Les frais déductibles font partie des éléments vous permettant d'optimiser votre rémunération. Cependant, il y a souvent une confusion entre les différents statuts sociaux. En tant que dirigeant d'entreprise, vous ne pouvez pas bénéficier des allocations forfaitaires ! Cela s'applique également aux assimilés salariés. Pour pouvoir en bénéficier, il faut qu'un contrat de travail vous lie avec votre société. Rassurez-vous, nous vous expliquons tout ce que vous devez connaître sur les frais déductibles dans cette vidéo.
Retranscription de la vidéo "Les frais déductibles : TOUT ce que ta société peut payer pour toi"
Les confusions sont fréquentes entre le statut social des dirigeants d'entreprise et celui des salariés. Particulièrement en matière de remboursement de frais professionnels. Et ça peut conduire à des erreurs que l'URSSAF et l'administration fiscale ne manqueront pas de relever. Je m'appelle Emilie, je suis expert-comptable chez Dougs et je vais tout t'expliquer. C'est parti! Voyons quelles sont les principales modalités existantes en matière de remboursement des frais professionnels. Un rappel utile avant d'entrer dans le vif du sujet. Ça peut servir. Une entreprise ne peut prendre en charge que des dépenses réalisées dans son intérêt, en lien avec son activité et dûment justifiées. Cela exclut d'emblée les petits avantages personnels. De manière générale, l'URSSAF donne deux grandes possibilités pour rembourser les frais engagés pour les besoins de l'activité.
La première, c'est le remboursement des dépenses réelles ou la prise en charge directe de ses frais. Il s'agit tout simplement de présenter des justificatifs des dépenses engagées et l'entreprise les rembourse alors pour leur montant précis. Cela fonctionne pour les frais de resto, les frais de véhicule, les hébergements. Pour les frais de véhicule, le calcul peut être un peu plus fastidieux. S'agissant de ta voiture personnelle, tu vas devoir déterminer à l'année l'ensemble des frais qu'elle a généré : assurance, carburant, entretien. Il faut ensuite déterminer quelle est la part professionnelle de ces dépenses et pour cela, tu réalises un prorata entre le nombre de kilomètres effectués sur la période au total et ceux réalisés pour les besoins de l'entreprise. Cela nécessite une gestion un peu complexe et surtout assez lourde. Tu devras relever précisément toutes les distances parcourues pour ton activité professionnelle et bien conserver toutes les factures. Il y a plus simple, c'est le barème kilométrique, mais on y revient plus tard. Un point de vigilance à retenir : les frais calculés au réel pour les véhicules ne doivent pas dépasser le montant correspondant au barème kilométrique de l'URSSAF.
La seconde, c'est le versement d'allocations ou d'indemnités forfaitaires. De manière générale, le remboursement des frais professionnels des mandataires sociaux de la plupart des sociétés ne peut s'effectuer que sur la base des dépenses réelles. Donc cela sous entend qu'aucun remboursement forfaitaire n'est possible pour ce public. Pourtant, le plus connu de ces barèmes est celui le plus utilisé par tous, c'est le barème kilométrique pour les frais de véhicule. À titre de simplification, les frais professionnels peuvent être déduits sur la base des IK pour les mandataires sociaux. L'URSSAF sait parfois se montrer clémente. Evidemment, si tu relèves des bénéfices industriels et commerciaux, tu n'y as pas droit. Les autres frais soulevant des questions sont bien connus des entreprises du bâtiment. Les allocations forfaitaires de frais de grand déplacement, les paniers et les indemnités repas, et cetera. Comment fonctionnent ces allocations forfaitaires? L'idée, c'est que l'entreprise verse l'allocation aux salariés pour un montant prédéterminé. Le montant de l'allocation dépend de la nature de la dépense remboursée. Hébergement, repas, frais, télétravail, ces sommes sont communiquées dans le Bulletin officiel de la sécurité sociale et peuvent varier périodiquement. Par exemple, l'indemnité de repas pris au restaurant s'élève à 20,20 € en 2023, celle du repas sur le lieu de travail est à 7,10 €. Evidemment, c'est lié au fait que le salarié a des contraintes professionnelles l'empêchant de rentrer déjeuner à domicile par exemple. De même, un salarié ne pouvant rentrer à son domicile le soir peut bénéficier d'une indemnité de grand déplacement pour compenser les dépenses supplémentaires de logement et de petit déjeuner. Elle est de 53,80 € pour la valeur 2023 par jour pour le déplacement dans la plupart des départements de métropole de moins de trois mois. Dans ce cadre, le salarié n'a pas besoin de présenter chaque justificatif à l'employeur. Il est remboursé forfaitairement. L'avantage? Ces allocations ne sont pas soumises à cotisations sociales ni à impôts sur le revenu, et elles sont déductibles du résultat imposable de l'entreprise. Il y a quand même quelques conditions à ces petits cadeaux.
Ces allocations doivent figurer sur le bulletin du salarié concerné. Cela ne génère pas de charges sociales, ni pour l'employeur, ni pour le bénéficiaire tant que les conditions sont respectées. Il faut évidemment appliquer les plafonds fixés par l'URSSAF et les indemnités doivent être utilisées conformément à leur objet. C'est tentant d'en profiter, non? Et bien ce n'est pas possible pour toi en tant que dirigeant d'entreprise, sauf si tu étais lié à la société par un contrat de travail. Mais dans les faits, c'est assez rare. Retiens que les allocations forfaitaires de frais ne s'appliquent qu'aux salariés. C'est-à-dire les personnes liées à la société par un contrat de travail. La confusion est fréquente pour les assimilés salariés. Par exemple, les gérants minoritaires de SARL ou les présidents de SAS. Un assimilé n'est pas un vrai salarié. Même si tu as un bulletin de salaire, tu n'as pas de contrat de travail. Ces dispositions ne te sont pas accessibles. Si tu projetais de t'appliquer des allocations forfaitaires, sache qu'elles auraient alors le caractère de rémunération, et à ce titre, elles devraient être soumises à cotisations sociales et à impôts sur le revenu. Autant s'en tenir aux frais déclarés pour leur montant réel avec justificatifs, pas de cotisations sociales, pas d'impôt sur le revenu et une diminution de la base imposable de ta société. Évidemment, les gestionnaires de paye de Dougs peuvent t'accompagner sur ces questions, n'hésitent pas à les solliciter en prenant un rendez-vous. Tu trouveras toutes nos coordonnées sur le site dougs.fr. Aller à très vite chez Dougs.
