une zone à prospecter pour trouver des clients. Vous décidez de vous y rendre en voiture, puis de séjourner sur place pendant deux nuits. Vous pourrez appliquer le barème des frais kilométriques pour vous verser une indemnité si vous utilisez votre voiture personnelle (lire ci-après). Le séjour (hôtel et repas) peut faire l’objet d’une déduction. À condition de ne pas séjourner dans un hôtel resort cinq étoiles à 800 € la chambre alors que votre entreprise a été créée il y a deux mois et n’a aucune entrée d’argent. 

Les dépenses d’affaires déductibles du résultat fiscal de votre entreprise

Concrètement, il est possible d’intégrer dans les frais de voyage déductibles de votre exercice les éléments suivants :

• Tous les frais propres à vos déplacements professionnels au quotidien.
• Les frais occasionnés par les trajets entre votre domicile et le travail.
• Les frais pour un véhicule particulier utilisé dans le cadre de l’exploitation de votre entreprise. Dans le cas d’un véhicule possédé par l’entreprise – c’est-à-dire les véhicules affectés à un usage strictement professionnel – il est possible de déduire les frais d’entretien, les réparations et tous les frais liés à la propriété du véhicule.
• Enfin, les billets de train ou d’avion qui correspondent à un déplacement nécessaire pour l’exercice de l’activité.

N’oublions pas également les frais d’organisation d’un événement d’incentive. Ces voyages de stimulation des équipes et de motivation du personnel peuvent faire l’objet d’une déduction du résultat fiscal lorsqu’ils sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise.

À savoir : en complément des conditions que nous venons de lister, les frais de voyage et de séjour doivent être engagés pour des collaborateurs afin de faire l’objet d’une déduction. Par exemple, les dépenses payées pour les époux / épouses des membres de l’entreprise participant à un congrès professionnel ne peuvent pas être déduites. 

Les conditions de déductibilité des frais de déplacement

Comment prendre en compte les frais de déplacement et les intégrer à vos flux financiers pour les déduire de votre résultat fiscal ? Tout dépend de la nature de la dépense.

Le principe général veut que les frais de déplacement soient déduits pour leur montant réel. En clair, vous déduirez de votre résultat les frais réellement engagés pour l’achat d’un billet de train, un séjour à l’hôtel, etc. C’est la facture et la somme réellement payée (sur le relevé bancaire) qui sert de référence. Pas un devis.  

Mais tout change en ce qui concerne l’utilisation professionnelle d’un véhicule particulier (voitures ou deux roues). Il faut alors appliquer un barème de frais de carburant par kilomètres selon la puissance fiscale du véhicule utilisé. Ce barème est défini par l’administration fiscale.

Exemple : vous réalisez chaque année 8 000 kilomètres à titre professionnel avec une voiture de 7 CV à motorisation essence. Vous pouvez obtenir une déduction – au titre des frais de carburant – de 976 € (8 000 x 0,122 €).

Pour tous les frais de déplacement que vous souhaitez déduire de votre résultat, il convient de conserver des justificatifs. Toutes les factures liées à ces dépenses doivent être archivées et fournies en cas de contrôle.

À savoir : Il est impossible d’effectuer un cumul de la déduction. Votre entreprise ne peut déduire de son bénéfice imposable les frais de voyages si des allocations forfaitaires sont versées aux personnes qui effectuent un déplacement.

Pour aller plus loin sur le sujet des charges déductibles, consultez notre article : Peut-on tout passer en charge déductible dans son entreprise ?