Voiture de fonction ou de service : ce qu'il faut savoir

Définition des termes : voiture de fonction et voiture de service

Qu'est-ce qu'une voiture de fonction ?

Une voiture de fonction est mise à disposition permanente par l'entreprise à l'un de ses salariés ou à l’un de ses dirigeants. Elle peut être utilisée lors de ses déplacements professionnels et personnels. En effet, le salarié ou le dirigeant est libre d'utiliser cette voiture comme il le souhaite en dehors des heures de travail et pour des déplacements personnels : aussi bien le soir ou en semaine, durant le week-end, les périodes de congés ou de vacances. En contrepartie de cette mise à disposition pour un usage personnel, un avantage en nature sera calculé et imposé.

Pourquoi est-il intéressant d'avoir une voiture de fonction ?

Avoir une voiture de fonction est intéressant si le salarié se déplace fréquemment pour le travail ou pour ses activités personnelles.

Pour le salarié, une voiture de fonction peut être synonyme d’économies personnelles : pas besoin d’acheter et d’entretenir une voiture personnelle. Le véhicule est utilisé comme image de l’entreprise, il pourra donc être neuf, haut de gamme avec un confort supérieur. 

Pour l’entreprise, proposer une voiture de fonction peut être un avantage attractif permettant de recruter et fidéliser les salariés. Elle garantit la mobilité des salariés / dirigeants. De plus, les frais du véhicule (entretien, assurance …) sont des charges déductibles permettant de diminuer le résultat et donc l’impôt sur les bénéfices.

Qu'est-ce qu'une voiture de service ?

En revanche, une voiture de service ou voiture de société est mise à disposition par l'entreprise pour un usage exclusivement professionnel : visiter un chantier, des clients, etc.. Elle ne peut pas être utilisée pour des déplacements personnels. 

Pourquoi est-il intéressant d'avoir une voiture de service ?

Une voiture de service assure la réalisation des missions de l'entreprise par les salariés. 

Pour le salarié, la voiture de service, dédiée à ses missions professionnelles, lui assure une mobilité efficace sans impact sur ses finances personnelles : il n’est pas obligé d’utiliser sa voiture personnelle pour ses déplacements professionnels. Il n’a pas à gérer les frais liés aux déplacements (assurance, carburant …). 

Pour l’entreprise, la voiture de service lui permet d’assurer la mobilité des salariés tout en ayant une vue et une maîtrise sur les frais de déplacements. Si le véhicule est un utilitaire (ou une voiture de société avec seulement 2 places), la TVA est totalement déductible. 

Quelles différences entre un véhicule de fonction et un véhicule de service ?

Comparaison pratique : usages, fiscalité et gestion

Ce tableau résume les éléments comparatifs qui différencient une voiture de fonction d'une voiture de service :

Pour l’entreprise, les règles fiscales sont identiques : elles dépendent de la nature du véhicule (utilitaire ou de tourisme). 

Voici quelques exemples : 

• les frais liés au véhicule sont déductibles (assurance, amortissement …) avec certaines limites pour les véhicules de tourisme,
• la TVA est récupérable pour les véhicules utilitaires. 

 Avantages et inconvénients pour chaque type de véhicule

Si la voiture de fonction et celle de service sont fournies par l'entreprise à ses salariés, elles présentent des avantages et des inconvénients.

En général, le choix entre les 2 utilisations : 

• la voiture de fonction est pertinente pour les cadres et dirigeants,
• la voiture de service est utilisée par les salariés pour des missions professionnelles.

Réglementation et fiscalité : Ce que vous devez savoir

Règles fiscales des voitures de fonction et de service

Les obligations fiscales liées à la mise à disposition de véhicules de fonction ou de service sont : 

• la TVA : elle est récupérable sur les véhicules utilitaires et leurs frais. Pour les véhicules de tourisme, elle n’est pas récupérable sauf dans certains cas tels que les taxis, auto-école …
• La Taxe sur les véhicules : elle est due pour les véhicules de tourisme utilisés par la société. 

Considéré comme un avantage en nature, la voiture de fonction est intégrée à la rémunération du salarié et figure dans son bulletin de paie. Elle est donc soumise à cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu.

Obligations légales pour les employeurs et les employés

La mise à disposition par l'entreprise d'une voiture de fonction ou d'une voiture de service à ses salariés engage les deux parties à respecter les obligations. 

Pour les 2 types de véhicules : 

• l’assurance est obligatoire : l’employeur doit souscrire une assurance adaptée, 
• l’entretien et la conformité : l’employeur est responsable de l’entretien (réparations, contrôle technique …) et de la conformité (pneus, éclairage, freins …)
• L’employeur doit fournir les documents obligatoires : la carte grise, l’attestation d’assurance, …

Pour les véhicules de fonction : 

• déclaration de l’avantage en nature,
• l’employeur peut établir une politique d’utilisation incluant des règles sur l’usage personnel. 

Pour les véhicules de service 

• l’employeur doit préciser que l’usage est strictement professionnel,
• il peut demander la tenue d’un carnet de bord pour justifier l’usage.

