Freelance en quête d’un logiciel de facturation ? Par ici !

Si vous êtes freelance vous savez que beaucoup de tâches liées à la gestion de votre activité sont à réaliser. Facturation de vos clients, démarches administratives, gestion de votre trésorerie, relance des factures impayés, etc. Toutes ces tâches sont essentielles mais peuvent être chronophage. Certaines d’entre elles peuvent être simplifiées via les outils adéquats. Pour faciliter la gestion de votre activité commerciale, l’un des indispensables est d'utiliser un logiciel de facturation freelance. Pour y voir plus clair, Dougs vous présente brièvement les principaux critères pour choisir votre logiciel de facturation.

Comment facturer des biens ou prestations de service en tant que freelance ?

Peu importe si vous avez une activité de vente/hébergement ou de prestation de services, vous avez l'obligation d'éditer des factures au nom de votre entreprise lorsque vous faites une vente à des professionnels. De plus vous devez respecter des obligations pour faire des factures conformes. Par exemple, les factures de votre entreprise sont à éditer obligatoirement en deux exemplaires au format papier ou numérique avec un logiciel de facturation adéquat, vous devez également conserver vos factures pendant 10 ans en comptabilité.

De plus, il faut inscrire un certain nombre de mentions obligatoires sur vos factures pour qu'elles soient valables, encore une fois l'utilisation d'un logiciel de facturation vous permettra de vous assurer que toutes les mentions sont bien présentes. Les règles sont légèrement différentes quand vous faites une vente à un particulier et vous devrez faire une note qui fait office de facture si celui-ci le demande, si la vente est supérieure à 25 euros ou si la prestation implique des travaux immobiliers.

Est-il obligatoire d'utiliser un logiciel pour la gestion de vos factures professionnelles en freelance ?

L’usage d’un logiciel de facturation n’est actuellement pas obligatoire pour les freelances, mais il s’agit d’un enjeu important pour une gestion efficace de votre activité. Toutefois, utiliser un logiciel de facturation en freelance est un vrai plus pour créer et éditer vos factures et vous assurer que lesmentions obligatoires y sont bien présentes ou encore pour faciliter la traçabilité en cas de contrôle. En tant que freelance, les factures que vous émettez doivent systématiquement et obligatoirement être conformes à la législation, et le logiciel de facturation freelance utilisé pour les générer doit également être conforme ou certifié selon des critères d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

En plus de vous aider à bien respecter la législation, utiliser un logiciel de facturation freelance vous aidera plus généralement à :

• Simplifier les échanges avec votre expert-comptable ;
• Éviter les erreurs de saisie qui peuvent impacter votre activité ;
• Gagner du temps pour créer, remplir et envoyer vos factures ;
• Respecter les règles associées à la facturation des freelances ;
• Alléger l’aspect administratif de votre activité.

Les logiciels de facturation conformes les plus utilisés par les freelances intègrent généralement toutes les fonctionnalités de bases pour vous permettre de gérer vos factures :

• Création, édition et transmissions de factures conformes ;
• Génération et envoi de devis ;
• Gestion centralisée de vos données clients ;
• Suivi de votre trésorerie ;
• Etc.

Comment choisir le meilleur outil de facturation en ligne ?

Lorsque vous recherchez le logiciel de facturation optimal pour votre activité freelance, vous devez tenir compte de plusieurs critères essentiels :

Gestion comptable et facturation de votre activité

Si vous effectuez vous-même la gestion comptable de votre activité, il est judicieux d'opter pour un logiciel capable de gérer à la fois vos devis, vos factures, vos notes de frais et votre comptabilité, centralisant ainsi vos outils. Certains logiciels de facturation pour freelances sont même compatibles avec vos logiciels de comptabilité, simplifiant ainsi vos opérations comptables et réduisant les risques d'erreurs de saisie.

En revanche, si vous avez recours aux services d'un expert-comptable, un logiciel de facturation suffit, à condition que l'expert-comptable puisse y accéder facilement pour récupérer vos factures.

Le volume de factures

Le choix des fonctionnalités dépendra du nombre de factures que vous émettez. Si vous émettez un nombre limité de factures (moins de 30 par mois), de nombreux logiciels gratuits offrent les fonctionnalités essentielles pour générer des factures conformes.

En revanche, pour un volume important de factures, certains logiciels payants proposent des fonctionnalités permettant d'automatiser ou de simplifier le processus de facturation (synchronisation avec votre banque, pré-remplissage des factures, envois automatisés, application mobile, etc.).

Une application avec une interface simple et ergonomique

Le logiciel de facturation que vous choisissez doit offrir une interface simple et intuitive pour une utilisation aisée. Par exemple, vous devriez pouvoir télécharger facilement des documents conformes, pièces justificatives, personnaliser votre tableau de bord et visualiser clairement vos données de facturation. Il vaut mieux également que l'outil soit disponible sur mobile pour plus de simplicité.

Il est à noter que le logiciel de facturation gratuit Dougs propose toutes ces fonctionnalités !

Enfin, si vous optez pour un logiciel de facturation en ligne, veillez à choisir un service qui héberge vos données sur des serveurs situés en France ou dans un pays de l'Union Européenne. Cela garantira la sécurité de vos données de facturation et le respect des réglementations européennes en vigueur en matière de protection des données.

Dougs : le logiciel de facturation gratuit et sans abonnement

Chez Dougs, vous pouvez gérer votre activité via notre logiciel de facturation freelance gratuit (et qui le restera).

Particulièrement adapté aux petites entreprises avec de faibles volumes de factures, vos propositions commerciales et vos factures sont centralisées sur une interface graphique afin d’avoir une vue d’ensemble de votre activité freelance (factures en retard,factures impayées, etc.).

En tant que cabinet d’expert comptable, Dougs met un point d’honneur au respect des obligations légales. Les factures générées sur le logiciel de facturation sont 100% conformes à la législation et vous pouvez indiquer quelles factures ont déjà été réglées ou non afin de bien suivre l’état des paiements. En cas d’erreur, vous êtes directement notifié et la facture n’est pas éditée afin de réduire les risques d’erreurs de saisie ou d’informations légales erronées. Pour les clients Dougs Compta, l’outil facturation est directement intégré dans leur interface Dougs.

Petit plus ! Pour vous aider, vos factures sont pré-remplies avec une partie des informations légales de vos clients (RCS, adresse, SIREN, etc.).

En résumé, le choix de votre logiciel de facturation freelance doit se faire en fonction des besoins propres à votre activité d’indépendant. Vous avez une petite volumétrie de facture par mois ? Alors un outil gratuit et simple d’utilisation sera certainement plus adapté.