Tout comprendre sur les IK en 2023

Tu es président de ta société ou gérant majoritaire de ton SARL ou EURL et tu as besoin d’utiliser un véhicule privé pour le compte de ta société. Est ce que c’est possible ? Oui, cela s’appelle les indemnités kilométriques. Alors que tu sois automobiliste ou que tu sois motard ou que tu sois automobiliste et motard, les indemnités kilométriques sont faites pour toi. Mais attention, les indemnités kilométriques, ce n'est pas nécessairement la chose la plus simple. Y’a des astuces à bien connaître et à bien maîtriser.  Ce que je te propose, c’est de voir à travers ce sommaire : quelles sont les conditions pour avoir des indemnités kilométriques ? Quel est le tarif des indemnités kilométriques ? Comment calculer les indemnités kilométriques ? Et quels sont les trajets qui sont susceptibles d’être remboursés ? 

Retranscription de la vidéo "Tout comprendre sur les indemnités kilométriques en 2023"

Bonjour, je m’appelle Patrick, je suis cofondateur de la société d’expertise comptable Dougs, et je suis également expert-comptable, et ce que je te propose, c’est d’essayer de commencer tout de suite par te poser cette question : quelles sont les engins qui peuvent bénéficier des indemnités kilométriques ?
Alors on va retrouver naturellement les motos, les scooters, enfin les engins qui font moins de 50 cm3 ou plus de 50cm3, on va retrouver les véhicules utilitaires. Ça peut être également tout ce qui est voiture privée, avec des cartes grises effectivement, mentionnant VP ou CTTE pour camionnettes. 

Les conditions pour l'indemnité kilométrique

Alors on va commencer tout de suite par rappeler quelles sont les conditions. Et bien la première c’est bien sûr d’avoir une carte grise, une carte grise du véhicule qui doit mentionner votre nom ou éventuellement votre nom plus celui de quelqu’un d’autre, ou celui de quelqu’un d’autre. Éventuellement si votre nom n’y est pas, et bien ça peut être celui de votre conjoint ou votre conjointe, marié ou pacsé. Pour le reste, c’est fini, si vous n’avez pas une carte grise indiquant les mentions que je vous ai indiqué, et bien vous ne pourrez pas bénéficier, donc pensez bien éventuellement à changer votre carte grise.
Donc je disais que ça marche pour les présidents de SASU ou SAS, pour les gérants de EURL ou de SARL à l’IS, pour les salariés bien évidemment, mais il y a un point qui très important, c’est que si vous êtes entrepreneur individuel à l'impôt sur le revenu ou gérant majoritaire d’une SARL ou d’une EURL à l’impôt sur le revenu, ce n’est pas ce régime qui peut s’appliquer, c’est encore un autre. 

Alors qu’est ce que ça recouvre les indemnités kilométriques ? Et bien tout, absolument tout, c’est à dire que quand vous vous déplacez, vous utilisez votre véhicule à des fins professionnelles, et bien, ça recouvre l’essence, ça recouvre l’huile, ça recouvre les vidanges, ça recouvre les réparations, les accidents, les assurances, absolument tout, les parkings également, sauf le péage. Le péage, vous pouvez le rajouter à vos indemnités kilométriques, c’est à dire que quand votre entreprise vous remboursera des indemnités kilométriques, vous pourrez rajouter les péages que vous avez payé, et les parkings ponctuels. Vous savez le parking quand vous allez en ville, ou quand vous allez dans un parking fermé, souterrain, dans lequel vous allez voir un client ou un prescripteur ou un prospect, et bien vous pouvez les rajouter, mais pas le parking de tous les jours, ça c’est un point qui est très important. 

Alors je rappelle effectivement que pour les frais de parking, comme les frais de péage, la TVA n’est pas récupérable. Et également on a des limitations, ça veut dire qu’on peut pas avoir absolument tout. Pourquoi ? Parce qu’on est limité en fonction du nombre de chevaux fiscaux, en France on limite à 7 chevaux fiscaux, même si votre voiture en fait 30 et on va limiter en fonction des indemnités kilométriques.