Pour le salarié,

• il doit respecter les règles d’utilisation fixées par l’employeur, 
• il doit signaler tout problème mécanique et respecter les règles d’entretien définies par l’employeur, 
• restitution du véhicule selon les modalités prévues par l’employeur.
• pour les véhicules de fonction, il doit déclarer l’avantage en nature sur son revenu imposable

Les modalités d'évaluation de l'avantage en nature d’un véhicule de fonction

L'avantage en nature d'une voiture de fonction peut être évalué de deux manières : soit en valeur réelle en fonction des dépenses réellement engagées par le salarié, soit de manière forfaitaire basée sur un barème kilométrique défini par l'autorité fiscale. 

Il convient de préciser que le calcul n'est pas le même pour une voiture neuve et une voiture d'occasion.

NB : L'entreprise doit opter pour la solution la plus avantageuse pour son salarié.

D'une part, par l'évaluation au réel :

• Si l'entreprise est propriétaire du véhicule : 
• véhicule ≤ 5 ans, le coût global = 20% du prix d’achat TTC + assurance + entretien 
• véhicule > 5 ans, le pourcentage est réduit à 10%.
• Si l'entreprise est locataire du véhicule : Coût global = coût annuel de location TTC + assurance + entretien.

La formule est la suivante : (Coût global x km personnels / km totaux) +frais de carburant utilisé pour un usage personnel payés par l'entreprise.

Les régimes fiscal et social de la voiture de fonction

Pour une voiture de fonction, les montants alloués par l'entreprise pour l'achat, la location, l'entretien, les réparations et la consommation de carburant représentent une partie du salaire (avantage en nature). Ainsi, ces montants sont soumis aux charges sociales pour l'entreprise et à l'impôt sur le revenu pour le salarié.

Impacts pour l’entreprise et l’utilisateur : Analyse complète

Pour l’entreprise

Pour l'entreprise, mettre à disposition une voiture de fonction ou de service à ses salariés est à la fois un outil de motivation et de fidélisation. Ces derniers sont les ambassadeurs de l'entreprise donc il est important de leur donner les moyens nécessaires pour mieux vendre et bien représenter l'image de marque de l'entreprise.

Pour le salarié

Pour le salarié, travailler dans une entreprise pouvant lui fournir des voitures pour l'accomplissement de son travail est un outil de motivation et un avantage prestigieux. Avoir à sa disposition des voitures de fonction ou de service rehausse le sentiment de valorisation au sein de l'entreprise.

Comment choisir entre voiture de fonction et voiture de service ?

Pour choisir entre voiture de fonction et voiture de service, prendre en compte différents facteurs est déterminant pour retenir la bonne option afin de répondre aux besoins de l'entreprise.

Analyse des besoins professionnels et personnels

Une voiture de fonction offre aux salariés une plus grande flexibilité dans le domaine professionnel ou personnel, un avantage non négligeable pour ceux qui ne disposent pas de véhicule personnel ou qui sont en déplacements fréquents. En revanche, une voiture de service est l'idéal pour les employés en fréquents déplacements.

D'autre part, l'implication fiscale et financière doit être considérée. Une voiture de service n'exige aucune charge fiscale pour le salarié. 

Solutions pour aider à prendre une décision

Pour prendre la meilleure décision, il faut surtout tenir compte des besoins spécifiques de l'entreprise et de ses salariés, les obligations fiscales et les coûts exigés.

FAQ sur la voiture de fonction et la voiture de service

Quelle est la différence entre une voiture de fonction et une voiture de société ?

La voiture de fonction est différente d'une voiture de société (également appelée voiture de service) dans leur utilisation. La première est utilisable à titre professionnel et personnel, contrairement à la deuxième réservée uniquement à usage professionnel.

Une voiture de service peut-elle être utilisée à des fins d'utilisation personnelles, comme le week-end ?

La voiture de service est strictement réservée aux déplacements professionnels. Elle ne peut pas être utilisée en dehors des heures de travail, durant le week-end ou les jours fériés.

Quels sont les avantages fiscaux d’une voiture de fonction ?

Les avantages fiscaux d'une voiture de fonction sont nombreux pour l’entreprise, notamment grâce à la déduction des charges et à l’optimisation de la rémunération. Cependant, pour maximiser ces avantages, il est essentiel de choisir un véhicule adapté (faible émission de CO₂ ou électrique) et d’évaluer l’impact de l’avantage en nature sur la fiscalité du salarié.

Comment savoir si j’ai une voiture de fonction ou de service ?

Pour savoir si vous avez une voiture de fonction ou une voiture de service, il est important d’évaluer l’usage autorisé du véhicule, les conditions mentionnées dans votre contrat ou votre charte d’entreprise.

Quels frais d’utilisation sont pris en charge par l’employeur ?

Voiture de fonction ou voiture de service, l'employeur prend en charge tous les frais liés à leur utilisation, notamment :

• l'assurance ;
• les frais d'entretien ;
• les frais de réparation ;
• les frais liés au carburant ;
• etc.

Quels métiers sont concernés par les voitures de service ?

Elles sont utilisées par les salariés dont les missions nécessitent un déplacement régulier en différents lieux comme chefs de chantier, livreurs, commerciaux,...

Comment déclarer une voiture de fonction aux impôts ?

L’usage personnel d’une voiture de fonction constitue un avantage en nature qui doit être intégré dans le revenu imposable. 

Concrètement, l’employeur calcule et déclare l’avantage en nature dans le salaire et dans la DSN. Le salarié vérifie que le montant imposable prérempli dans sa déclaration d’impôts sur les revenus correspond au revenu réel mentionné sur son bulletin de salaire.