Comment optimiser votre comptabilité ? Les trucs et astuces pour gagner du temps !

Vous cherchez à rendre votre comptabilité plus rapide et plus simple ? Ne cherchez plus, vous avez trouvé ! Dans cette vidéo Patrick, expert-comptable et cofondateur de Dougs, vous explique tout pour améliorer la gestion de votre compta. Ça va notamment passer par :

👉 Bien classer vos documents et gérer vos dépenses

👉 Passer à une comptabilité dématérialisée

👉 Maitriser votre banque et gérer vos assurances

👉 Faire vos indemnités kilométriques et votre facturation

👉 Ou encore gérer vos dépenses et les échéances

Petit bonus, à la fin on vous explique comment gagner 830€ grâce au crédit d'impôt formation dirigeant, ce qui peut se faire grâce à notre plateforme de formation. Vous êtes prêts ? C'est parti !

Retranscription de la vidéo : "Comment optimiser votre compta : trucs et astuces pour gagner du temps"

Bonjour, bienvenue dans cette nouvelle formation.

On va parler aujourd'hui de l'organisation de votre comptabilité. Je vais vous donner des astuces.

Je vais même vous donner la possibilité de gagner 830 euros. C'est dans le lien en description de la vidéo et vous verrez comment on arrive à l'obtenir.

Pour ceux et celles qui ne me connaissent pas, je m'appelle Patrick. Je suis le cofondateur de Dougs. Je suis également expert-comptable et c'est moi qui vais avoir le plaisir de faire cette formation.

Alors on commence tout de suite par le premier grand point : ce sont les factures et les documents.

Vous savez qu'en France, on a encore beaucoup, beaucoup de papiers et on peut dire tout ce que l'on veut, mais ça demeure encore des pièces dites justificatives. Donc vous ne pouvez pas simplement vous permettre de les scanner et de les balancer à la poubelle. Parce que demain, si vous avez un contrôle fiscal, on pourra vous demander cette pièce justificative.

Et donc le plus simple, vous achetez une boîte A4, tout simplement, vous savez, c'est le format A4 du format d'un papier assez long. Et vous collez tout simplement vos factures que vous payez et vous les mettez dans la boîte.

Comme ça, vous êtes tranquille. Et si un jour il y a un contrôle fiscal, et bien, on vous demandera quelle était cette dépense en date du tant, vous le retrouverez dans la pile.

Donc le plus simple, vous les collez au fur et à mesure comme ça ce sera dans l'ordre chronologique.

Deuxième point, souvent en France, on a beaucoup de documents comme des contrats de location, des baux commerciaux et beaucoup de choses qui sont encore sous format papier. C'est pareil en cas de contrôle ou en cas de différend avec votre fournisseur ou avec d'autres personnes, on ira vous demander ces originaux.

Le plus simple, classez dans un classeur, ça coûte pas cher, s'il n’y en a pas beaucoup, et au moins vous serez tranquilles.

Le troisième point, ce sont les factures numériques.

Pas besoin de les imprimer, surtout pas. Mettez les simplement directement dans un fichier sur Google Drive ou sur autre chose que vous avez à votre disposition et au moins vous serez tranquilles.

Souvent on me pose des questions liées à la durée de l'archivage. Je rappelle qu'en France la durée maxi c'est 10 ans, c'est en matière commerciale.

D'un point de vue fiscal, c'est 3 années plus l'année en cours.

Mais pour les immobilisations c'est durant toute la vie des immobilisations. Donc il y a un certain nombre d'années qui font que, si vous conservez pendant dix ans, au moins vous serez tranquilles, vous n'aurez pas besoin de réinventer ces papiers.

Deuxième grande chose pour gagner du temps dans votre compta, optez pour une comptabilité dématérialisée.

Ça signifie quoi ?

Et bien c'est une comptabilité qui fait que votre banque est synchronisée automatiquement, que vos dépenses et vos recettes sont automatiquement prêtées et catégorisées.

Ça vous permet aussi de la tenir directement sur votre téléphone portable et de connaître quelles sont les performances que vous réalisez en temps réel dans votre société. Et comme ça vous savez où vous en êtes et vous n'avez plus besoin d'aller envoyer une enveloppe avec les factures ou je ne sais quoi. Tout se fait à distance, tout se fait de façon dématérialisée et mieux vous n'avez pas besoin de scanner l'intégralité de vos documents.

