Dépenses déductibles partie 2 : Les frais réguliers

Maintenant que vous savez situer vos dépenses, Dougs vous propose de rentrer dans les détails. Commençons par les frais réguliers. Ce sont les frais que vous allez retrouver souvent, quel que soit votre domaine libérale et que vous devrez donc porter sur votre déclaration 2035. Sortez vos journaux de dépenses, c’est parti !

(Ce guide est la deuxième partie d’un triptyque. Il est précédé par une première partie sur les dépenses professionelles libéral, et suivi par une troisième concernant les cotisations et impôts déductibles.)

Les frais réguliers matériels

Les loyers et charges locatives

Première option, vous n’êtes pas propriétaire, vous devez régler tous les mois un loyer. Voire plusieurs si vous avez des locaux secondaires. Vous aurez également un certain nombre de charges inclues dans votre bail. Ces sommes sont déductibles au titre de l’exercice pendant lequel elles ont été payées, concrètement vous devez donc reporter sur votre déclaration vos 12 mois de loyer.

Deuxième option, les locaux vous appartiennent, trois cas sont alors possibles :

• Votre local est enregistré dans les immobilisations. Vous pouvez alors déduire les charges locatives et les charges de propriété (amortissement, taxe foncière, intérêts d’emprunt…)
• Si votre local fait partie de votre patrimoine privé, alors vous ne pouvez déduire que les charges locatives
• Ou alors votre local fait partie de votre patrimoine privé mais vous le louez à votre entreprise (location à soi). Vous pouvez déduire les loyers que vous vous versez à condition de les déclarer sur la 2035 comme revenus fonciers. Le montant des loyers doit également être en accord avec la valeur locative du bien. (évitez les loyers à 100 € si vous exercez à Paris par exemple !) Et son versement doit être effectif et comptabilisé.

Les factures d’eau, chauffage et électricité

Vous pouvez déduire les sommes effectivement payées pour l’utilisation de vos locaux. Pensez à calculer au prorata d’utilisation professionnelle si vous exercez chez vous.

Les frais de location de matériel ou mobilier

• Vous louez auprès d’un tiers dans le cadre d’un contrat de location simple ou d’un crédit bail : vous allez déduire les loyers versés pendant l’année. Les dépôts de garantie et valeurs de rachat ne sont pas déductibles, vous les comptabiliserez comme des immobilisations.
• Les redevances de collaborations devront se déclarer sur la DAS2.
• Vous exercez en clinique : les honoraires à prendre en compte dans vos recettes correspondent aux honoraires effectifs. Les redevances des cliniques se déduisent en fin d’année.

Les achats

Cette catégorie de frais réguliers regroupe les achats de consommables, fournitures et produits revendus à votre clientèle ou utilisés dans le cadre de prestations de services. Il s’agira par exemple de seringues, de crèmes, de prothèses… A ne pas confondre avec les petits matériels et autres fournitures utilisées par le cabinet.

Les déplacements

Les frais de véhicules

En principe, vous allez déduire vos frais de véhicules pour leur véritable montant. Il s’agira de frais réguliers tels que le carburant, l’assurance et les réparations courantes, le tout dans la limite de l’usage technique.

Vous pouvez aussi opter pour la déduction au forfait, ce qui implique de comptabiliser les frais en “Personnel Exploitant” si vous les réglez avec votre compte pro.

Les déplacements à prendre en compte sont les trajets chez vos clients, vos fournisseurs, les formations et congrès suivis et dans une certaine mesure les trajets domicile-cabinet.

Attention : pour pouvoir déduire le trajet effectué pour vous rendre à votre cabinet, il faut que la distance parcourue n’excède pas 40km (soit 80km/jour pour l’aller/retour). Au delà, vous devez pouvoir justifier l’éloignement, par le travail de votre conjoint par exemple.

Les frais de déplacement

Ce sont les frais de transports en commun, stationnement ou péages. Ils sont à distinguer de vos frais de véhicules. Vous pouvez aussi déduire vos frais de restauration si vous n’avez pas la possibilité de manger à votre domicile. (dans la limite normale d’éloignement du domicile précisée plus haut).

La déduction des frais de restauration est soumise à certains seuils définis annuellement :

Pour 2014, la restauration au domicile est évalué à 4,60€ et les dépenses déductibles sont plafonnées à 17,90€.

Ce qui veut donc dire que vous pouvez déduire, au maximum et par déjeuner : 13,30 € (soit 17,90 – 4,60).

Dans tous les cas, vous devrez garder les justificatifs relatifs à ces dépenses, vous ne pouvez pas établir de forfait.

Les frais financiers

Là encore, la condition principale est que les frais soient liés à votre activité. Le cas échéant, vous pourrez déduire les intérêts et assurances d’emprunts liés à la construction/entretien/acquisition des éléments affectés à votre exploitation et inscrits à votre actif. Vous pourrez également déduire les acquisitions de clientèle, les taxes sur votre Chiffre d’Affaires et les acquisitions de parts sociales.

Vos frais de découvert sont déductibles à condition qu’ils ne résultent pas de dépenses personnelles excessives. Et si (et uniquement si) vous n’êtes pas en mesure de couvrir vos dépenses pro, vous pourrez déduire vos intérêts lié à un crédit de trésorerie.

Les frais de personnel

Enfin, en présence de salariés, vous pourrez déduire leurs salaires nets, primes, indemnités et remboursements de frais. Vous pourrez également déduire leurs avantages en nature s’ils ne représentent pas des gratifications ou des libéralités.

Les salaires devront se déclarer sur l’imprimé DADS au plus tard au 31 janvier de l’année suivante.

Vous devrez aussi mentionner les charges sociales sur les salaires : assurance maladie, chômage, vieillesse, allocations familiales, accidents de travail, complémentaires retraite/prévoyance et forfait social sur l’abondement.

A titre informatif : les sommes versées au titre de l’abondement sur un PEE (Plan d’Epargne Entreprise) et PERCO (Plan d’Epargne pour la Retraite Collective) ne peuvent excéder par an le triple de la contribution de l’intéressé, dans la limite des 8% du plafond de la sécurité sociale. On les reporte alors sur l’imprimé DADS.

Avant d’inscrire vos dépenses sur la déclaration 2035, prenez bien en compte tous ces  paramètres et n’écartez aucun de vos frais réguliers. S’ils sont liés à votre activité, il y a de fortes chances qu’ils soient déductibles ! Comme toujours, gardez tous les justificatifs susceptibles de prouver vos dépenses à l’Administration fiscale. Ils accumuleront peut-être la poussière sur une étagère, mais vous serez bien content de les retrouver le jour du contrôle fiscal ! Pour poursuivre, Dougs vous propose dans la suite de ce guide de faire le tour de vos impôts et cotisations déductibles.