Le tarif des indemnités kilométriques

Moins de 50cm3, c’est pour tous les véhicules dont la cylindrée est inférieure à 50 cm3, là y’a qu’un seul tarif, jusqu’à 3000, aller jusqu’à 6000 et plus de 6000 km. Et on a terminé avec les motos, et bien les motos, les voilà, on a de 1 à 2 chevaux, de 3 à 5 et plus de 5 chevaux.

Le calcul des indemnités kilométriques

Alors comment est-ce qu’on calcule les indemnités kilométriques ? Et bien on va faire un exemple. Si par exemple vous avez fait 4000 km en une année avec une voiture qui faisait 10 chevaux, et bien on est limité à 7 comme j’ai pu vous l’expliquer, ça fait 0,661 € par kilomètre, on multiple par le nombre de kilomètres, et ça vous fait une indemnité kilométrique de 2644 €. Maintenant si on a fait 6000, donc si vous avez suivi tout à l’heure, le tableau faisait voir qu’on rentrait dans la deuxième colonne. Et bien le prix de l’indemnité kilométrique va tomber à 0,374€  ce qui est beaucoup moins que précédemment. Mais par contre on a un forfait annuel qui va être donné.

Et par exemple donc si j’ai fait 6000 km, je multiplie par 0,374, je vais rajouter le forfait à 1435 € à l’année et j’aurai 3679. Alors si je devais tout recalculer par kilomètre, dans le premier cas, j’aurai 0,661 et là vous voyez que j’ai 0,613. En fait, l'état veut diminuer au fur à mesure que vous faites de plus en plus de kilomètres, et bien votre indemnité kilométrique unitaire va diminuer. Voilà le fonctionnement et si vous faites 20000 c’est pareil.

Les trajets concernés par l’indemnité kilométrique

Quatrièmement, quels sont les trajets que vous pouvez avoir, dont vous pouvez faire bénéficier votre société. Le premier, et bien je rappelle que ça peut être uniquement que professionnel. C’est à dire que si vous êtes président par exemple de votre SAS et  que votre lieu de siège social se trouve ailleurs qu’à votre domicile, et bien à chaque fois que vous vous déplacerez pour aller au travail, ça ne peut pas être pris en compte, d’accord ? 

C’est très important de bien avoir à l’esprit, ça ne peut être que des trajets professionnels. Le trajet domicile job ne fonctionne pas, je rappelle, si vous étiez salarié ça pourrait fonctionner, mais comme vous ne l’êtes pas, ça ne fonctionne pas. Quand on est président de SAS ou SASU ou gérant majoritaire de SARL ou d’EURL, et bien les indemnités kilométriques ne peuvent être qu’uniquement professionnelles.

Alors autre grand point, on a parlé du fond, on va parler de la forme maintenant, qui est très importante. Il faut tenir un registre des déplacements, c’est obligatoire, d’accord ? Alors vous avez plusieurs solutions, je vous montrerai celle de Dougs juste après. Mais il faut indiquer le nombre de kilomètres, le lieu, le nom du contact et le motif de déplacement. En fait, en cas de contrôle fiscal, vous devez être en mesure de pouvoir justifier vos indemnités kilométriques et donc comme il n’y a pas de système comme dans un taxi dans lequel vous allez pouvoir tout chronométrer, et bien vous serez obligé de tenir un registre. Tenir un registre soit papier, soit sous Excel, soit dans des modules qui sont spécifiquement fait pour. 

Et bien je vais vous montrer celui de Dougs, vous allez voir c’est extrêmement facile, vous allez marquer la date, enfin ça se marque automatiquement tout seul, vous marquez le nombre de kilomètres, et puis vous allez aussi avoir un mémo. Voilà, ça c’est les choses qui sont indispensables, vous ne pouvez pas simplement dire, tiens je vais faire un forfait de 5000 km, ou je vais appuyer sur un compteur et puis à la fin du mois je vais repérer le nombre de kilomètres, ça ne peut pas fonctionner. Donc pensez bien, effectivement, à tout ce système, l’avantage en plus du module Dougs, c’est que tout simplement vous mettez une bonne fois pour toute votre véhicule et ça fera le calcul si vous les dépasser les 5000, si vous avez plus de 20000 etc, tout est absolument géré automatiquement, ce n’est que du bonheur ! 

Je vous souhaite une excellente journée, bye !