Troisième grand point c'est maîtriser votre banque.

Alors qu'est-ce que j'entends ?

Pourquoi maîtriser sa banque pour pouvoir gagner du temps ?

C'est relativement simple.

Premièrement, prenez l'habitude de ne pas faire de dépenses perso avec votre carte bleue pro.

Pourquoi ? Parce que, tout simplement, ça prend déjà du temps à dire "ah ben non, ça, ce n'était pas une dépense professionnelle, mais c'était une dépense personnelle" et vous seriez obligé de mettre en compte courant.

Pareil en cas de contrôle fiscal, on se dira "mais attends si là il y en a, il y en a peut-être d'autres ailleurs".

Pour le plus simple, faites une séparation entre votre vie privée et votre vie professionnelle, ce sera beaucoup plus simple en matière de dépenses. Deuxièmement, ce qui prend aussi du temps chaque fin de mois, c'est de vous dire : "quel salaire je vais prendre ?".

Le plus simple, donnez-vous un salaire régulier et quand vous avez fait de bonnes affaires, parce que vous pouvez le voir grâce au tableau de performance de Dougs justement, et bien donnez-vous un salaire avec une prime supplémentaire. Et comme ça vous n'aurez pas besoin de changer, ça fait gagner du temps.

Troisième gain de temps avec votre banque : faites des virements, arrêtez les chèques pour deux raisons.

Premièrement avec un virement, vous pouvez tout simplement indiquer de quel virement il s'agit. Et donc, lorsque vous recevrez votre relevé bancaire ou lorsque vous le consulterez, vous aurez directement la phrase qui est indiquée. Alors que si vous faites un chèque, vous aurez simplement "chèque 101", "chèque 110", et vous serez obligés de vous dire "qui est-ce ce que j'ai réglé ?", c'est une perte de temps qu'il faut éviter.

Quatrième grand point : gérer vos assurances.

Alors pourquoi je parle des assurances ?

C'est parce que trop souvent on oublie que quand on a un siège social chez soi, et bien du coup, son assurance elle devient non plus uniquement personnelle, mais également professionnelle.

D'où l'idée qu'il faut absolument, ABSOLUMENT, prévenir votre assureur que votre siège social est chez vous de telle façon à ce qu'il vous fasse une modification de votre contrat d'assurance. Votre assurance habitation, du coup, devient avec une extension, vous pouvez avoir votre siège social.

J'anime, vous savez, beaucoup de Webinars et à chaque fois, je pose la question qui a payé quelque chose de plus ? Tout le monde m'a certifié qu'ils avaient payé zéro de plus.

Donc vous voyez, ce serait dommage de s'en priver. D'autant plus que s'il arrive un pépin, là je vous garantis que les assureurs ne seront pas décidés de vous repayer, de vous rembourser.

Troisième point : la voiture ou la moto.

Alors pourquoi ? Parce que je rappelle que quand on a une voiture ou une moto à titre personnel, on est censé faire : vie privée (domicile privé) à aller faire ses courses ou aller voir des amis ou aller au boulot. Alors qu'à partir du moment où la voiture et la moto sont dédiées à une activité professionnelle avec des indemnités kilométriques, vous ne partez plus simplement de votre lieu de domicile, mais de votre siège social pour aller à un endroit professionnel.

Pareil, parlez-en à votre assureur, c'est beaucoup plus simple.

Quatrième point : la portabilité.

Alors la portabilité, ça, c'est un domaine qui est très particulier pour tous ceux qui ont été salariés à un moment donné, ils peuvent bénéficier pendant 12 mois, douze mois j'ai bien dit, de la possibilité de porter leur prévoyance et leur mutuelle dans leur nouvelle activité professionnelle.

L'avantage c'est que vous êtes couverts. Et pour tous ceux qui ne bénéficient pas d'une prévoyance suffisante ou d'une mutuelle suffisante, ou tout simplement parce que la portabilité a été terminée ou parce que la mutuelle ne fonctionne pas pour le conjoint ou la conjointe.

Je ne peux que vous encourager à prendre et contractualiser tout de suite une prévoyance pour les gros pépins et éventuellement une mutuelle pour les petits remboursements à valoir.

Cinquième grand point pour les notes de frais et les indemnités kilométriques.

Le point est le suivant : pensez à faire vos indemnités kilométriques.

Trop souvent, beaucoup d'entrepreneurs utilisent leur véhicule, ne pensent pas à des indemnités kilométriques et se retrouvent du coup à dépenser de l'argent à titre personnel sans que ça puisse être en charge dans la société.

C'est vraiment dommage de passer à côté de grosses choses, c’est-à-dire que vous risquez tout simplement, comme il va vous manquer de l'argent, de prendre des bulletins de salaire. Ces bulletins de salaire coûtent cher : il y a des charges sociales, il y a un impôt sur le revenu, il y a des charges patronales, il y a la CSG.

Idem en cas de dividendes, c'est pareil il y a toujours de l'impôt. Et donc pensez bien à faire des indemnités kilométriques.

Vous verrez tout à l'heure, on peut rajouter beaucoup de choses.

Deuxième point sur cette cinquième partie, c'est penser à utiliser votre carte bleue professionnelle.

Vous allez au restaurant dans le cadre d'un déplacement professionnel, ne payez pas avec votre carte bleue perso, pensez à utiliser votre carte bleue pro.

Vous avez acheté un écran, par exemple, pour votre ordinateur, pensez à utiliser votre carte bleue pro.

Pourquoi ? Parce que tout simplement en ayant utilisé votre carte bleue professionnelle et bien la dépense se trouvera directement dans votre comptabilité.

Si vous avez le bonheur d'utiliser Dougs, ça se catégorisera ou ça se pré catégorisera automatiquement. Et comme ça, vous n'aurez pas besoin de remplir de notes de frais.

Les notes de frais, parlons-en. Il faut les faire, bien évidemment, mais vous pouvez également, si vous avez bien suivi mes conseils en utilisant votre carte bleue pro, il n’y aura pas grand-chose.

Et le pas grand-chose, vous pourrez mettre le loyer que vous utilisez.

Enfin c'est-à-dire que votre siège social se trouvant à l'intérieur de votre société, de votre domicile plus exactement, et bien vous pouvez vendre une partie ou louer une partie avec le loyer, EDF, le gaz, le téléphone, l'internet, avec des répartitions différentes. C'est-à-dire celles qui sont proportionnelles à l'utilisation que votre société peut en retirer. Et comme ça, vous serez tranquille, ça vous permettra de récupérer de l'argent à travers du compte courant si la société ne peut pas vous le donner ou directement sous forme de paiement. Une partie sera imposable au niveau de l'impôt sur le revenu, je pense au loyer.

Mais par exemple le box, internet et le téléphone, et bien de façon très concrète c'est une dépense que la société aurait dû faire. Et puis on pourrait rajouter que vous pouvez vous prendre un bureau, des tables, des chaises, vous pouvez refaire aussi la peinture si vous avez décidé de mettre en place une convention. Bref, beaucoup de choses à faire.

L'autre grand point, le sixième maintenant. C'est faites votre facturation.

Je pense que ça c'est super important quand on fait sa facturation. Et bien arrêtez d'utiliser Excel ou Word. Arrêtez parce qu'il y a plusieurs points qui peuvent être hyper négatifs.

Premier point, les modules ou les modèles d'Excel ou de Word qui font des factures sont à 99 % faux ou en tout cas, s'ils ne sont pas faux, ils ne répondent pas aux dispositions légales et vous risquez de vous choper des amendes.

D'accord, là on est en train de parler de plusieurs milliers d'euros à cause de quelques factures que vous auriez mal rédigées.

Le deuxième point également, pourquoi arrêter Excel ou Word ?

Parce que tout simplement lorsque vous faites des factures et que ces factures ne se suivent pas d'un numéro vous risquez encore une amende.

Pire, vous pouvez, sans le savoir, émettre des fausses factures. Et là, c'est du pénal.

Donc il faut arrêter Excel et Word et utiliser des logiciels gratuits ou payants, c'est comme vous le souhaitez.

Dougs propose une version totalement gratuite, d'abord à ses clients et puis très prochainement aux personnes qui ne le sont pas. Ce sera totalement gratuit.

Autre point, n'oubliez pas votre facture tout de suite.

Vous n'êtes pas obligé d'attendre la fin du mois pour faire votre facture. Si le quinze du mois, vous avez terminé votre prestation de consultant par exemple, envoyez votre facture directement.

Comme ça vous serez tranquille et vous déterminerez quel est le délai auquel vous faire payer. Mais il y a une chose dont je suis sûr et certain, c'est que si vous voulez vous faire payer vite, encore faut-il envoyer votre facture.

Et comme ça, vous serez tranquille.

Septième point et avant dernier point : gérer vos dépenses.

Alors quand on parle de gérer ses dépenses, et là je m'adresse plus spécialement aux micro-entrepreneurs qui ont pris l'habitude soit de ne pas avoir de factures, soit d'avoir des factures d'achat indiquant leur prénom et leur nom de famille.

Et bien, lorsque vous passez en société, n'oubliez pas que la facture doit indiquer le nom de votre société. Sinon, il ne peut y avoir ni déductibilité de la facture, ni récupération de la TVA. C'est ce qu'on appelle des conditions de forme.

Si vous allez au resto, n'oubliez pas de marquer le nom des personnes qui sont invitées. En cas de contrôle Urssaf, cela vous sera demandé. En cas de contrôle fiscal également.

Et pareil si vous offrez des cadeaux et bien n'oubliez pas de noter sur vos factures à qui vous avez offert ces cadeaux de façon à ce que vous soyez tranquille.

Et puis le dernier point sur les dépenses, c'est notamment tout ce qui est voyage. Je ne parle pas d'un aller-retour Paris-Lyon. Je suis en train de parler, par exemple, d'un endroit plus loin où on pourrait se déplacer soit pour aller visiter une conférence, soit faire une conférence, soit faire une formation, ou éventuellement d'aller voir des prospects ou des prescripteurs ou d'autres personnes. N'hésitez pas à le faire.

Le dernier grand point si vous voulez être tranquille dans votre esprit : faites-vous un calendrier des échéances, principalement sur la TVA.

Alors là je ne vais pas vous donner des dates puisque ça dépend si vous êtes en entreprise individuelle, si vous êtes en société, quel est le nom de votre société puisque ça varie en la matière, en fonction aussi des acomptes IS et du solde de l'impôt sur les sociétés, ça dépend de la date de clôture. Bref, il faut absolument que vous pensiez à tout cela.

Alors, je vous ai parlé d'une petite surprise sur la fin, on y arrive. Et d'ailleurs, je l'ai noté.

Qui veut 830 € ?

Et bien de façon très concrète, aujourd'hui vous avez la possibilité, tout en permettant d'être formée, d'avoir ce qu'on appelle un crédit d'impôt formation dirigeant. Peu de personnes le savent. Mais pour chaque associé, vous pouvez avoir 830 €.

Comment ça marche ?

Et bien, c'est relativement simple.

En fait, vous faites des formations. Des formations qui vont vous permettre une habilitation par des sociétés habilitées à organiser des formations et grâce aux feuilles de présence. Et bien, si vous avez suivi 40 heures de formation dans l'année, vous aurez droit à 830 € de crédit d'impôt.

C'est quoi le crédit d'impôt ?

Et bien, si votre société est à l'impôt sur les sociétés, ça diminuera l'IS de 830 €.

Si votre société ne paye pas 830 €, dans ces cas-là l'État vous remboursera de l'argent. Si maintenant vous êtes en SASU à l'impôt sur le revenu, et bien ça vous réduira votre impôt personnel de 830 €. Et si vous ne payez pas 830 €, l'Etat vous remboursera 830 €.

Alors comment est ce qu'on peut faire ?

Tout simplement en allant sur formation.dougs.fr, ça vous permet tout simplement de souscrire des formations à hauteur de 125 € par an. Cette formation en plus est déductible de votre résultat et vous aurez droit à 830 € de crédit d'impôt.

Voilà, ça c'était la surprise.

Il me reste juste à vous souhaiter une excellente fin de journée.

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À très vite au revoir !